Hàng về trước hóa đơn về sau và trường hợp ngược lại

02/09/2026

Hàng đã nằm trong kho mà hóa đơn chưa thấy đâu, hoặc hóa đơn đã về mà xe hàng còn trên đường. Hai tình huống ngược nhau này có hai cách xử lý khác nhau trong sổ sách, và cả hai đều bắt đầu từ một câu hỏi: quyền sở hữu hàng hóa đã chuyển giao chưa.

Hóa đơn về trước, hàng về sau

Thông tư 99/2025/TT-BTC hướng dẫn Tài khoản 151 phản ánh giá trị hàng hóa, vật tư mua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng còn đang đi đường. Định nghĩa đang đi đường rộng hơn nhiều người vẫn nghĩ.

• Hàng hóa, vật tư mua ngoài đã thanh toán tiền hoặc đã chấp nhận thanh toán nhưng còn để ở kho người bán, ở bến cảng, bến bãi, kho ngoại quan hoặc đang trên đường vận chuyển.
• Hàng hóa, vật tư mua ngoài đã về đến doanh nghiệp nhưng đang chờ kiểm nghiệm, kiểm nhận nhập kho.

Bút toán cuối kỳ cho phần hàng chưa về, với thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ: ghi Nợ Tài khoản 151, Nợ Tài khoản 133, đối ứng Có các Tài khoản 111, 112, 141, 331. Khi thuế giá trị gia tăng đầu vào không được khấu trừ thì giá trị hàng mua bao gồm cả thuế.

Sang kỳ kế toán sau, hàng về nhập kho hoặc đưa thẳng vào sản xuất kinh doanh, căn cứ hóa đơn và chứng từ liên quan ghi Nợ các Tài khoản 152, 153, 156, 621, đối ứng Có Tài khoản 151. Trường hợp hàng không nhập kho mà giao thẳng cho khách hàng theo hợp đồng từ kho người bán, bến cảng, bến bãi thì đi theo hướng dẫn riêng của tài khoản này.

Hàng về trước, hóa đơn về sau

Chiều ngược lại không có tài khoản riêng. Hàng đã nhập kho thì phải ghi nhận vào tài khoản hàng tồn kho tương ứng theo nguyên tắc giá gốc của Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02, và khi chưa có hóa đơn thì doanh nghiệp dùng giá tạm tính.

Thông tư 99/2025/TT-BTC đặt sẵn cơ chế xử lý chênh lệch cho trường hợp này ở phần nguyên tắc kế toán của Tài khoản 152. Khi doanh nghiệp dùng giá tạm tính để kế toán chi tiết nhập, xuất nguyên liệu, vật liệu thì cuối kỳ phải tính hệ số chênh lệch giữa giá thực tế và giá tạm tính.

Hệ số chênh lệch = (Giá thực tế tồn đầu kỳ + Giá thực tế nhập trong kỳ) ÷ (Giá tạm tính tồn đầu kỳ + Giá tạm tính nhập trong kỳ)

Giá thực tế xuất dùng trong kỳ = Giá tạm tính xuất dùng trong kỳ × Hệ số chênh lệch

Cách này giữ cho giá vốn của kỳ khớp với giá thực tế ngay cả khi vật tư đã xuất dùng trước lúc hóa đơn về. Phần thuế giá trị gia tăng đầu vào thì phải chờ hóa đơn, vì hóa đơn là chứng từ bắt buộc để kê khai khấu trừ.

Hóa đơn về sau thường là dấu hiệu người bán lập sai thời điểm

Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

• Với xuất khẩu hàng hóa, kể cả gia công xuất khẩu, người bán tự xác định thời điểm lập hóa đơn nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan.
• Với cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.
• Khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền, trừ tiền đặt cọc theo Bộ luật Dân sự để bảo đảm thực hiện hợp đồng.
• Giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị tương ứng.

Hàng đã về kho người mua nghĩa là quyền sở hữu thường đã chuyển giao, nên hóa đơn lẽ ra đã phải có. Bên mua cần gửi văn bản đôn đốc người bán và lưu lại bằng chứng, vì hồ sơ này là căn cứ giải trình khi cơ quan thuế soi thời điểm ghi nhận chi phí và thời điểm kê khai khấu trừ.

Xem thêm: Xử lý hàng tồn kho bị âm trên sổ sách

Bộ hồ sơ nên chuẩn bị

• Hợp đồng kinh tế hoặc đơn đặt hàng ghi rõ điều kiện giao hàng và thời điểm chuyển giao quyền sở hữu.
• Biên bản bàn giao, phiếu xuất kho của người bán, chứng từ vận chuyển.
• Phiếu nhập kho, biên bản kiểm nghiệm hàng tại doanh nghiệp.
• Văn bản trao đổi đôn đốc người bán xuất hóa đơn cùng thời điểm gửi.
• Chứng từ thanh toán theo quy định, dùng cho cả điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào và điều kiện tính vào chi phí được trừ.