Cập nhật theo Luật Bảo hiểm xã hội 41/2024/QH15 và Nghị định 158/2025/NĐ-CP
Câu hỏi khoản nào phải tính đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) và khoản nào không, trước đây được trả lời bằng cách tra một danh sách tên các khoản: tiền ăn giữa ca, tiền xăng xe, tiền điện thoại, tiền nhà ở. Cách tra theo tên khoản nay không còn đúng. Quy định hiện hành đặt ra một tiêu chí về bản chất của khoản chi, nên hai doanh nghiệp cùng gọi tên một khoản là phụ cấp trách nhiệm vẫn có thể có kết quả khác nhau.
Ba cấu phần của tiền lương làm căn cứ đóng
Tại điểm b khoản 1 Điều 31 Luật Bảo hiểm xã hội 41/2024/QH15, hiệu lực từ ngày 01/7/2025, với người lao động thuộc đối tượng thực hiện chế độ tiền lương do người sử dụng lao động quyết định, tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc là tiền lương tháng, bao gồm mức lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác được thỏa thuận trả thường xuyên, ổn định trong mỗi kỳ trả lương. Điều 7 Nghị định 158/2025/NĐ-CP chi tiết hóa ba cấu phần này.
- Mức lương theo công việc hoặc chức danh: tính theo thời gian, theo thang lương, bảng lương do người sử dụng lao động xây dựng theo Điều 93 Bộ luật Lao động và được thỏa thuận trong hợp đồng lao động.
- Phụ cấp lương: các khoản bù đắp yếu tố về điều kiện lao động, tính chất phức tạp công việc, điều kiện sinh hoạt, mức độ thu hút lao động mà mức lương chưa tính đến hoặc tính chưa đầy đủ, và được thỏa thuận trong hợp đồng lao động.
- Các khoản bổ sung khác: xác định được mức tiền cụ thể cùng với mức lương, được thỏa thuận trong hợp đồng lao động và trả thường xuyên, ổn định trong mỗi kỳ trả lương.
Tiêu chí loại trừ nằm ở tính biến động
Ở cả cấu phần phụ cấp lương lẫn cấu phần các khoản bổ sung khác, Nghị định 158/2025/NĐ-CP đều loại trừ những khoản phụ thuộc hoặc biến động theo năng suất lao động, quá trình làm việc và chất lượng thực hiện công việc của người lao động.
Đây là một tiêu chí về bản chất. Luật đã bỏ hẳn cách liệt kê danh mục tên khoản để đối chiếu. Khoản nào gắn với kết quả làm việc và thay đổi theo tháng thì không nằm trong căn cứ đóng; khoản nào cố định, xác định được mức tiền cụ thể và trả đều mỗi kỳ lương thì nằm trong căn cứ đóng, bất kể doanh nghiệp đặt tên là gì.
| Đặc điểm của khoản chi | Có tính vào căn cứ đóng BHXH |
|---|---|
| Xác định được mức tiền cụ thể, ghi trong hợp đồng lao động, trả thường xuyên và ổn định mỗi kỳ lương | Có |
| Bù đắp điều kiện lao động, tính chất phức tạp công việc, điều kiện sinh hoạt, mức độ thu hút lao động, ghi trong hợp đồng lao động | Có |
| Phụ thuộc hoặc biến động theo năng suất lao động | Không |
| Phụ thuộc hoặc biến động theo quá trình làm việc | Không |
| Phụ thuộc hoặc biến động theo chất lượng thực hiện công việc | Không |
Khi rà lại bảng lương, cách làm đúng là đọc quy chế trả lương và hợp đồng lao động để xem khoản đó được xác định như thế nào. Dừng ở tên gọi trên bảng lương thì rất dễ kết luận sai. Một khoản gọi là phụ cấp hiệu quả nhưng tháng nào cũng trả đúng một mức cố định thì thực chất là khoản bổ sung ổn định.
Sàn và trần đóng nay tính theo mức tham chiếu
Tại điểm đ khoản 1 Điều 31 Luật Bảo hiểm xã hội 41/2024/QH15, tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc thấp nhất bằng mức tham chiếu và cao nhất bằng 20 lần mức tham chiếu tại thời điểm đóng. Khái niệm mức lương cơ sở không còn được dùng làm mốc cho nội dung này, nên các bảng tính và quy chế nội bộ viện dẫn mức lương cơ sở cần được sửa lại.
Tại Điều 32 của Luật, tỷ lệ đóng BHXH bắt buộc gồm 3% tiền lương làm căn cứ đóng vào quỹ ốm đau và thai sản, và 22% vào quỹ hưu trí và tử tuất.
Tại điểm b khoản 1 Điều 31 Luật Bảo hiểm xã hội 41/2024/QH15, trường hợp người lao động ngừng việc mà vẫn hưởng tiền lương tháng bằng hoặc cao hơn tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc thấp nhất thì đóng theo tiền lương được hưởng trong thời gian ngừng việc.
Nghĩa là thời gian ngừng việc có hưởng lương không mặc nhiên được dừng đóng.
Hai chỗ doanh nghiệp hay tính sai
Tiền thưởng theo doanh số hằng tháng có phải tính đóng BHXH không?
Khoản này biến động theo năng suất lao động và chất lượng thực hiện công việc, nên thuộc nhóm bị loại trừ tại Điều 7 Nghị định 158/2025/NĐ-CP. Nhưng cần kiểm tra hợp đồng lao động và quy chế trả lương xem khoản đó có thực sự biến động hay đã bị cố định hóa thành một mức trả đều hằng tháng.
Doanh nghiệp tách lương thành lương cơ bản thấp cộng nhiều khoản phụ cấp thì có giảm được số phải đóng không?
Chỉ giảm được nếu các khoản tách ra thực sự mang tính biến động theo năng suất, quá trình làm việc hoặc chất lượng công việc. Khoản phụ cấp cố định, ghi rõ mức tiền trong hợp đồng lao động và trả đều mỗi kỳ lương vẫn nằm trong căn cứ đóng, nên cách tách hình thức không làm thay đổi nghĩa vụ.
- Luật Bảo hiểm xã hội 41/2024/QH15, hiệu lực từ ngày 01/7/2025: Điều 31 và Điều 32.
- Nghị định 158/2025/NĐ-CP hướng dẫn Luật Bảo hiểm xã hội về bảo hiểm xã hội bắt buộc, hiệu lực từ ngày 01/7/2025: Điều 7.
- Bộ luật Lao động 45/2019/QH14, hiệu lực từ ngày 01/01/2021: Điều 93.
