02/09/2026
Từ 01/7/2026, mỗi hợp đồng lao động điện tử đều mang một mã định danh do Nền tảng hợp đồng lao động điện tử cấp. Thông tư 08/2026/TT-BNV quy định cấu trúc mã, quy trình cấp và các mốc chuyển tiếp, trong đó có một mốc rất sát là ngày 20/7/2026 dành cho nhà cung cấp dịch vụ chưa kết nối kịp.
- Mỗi hợp đồng được cấp một ID duy nhất, không trùng lặp.
- ID cấp một lần và giữ nguyên khi hợp đồng sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn hay chấm dứt.
- Cấu trúc ID gồm một ký tự chữ A, B hoặc C và mười hai ký tự số.
- Việc cấp ID không làm thay đổi thời điểm giao kết và hiệu lực của hợp đồng.
- Nhà cung cấp eContract chưa kết nối kịp phải hoàn thành chậm nhất ngày 20/7/2026.
Bốn nguyên tắc cấp mã
- Mỗi hợp đồng lao động điện tử gửi về Nền tảng, nếu bảo đảm quy định, sẽ được cấp một ID duy nhất và không trùng lặp với bất kỳ hợp đồng nào khác.
- ID được cấp một lần và không thay đổi, kể cả khi hợp đồng được sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn hoặc chấm dứt. Phụ lục, thông báo tạm hoãn và thông báo chấm dứt đều gắn ID của chính hợp đồng đó.
- Cơ quan nhà nước dùng ID làm mã quản lý dữ liệu số về hợp đồng lao động điện tử. Việc cấp ID không làm thay đổi thời điểm giao kết, nội dung và thời điểm có hiệu lực của hợp đồng đã giao kết.
- ID được liên kết với các mã hiển thị hoặc mã tra cứu theo mã số đơn vị hành chính, mã định danh người lao động và mã số thuế của người sử dụng lao động. Các mã liên kết này phục vụ khai thác dữ liệu và không thay thế cho ID.
Đọc cấu trúc mã định danh
Cấu trúc ID do Nền tảng thực hiện theo thuật toán tự động, gồm 01 ký tự chữ và 12 ký tự số.
| Ký tự chữ | Ý nghĩa |
|---|---|
| A | hợp đồng lao động điện tử được giao kết từ ngày 01/7/2026 thông qua các eContract bảo đảm quy định tại Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP |
| B | hợp đồng lao động điện tử được chuyển đổi từ hợp đồng lao động bằng văn bản giấy |
| C | hợp đồng lao động điện tử được giao kết trước ngày 01/7/2026 |
Phần số gồm 12 ký tự: hai ký tự đầu là hai số cuối của năm mà Nền tảng cấp ID, mười ký tự còn lại là dãy số tự nhiên được cấp ngẫu nhiên. Nhìn ký tự chữ là biết ngay hợp đồng thuộc nhóm mới ký, nhóm chuyển đổi từ bản giấy hay nhóm ký trước mốc.
Với hợp đồng chuyển đổi từ bản giấy, nhà cung cấp eContract phải gửi kèm thông tin về nhật ký chuyển đổi.
Nhật ký gồm tên hệ thống hoặc phần mềm thực hiện chuyển đổi; họ tên, chức vụ cá nhân hoặc tên tổ chức thực hiện; ngày tháng năm và giờ hoàn thành; định dạng tệp tin, dung lượng và số trang tài liệu; chữ ký số chuyên dùng hoặc chữ ký số công cộng kèm dấu thời gian để niêm phong và xác nhận tính toàn vẹn; trạng thái hệ thống xác nhận bản chuyển đổi đã được kiểm tra, đối chiếu khớp hoàn toàn với bản giấy gốc.
Doanh nghiệp muốn số hóa kho hợp đồng giấy cần chuẩn bị quy trình chuyển đổi đủ các dấu vết này trước khi gửi lên Nền tảng.
Hai mốc chuyển tiếp
| Mốc | Nội dung |
|---|---|
| Từ 01/7/2026 | hợp đồng lao động điện tử sau khi giao kết phải được gửi về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để cấp ID |
| Chậm nhất 20/7/2026 | nhà cung cấp eContract đã gửi hồ sơ đề nghị kết nối tới Bộ Nội vụ mà chưa kết nối xong phải hoàn thành việc kết nối với Nền tảng |
Trong thời gian chờ kết nối, nhà cung cấp eContract được tiếp tục cung cấp dịch vụ giao kết hợp đồng lao động điện tử. Hợp đồng giao kết trong khoảng thời gian này vẫn có giá trị pháp lý theo quy định của pháp luật, và được gửi về Nền tảng để cấp ID ngay sau khi hoàn thành việc kết nối.
Chế độ báo cáo
- Nhà cung cấp eContract báo cáo định kỳ hằng quý, trước ngày 05 của tháng đầu quý sau, về tình hình hoạt động cung cấp dịch vụ giao kết hợp đồng lao động điện tử, theo mẫu tại Phụ lục IV của thông tư.
- Nhà cung cấp eContract báo cáo đột xuất khi có yêu cầu từ Bộ Nội vụ.
- Nhà cung cấp eContract nộp báo cáo kết quả kiểm toán kỹ thuật cho dịch vụ chứng thực thông điệp dữ liệu theo Thông tư 19/2025/TT-BKHCN, trong vòng 01 năm kể từ ngày được cấp tài khoản hoặc khi chứng nhận đã nộp trước đó hết hiệu lực.
- Người sử dụng lao động báo cáo tình hình thay đổi về lao động thông qua Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.
Bộ Nội vụ công bố danh sách các nhà cung cấp eContract, nên doanh nghiệp chọn nhà cung cấp cần đối chiếu với danh sách công bố trước khi ký hợp đồng dịch vụ.
Xem thêm: Hợp đồng lao động điện tử
Ký phụ lục hợp đồng thì có được cấp ID mới không?
Không. ID được cấp một lần và không thay đổi. Phụ lục, thông báo tạm hoãn và thông báo chấm dứt hợp đồng đều được gắn ID của chính hợp đồng lao động điện tử đó.
Hợp đồng ký trước 01/7/2026 có phải gửi lên Nền tảng không?
Nhóm hợp đồng lao động điện tử giao kết trước ngày 01/7/2026 có ký tự nhận diện riêng là chữ C trong cấu trúc ID, nên vẫn nằm trong phạm vi cấp mã định danh của thông tư.
Cấp ID có làm thay đổi hiệu lực hợp đồng không?
Không. Việc cấp ID không làm thay đổi thời điểm giao kết, nội dung và thời điểm có hiệu lực của hợp đồng lao động điện tử đã được các bên giao kết.
Mã tra cứu theo mã số thuế có dùng thay ID được không?
Không. Các mã hiển thị hoặc mã tra cứu theo mã số đơn vị hành chính, mã định danh người lao động và mã số thuế của người sử dụng lao động chỉ phục vụ nhu cầu khai thác dữ liệu, không thay thế cho ID.
Nhà cung cấp dịch vụ chưa kết nối kịp thì hợp đồng đã ký có hiệu lực không?
Có. Hợp đồng lao động điện tử giao kết bởi các eContract trong thời gian chờ kết nối vẫn có giá trị pháp lý theo quy định của pháp luật, và được gửi về Nền tảng để cấp ID ngay sau khi hoàn thành kết nối, chậm nhất là ngày 20/7/2026.
- Thông tư 08/2026/TT-BNV hướng dẫn Nghị định 337/2025/NĐ-CP về hợp đồng lao động điện tử, hiệu lực từ 01/07/2026
- Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định về hợp đồng lao động điện tử, hiệu lực từ 01/01/2026
- Thông tư 19/2025/TT-BKHCN quy định kiểm toán kỹ thuật đối với chữ ký điện tử và dịch vụ tin cậy
Bài liên quan
- Khoản nào của người lao động không phải tính đóng bảo hiểm xã hội
- Hợp đồng thời vụ, giao khoán, cộng tác viên: khi nào bị coi là hợp đồng lao động
- Cấu trúc tiền lương và ranh giới giữa tiết giảm hợp pháp với trốn đóng bảo hiểm
- Đình chỉ hành nghề kiểm toán: sáu tháng, mười hai tháng và mốc hai lần trong 36 tháng
