Bài viết theo Nghị định số 337/2025/NĐ-CP quy định về hợp đồng lao động điện tử, hiệu lực từ ngày 01/01/2026
Bộ luật Lao động cho phép ký hợp đồng lao động qua phương tiện điện tử từ năm 2021, nhưng thiếu một khung kỹ thuật cụ thể. Nghị định 337/2025 lấp chỗ đó: đặt ra một nền tảng chung do Bộ Nội vụ quản lý, cấp cho mỗi hợp đồng một mã định danh, và chốt lại thời điểm hợp đồng có hiệu lực.
- Hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý như hợp đồng bằng văn bản giấy.
- Hiệu lực tính từ thời điểm bên sau cùng ký số, có dấu thời gian và được Nhà cung cấp eContract chứng thực, trừ khi hai bên thỏa thuận khác.
- Mỗi hợp đồng được Nền tảng cấp một mã định danh ID duy nhất.
- Nền tảng hợp đồng lao động điện tử do Bộ Nội vụ xây dựng, vận hành và quản lý.
- Doanh nghiệp ký qua eContract của một nhà cung cấp, hệ thống này kết nối API với Nền tảng.
- Hợp đồng giấy chuyển sang điện tử phải được người có thẩm quyền ký số xác nhận và được gắn ID.
- Phụ lục, thỏa thuận tạm hoãn và thông báo chấm dứt phải gắn cùng ID của hợp đồng gốc.
- eContract còn dùng để báo cáo tình hình sử dụng lao động.
Năm khái niệm cần phân biệt
| Tên gọi | Là gì | Ai làm |
|---|---|---|
| Hợp đồng lao động điện tử | Hợp đồng lao động được giao kết, thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu, có giá trị pháp lý như hợp đồng bằng văn bản giấy | Hai bên trong quan hệ lao động |
| Nền tảng hợp đồng lao động điện tử | Hệ thống thông tin phục vụ giao dịch điện tử quy mô lớn, quản lý tập trung dữ liệu và cung cấp dịch vụ dùng chung trên phạm vi cả nước | Bộ Nội vụ xây dựng, vận hành, quản lý |
| eContract | Hệ thống liên kết với Nền tảng, cho phép tạo lập, ký số, lưu trữ, truy xuất, quản lý hợp đồng và báo cáo tình hình sử dụng lao động | Nhà cung cấp eContract |
| Nhà cung cấp eContract | Tổ chức, doanh nghiệp có eContract được hai bên lựa chọn để giao kết và chứng thực hợp đồng | Doanh nghiệp dịch vụ |
| Mã định danh ID | Dãy số duy nhất do Nền tảng cấp cho mỗi hợp đồng lao động điện tử và hợp đồng được chuyển đổi từ bản giấy | Nền tảng cấp tự động |
Cách sắp xếp này giống mô hình hóa đơn điện tử: doanh nghiệp làm việc với nhà cung cấp dịch vụ, còn cơ quan nhà nước giữ một kho dữ liệu tập trung ở giữa. Chứng thực do Nhà cung cấp eContract thực hiện, Nền tảng chỉ kiểm tra, đối soát và ghi nhận trạng thái hợp đồng đã được chứng thực.
Thời điểm hợp đồng có hiệu lực
Điều 7 gói ba yếu tố vào cùng một mốc. Hợp đồng có hiệu lực kể từ thời điểm bên sau cùng ký số, có dấu thời gian gắn kèm chữ ký số của các chủ thể tham gia giao kết, và có chứng thực thông điệp dữ liệu của Nhà cung cấp eContract vào hợp đồng. Hai bên được quyền thỏa thuận khác.
Ký số xong chưa đủ. Điều 7 đòi thêm dấu thời gian và chứng thực của Nhà cung cấp eContract.
Doanh nghiệp gửi bản PDF có chữ ký số qua thư điện tử rồi coi là đã giao kết hợp đồng lao động điện tử theo Nghị định 337/2025 là chưa đủ điều kiện, vì thiếu khâu chứng thực và gắn ID.
Giấy tờ hai bên cần có
| Chủ thể | Giấy tờ |
|---|---|
| Cá nhân là người Việt Nam | Thẻ căn cước công dân, hoặc thẻ căn cước, hoặc căn cước điện tử, hoặc giấy chứng nhận căn cước, hoặc tài khoản định danh điện tử mức độ 2, hoặc hộ chiếu còn thời hạn |
| Cá nhân là người nước ngoài | Các giấy tờ trên, kèm thị thực nhập cảnh còn thời hạn hoặc giấy tờ chứng minh được miễn thị thực nhập cảnh |
Mười ba điều kiện của hệ thống eContract
Khoản 1 Điều 6 liệt kê điều kiện với hệ thống, gom lại thành bốn nhóm.
- Ký và xác thực: có phần mềm ký số và kiểm tra chữ ký số; định danh đúng chủ thể và xác thực danh tính theo pháp luật về định danh và xác thực điện tử; có biện pháp kỹ thuật xác nhận chủ thể đã được định danh đồng ý với nội dung hợp đồng.
- Chứng thực và chuyển đổi: có chức năng chứng thực hợp đồng trước khi gửi về Nền tảng để gắn ID; có chức năng chuyển đổi qua lại giữa bản điện tử và bản giấy.
- An toàn và lưu trữ: có biện pháp bảo mật thông tin khách hàng và dữ liệu; có phương án kỹ thuật duy trì và khắc phục khi có sự cố; có phương án lưu trữ bảo đảm tính toàn vẹn và khả năng tra cứu; đáp ứng yêu cầu kỹ thuật về an toàn thông tin mạng.
- Kết nối và báo cáo: kết nối API với Nền tảng theo quy định của Bộ Nội vụ; hỗ trợ người sử dụng lao động báo cáo tình hình sử dụng lao động; tổng hợp, thống kê, báo cáo định kỳ hoặc đột xuất; cung cấp tài khoản giao dịch điện tử theo Điều 46 Luật Giao dịch điện tử.
Chuyển đổi giữa bản giấy và bản điện tử
| Chiều chuyển đổi | Yêu cầu |
|---|---|
| Giấy sang điện tử | Chủ thể giao kết bản giấy phải được xác thực theo pháp luật về định danh và xác thực điện tử. Bản điện tử phải được người có thẩm quyền của người sử dụng lao động ký số để xác nhận tính chính xác, đầy đủ so với bản gốc và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung chuyển đổi. Sau khi chuyển đổi phải được gắn ID |
| Điện tử sang giấy | Thực hiện theo khoản 2 Điều 12 Luật Giao dịch điện tử |
Hợp đồng lao động được chuyển đổi có giá trị như bản gốc khi đáp ứng đủ các điều kiện theo pháp luật về giao dịch điện tử.
Sửa đổi, tạm hoãn, chấm dứt
Điều 9 chia hai đường tùy theo hợp đồng gốc được ký kiểu gì.
- Hợp đồng gốc đã ký điện tử: việc sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn, chấm dứt thực hiện như khi giao kết, tức theo Điều 5, Điều 6 và Điều 7, trừ khi hai bên thỏa thuận khác.
- Hợp đồng gốc là bản giấy: phải chuyển đổi sang hợp đồng lao động điện tử theo khoản 1 Điều 8 trước, rồi mới sửa đổi, tạm hoãn hoặc chấm dứt trên bản điện tử.
Khoản 3 Điều 9 buộc phụ lục hợp đồng lao động, thỏa thuận tạm hoãn và thông báo chấm dứt phải được gắn cùng ID của hợp đồng đó.
Mục đích ghi trong điều luật là bảo đảm tính thống nhất, toàn vẹn và khả năng truy xuất lịch sử giao dịch của các bên liên quan.
Hợp đồng điện tử ký trước ngày 01/01/2026
| Tình huống | Cách xử lý |
|---|---|
| Hợp đồng điện tử ký trước ngày Nghị định có hiệu lực và vẫn còn hiệu lực | Tiếp tục thực hiện theo pháp luật lao động và pháp luật giao dịch điện tử đến hết thời hạn, và có giá trị tương đương hợp đồng lao động điện tử theo Nghị định 337/2025 |
| Hợp đồng điện tử xác lập trước ngày Nghị định có hiệu lực nhưng chưa thực hiện xong | Tiếp tục thực hiện theo pháp luật lao động và pháp luật giao dịch điện tử, trừ khi hai bên thỏa thuận áp dụng Nghị định này |
| Nhà cung cấp eContract đang dùng chữ ký số trong giao dịch | Có trách nhiệm rà soát, nâng cấp hệ thống thông tin và phần mềm để tích hợp phần mềm ký số và kiểm tra chữ ký số đáp ứng Nghị định |
Năm việc doanh nghiệp nên tính trước
- Chọn nhà cung cấp eContract có đủ chức năng chứng thực và kết nối API với Nền tảng, vì thiếu hai chức năng này thì hợp đồng chưa được gắn ID.
- Xác định người có thẩm quyền ký số của doanh nghiệp và cấp chữ ký số cho người đó, đặc biệt cho khâu chuyển đổi hợp đồng giấy sang điện tử.
- Rà lại tình trạng giấy tờ tùy thân của người lao động, nhất là lao động nước ngoài cần thị thực còn thời hạn hoặc giấy tờ miễn thị thực.
- Quyết định có chuyển kho hợp đồng giấy cũ sang bản điện tử hay không, và nếu có thì làm theo lô để mỗi bản đều được gắn ID.
- Kiểm tra eContract có hỗ trợ báo cáo tình hình sử dụng lao động hay không, vì đây là chức năng bắt buộc theo điểm i khoản 1 Điều 6.
Xem thêm: Hợp đồng lao động: loại, hình thức và nội dung bắt buộc
Hợp đồng lao động điện tử có giá trị như hợp đồng giấy không?
Có. Khoản 1 Điều 3 Nghị định 337/2025 định nghĩa hợp đồng lao động điện tử là hợp đồng được giao kết, thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu, có giá trị pháp lý như hợp đồng lao động bằng văn bản giấy.
Hợp đồng có hiệu lực từ lúc nào?
Từ thời điểm bên sau cùng ký số, có dấu thời gian gắn kèm chữ ký số của các chủ thể tham gia giao kết và có chứng thực thông điệp dữ liệu của Nhà cung cấp eContract, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.
Ai xây dựng và quản lý Nền tảng?
Bộ Nội vụ xây dựng, vận hành và quản lý Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.
Mã ID dùng để làm gì?
ID là dãy số duy nhất Nền tảng cấp cho mỗi hợp đồng lao động điện tử và hợp đồng được chuyển đổi từ bản giấy. Phụ lục, thỏa thuận tạm hoãn và thông báo chấm dứt phải gắn cùng ID để truy xuất được lịch sử giao dịch.
Hợp đồng giấy cũ có bắt buộc chuyển sang điện tử không?
Nghị định khuyến khích sử dụng hợp đồng lao động điện tử thay cho bản giấy. Việc chuyển đổi là một quyền, và khi chuyển thì phải được người có thẩm quyền ký số xác nhận và gắn ID.
Muốn sửa hợp đồng giấy bằng phương tiện điện tử thì làm sao?
Phải chuyển đổi sang hợp đồng lao động điện tử theo khoản 1 Điều 8 trước, sau đó sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn hoặc chấm dứt trên bản điện tử.
Hợp đồng điện tử ký từ năm 2024 có phải làm lại không?
Không. Khoản 1 Điều 29 cho tiếp tục thực hiện đến hết thời hạn và ghi nhận có giá trị tương đương hợp đồng lao động điện tử theo Nghị định này.
Gửi hợp đồng có chữ ký số qua thư điện tử có được coi là hợp đồng lao động điện tử không?
Theo Nghị định 337/2025 thì chưa đủ, vì còn thiếu khâu chứng thực của Nhà cung cấp eContract và việc gửi về Nền tảng để gắn ID.
- Nghị định số 337/2025/NĐ-CP quy định về hợp đồng lao động điện tử, hiệu lực từ ngày 01/01/2026: Điều 3, Điều 4, Điều 5, Điều 6, Điều 7, Điều 8, Điều 9 và Điều 29.
- Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15: Điều 12 về chuyển đổi hình thức và Điều 46 về tài khoản giao dịch điện tử.
