Xử lý hàng tồn kho bị âm trên sổ sách

02/09/2026

Sổ chi tiết báo tồn kho âm nghĩa là phần mềm đang ghi nhận số lượng xuất nhiều hơn số đã nhập. Kho thật thì không âm được, nên con số âm luôn chỉ về một sai lệch trong chứng từ hoặc trong trình tự ghi sổ. Việc cần làm là truy nguyên nhân, sửa đúng gốc, rồi xử lý chênh lệch trước khi lập báo cáo tài chính.

Sáu nguyên nhân hay gặp

• Xuất bán trước, nhập kho sau, do hóa đơn mua vào về chậm nên phiếu nhập kho chưa được ghi.
• Hàng đã về đến doanh nghiệp nhưng đang chờ kiểm nghiệm, kiểm nhận nên còn nằm ở Tài khoản 151, trong khi bộ phận bán hàng đã lấy hàng đi giao.
• Ghi nhầm mã hàng, một mã bị xuất khống còn một mã tồn ảo.
• Đơn vị tính lệch nhau giữa phiếu nhập và phiếu xuất, thùng với hộp, mét với cuộn.
• Hàng nhận bán hộ, nhận giữ hộ bị ghi vào Tài khoản 156 rồi xuất bán, hoặc ngược lại hàng của mình bị bỏ ngoài sổ.
• Xuất hóa đơn theo tiến độ thanh toán trong khi hàng chưa hề rời kho người bán.

Nhóm nguyên nhân đầu tiên và thứ hai là lệch thời điểm ghi sổ, sửa bằng chứng từ. Nhóm còn lại là sai bản chất nghiệp vụ, sửa bằng cách phân loại lại tài khoản và làm lại chứng từ gốc.

Phân loại đúng tài khoản trước khi sửa số

Nhập, xuất, tồn kho ghi theo nguyên tắc giá gốc của Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02. Giá gốc hàng hóa mua vào gồm giá mua, chi phí thu mua, thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế bảo vệ môi trường nếu có và thuế giá trị gia tăng hàng nhập khẩu khi không được khấu trừ.

Kiểm kê là bước bắt buộc

Điều 40 Luật Kế toán 88/2015/QH13 định nghĩa kiểm kê tài sản là việc cân, đong, đo, đếm số lượng, xác nhận và đánh giá chất lượng, giá trị của tài sản, nguồn vốn hiện có tại thời điểm kiểm kê để đối chiếu với số liệu trong sổ kế toán.

• Cuối kỳ kế toán năm.
• Khi đơn vị kế toán bị chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản hoặc bán, cho thuê.
• Khi đơn vị kế toán được chuyển đổi loại hình hoặc hình thức sở hữu.
• Khi xảy ra hỏa hoạn, lũ lụt và các thiệt hại bất thường khác.
• Khi đánh giá lại tài sản theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
• Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.

Trình tự xử lý một mã hàng đang âm

• Lọc riêng mã hàng âm, in sổ chi tiết vật tư hàng hóa của mã đó theo thời gian, đối chiếu từng phiếu nhập và phiếu xuất.
• Đối chiếu với hóa đơn mua vào, hợp đồng, biên bản giao nhận và chứng từ vận chuyển để xác định thời điểm quyền sở hữu chuyển giao.
• Rà lại đơn vị tính và mã hàng, gộp hoặc tách mã nếu phát hiện một mặt hàng bị mở hai mã.
• Chuyển phần hàng đã thuộc quyền sở hữu mà chưa nhập kho sang Tài khoản 151 cho đúng bản chất.
• Bổ sung phiếu nhập kho cho lô hàng đã nhận thực tế, kèm hồ sơ đôn đốc người bán xuất hóa đơn.
• Kiểm kê thực tế, lập báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê và ghi nhận chênh lệch cùng phương án xử lý vào sổ trước khi khóa sổ.

Bước cuối cần một quyết định xử lý của người có thẩm quyền, ghi rõ nguyên nhân và hướng xử lý từng khoản chênh lệch. Bộ hồ sơ này là căn cứ giải trình khi cơ quan thuế soi giá vốn và soi điều kiện tính chi phí được trừ.

Xem thêm: Chi phí hủy hàng tồn kho hư hỏng và hết hạn sử dụng

Liên quan tới thời điểm lập hóa đơn

Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Xuất hóa đơn khi hàng chưa rời kho vì thế là lỗi thời điểm, và cũng là nguyên nhân trực tiếp tạo ra tồn kho âm.

Chiều ngược lại, giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục thì mỗi lần giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị tương ứng. Doanh nghiệp gom nhiều đợt giao vào một hóa đơn cuối kỳ sẽ thấy tồn kho lệch giữa các tháng.

Xem thêm: Hàng về trước hóa đơn về sau và trường hợp ngược lại