Công việc của kế toán kho trong doanh nghiệp

02/09/2026

Kế toán kho là chỗ nối giữa hàng thật trong kho và con số trên báo cáo. Thủ kho ghi số lượng, kế toán kho ghi cả số lượng lẫn giá trị, rồi hai bên đối chiếu. Thông tư 99/2025/TT-BTC đặt sẵn bộ chứng từ và sổ sách cho vòng đối chiếu này, và đó cũng chính là bản mô tả công việc của vị trí kế toán kho.

Bộ sổ và chứng từ kế toán kho phải nắm

Thẻ kho là sổ tờ rời, khi đóng thành quyển thì gọi là sổ kho và phải có chữ ký của giám đốc. Mỗi thẻ kho dùng cho một thứ vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa cùng nhãn hiệu, quy cách và ở cùng một kho.

Việc hằng ngày

• Phòng kế toán lập thẻ kho, ghi tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số rồi giao cho thủ kho.
• Thủ kho căn cứ Phiếu nhập kho và Phiếu xuất kho ghi vào cột tương ứng, mỗi chứng từ một dòng, cuối ngày tính số tồn kho.
• Kế toán kho nhận liên 2 của phiếu xuất kho từ thủ kho để ghi sổ, đối chiếu với liên 1 lưu ở bộ phận lập phiếu và liên 3 do người nhận vật tư giữ.
• Kế toán kho ghi Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa theo từng tài khoản 152, 153, 155, 156, theo từng kho và từng thứ hàng, ghi cả đơn giá, số lượng và giá trị nhập, xuất, tồn.
• Lập Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa để đối chiếu với số liệu trên sổ cái tài khoản tương ứng.

Khi nào phải lập biên bản kiểm nghiệm

• Nhập kho với số lượng lớn.
• Vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa có tính chất lý, hóa phức tạp.
• Vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa quý hiếm.
• Trường hợp hàng không thuộc diện phải kiểm nghiệm nhưng trong quá trình nhập kho phát hiện có sự khác biệt lớn về số lượng và chất lượng giữa hóa đơn và thực nhận thì vẫn phải lập biên bản.

Biên bản kiểm nghiệm là chứng cứ để quy trách nhiệm giữa người bán, bộ phận mua hàng và thủ kho. Với hàng đang chờ kiểm nghiệm, phần giá trị đó vẫn nằm ở Tài khoản 151 chứ chưa vào tài khoản hàng tồn kho tương ứng.

Xem thêm: Hàng về trước hóa đơn về sau và trường hợp ngược lại

Việc cuối kỳ

Điều 40 Luật Kế toán 88/2015/QH13 buộc đơn vị kế toán kiểm kê tài sản vào cuối kỳ kế toán năm, cùng các trường hợp chia tách, hợp nhất, sáp nhập, giải thể, chuyển đổi loại hình, hỏa hoạn lũ lụt và thiệt hại bất thường khác.

• Tổ chức kiểm kê thực tế theo từng kho, đối chiếu với thẻ kho và sổ chi tiết.
• Lập báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê.
• Khi có chênh lệch giữa số thực tế với số trên sổ, xác định nguyên nhân, phản ánh số chênh lệch và kết quả xử lý vào sổ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính.
• Đánh giá hàng chậm luân chuyển, hàng hư hỏng, hết hạn để đề xuất trích lập dự phòng hoặc phương án hủy.
• Đối chiếu số liệu kho với bộ phận bán hàng và bộ phận sản xuất để khớp giá vốn trong kỳ.

Người lập và ký báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê chịu trách nhiệm về kết quả kiểm kê, nên chữ ký ở bước này gắn với trách nhiệm cá nhân rõ ràng.

Xem thêm: Chi phí hủy hàng tồn kho hư hỏng và hết hạn sử dụng

Xem thêm: Công việc của kế toán thuế trong doanh nghiệp

Xem thêm: Công việc của kế toán công nợ trong doanh nghiệp

Xem thêm: Công việc của kế toán bán hàng trong doanh nghiệp

Xem thêm: Công việc của kế toán tổng hợp trong doanh nghiệp

Kỹ năng cần có

• Đọc được quy cách hàng hóa và thống nhất một hệ mã hàng, một hệ đơn vị tính giữa kho, mua hàng và bán hàng.
• Nắm nguyên tắc giá gốc theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 để tính đúng giá trị nhập kho gồm giá mua, chi phí thu mua và các khoản thuế không được khấu trừ.
• Xử lý được tình huống hàng về trước hóa đơn về sau, hóa đơn về trước hàng về sau, và tồn kho âm.
• Kiểm soát được hàng gửi bán, hàng nhận giữ hộ, hàng gia công để không lẫn vào tài khoản hàng tồn kho của doanh nghiệp.
• Làm việc được với thủ kho và bộ phận mua hàng, vì phần lớn sai lệch bắt nguồn từ chứng từ chậm hoặc thiếu chữ ký.