Chi phí phải trả và dự phòng phải trả

Bài viết theo Tài khoản 335 Chi phí phải trả và Tài khoản 352 Dự phòng phải trả tại Thông tư số 99/2025/TT-BTC, hiệu lực từ ngày 01/01/2026

Hai tài khoản này cùng ghi nhận nghĩa vụ chưa trả tiền, nên hay bị dùng lẫn. Chế độ kế toán đưa ra ba tiêu chí phân biệt rõ ràng, và kèm một danh sách các khoản bắt buộc phải nằm ở nhóm dự phòng.

Ba tiêu chí phân biệt

Chi phí phải trả còn được gọi là chi phí trích trước hoặc chi phí dồn tích. Ba tên gọi cùng chỉ một khoản mục.

Những gì thuộc chi phí phải trả

• Khoản phải trả cho hàng hóa, dịch vụ đã nhận được từ người bán hoặc đã cung cấp cho người mua trong kỳ báo cáo nhưng thực tế chưa chi trả do chưa có đủ chứng từ, hồ sơ, tài liệu kế toán.
• Khoản phải trả cho người lao động trong kỳ, như phải trả về tiền lương nghỉ phép.
• Chi phí trong thời gian ngừng sản xuất theo mùa vụ mà doanh nghiệp xây dựng được kế hoạch ngừng sản xuất.
• Trích trước chi phí lãi tiền vay phải trả trong trường hợp vay trả lãi sau, và lãi trái phiếu trả sau khi trái phiếu đáo hạn.

Điều kiện trích trước

Việc trích trước vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ phải được tính toán một cách chặt chẽ, cụ thể là lập dự toán chi phí và được cấp có thẩm quyền phê duyệt, và phải có bằng chứng hợp lý, tin cậy.

Chế độ kế toán dùng từ mạnh: nghiêm cấm việc trích trước vào chi phí những nội dung không được tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh. Về nguyên tắc, các khoản chi phí phải trả phải được quyết toán với số chi phí thực tế phát sinh, và số chênh lệch giữa số trích trước với chi phí thực tế được điều chỉnh tăng hoặc giảm chi phí của các bộ phận có liên quan.

Ba điều kiện để ghi nhận dự phòng phải trả

• Doanh nghiệp có nghĩa vụ nợ hiện tại, là nghĩa vụ pháp lý hoặc nghĩa vụ liên đới, do kết quả từ một sự kiện đã xảy ra.
• Sự giảm sút về những lợi ích kinh tế có thể xảy ra dẫn đến việc yêu cầu phải thanh toán nghĩa vụ nợ.
• Đưa ra được một ước tính đáng tin cậy về giá trị của nghĩa vụ nợ đó.

Giá trị ghi nhận là giá trị được ước tính hợp lý nhất về khoản tiền doanh nghiệp sẽ phải chi để thanh toán nghĩa vụ nợ hiện tại tại ngày kết thúc kỳ kế toán.

Trích lập và hoàn nhập dự phòng phải trả

Dự phòng bảo hành công trình xây dựng được lập tại thời điểm kết thúc kỳ kế toán năm cho từng công trình, trên cơ sở doanh thu dịch vụ xây dựng đã thực hiện trong kỳ theo quy định của pháp luật về xây dựng, và tính vào chi phí bán hàng.

Một quy tắc quan trọng khác: chỉ những chi phí liên quan đến khoản dự phòng phải trả đã được trích lập mới được bù đắp bằng khoản dự phòng đó. Không được dùng dự phòng bảo hành để bù cho một loại chi phí khác.

Hợp đồng có rủi ro lớn

Nguyên tắc chung là không được ghi nhận khoản dự phòng cho các khoản lỗ hoạt động trong tương lai. Ngoại lệ duy nhất là khi chúng liên quan đến một hợp đồng có rủi ro lớn và thỏa mãn điều kiện ghi nhận dự phòng.

Chế độ kế toán định nghĩa: hợp đồng có rủi ro lớn là hợp đồng trong đó có những chi phí không thể tránh được buộc phải trả cho các nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng vượt quá lợi ích kinh tế dự tính thu được từ hợp đồng đó. Khi có hợp đồng như vậy, nghĩa vụ nợ hiện tại theo hợp đồng phải được ghi nhận và đánh giá như một khoản dự phòng, và khoản dự phòng được lập riêng biệt cho từng hợp đồng.

Bốn việc nên rà lại cuối kỳ

• Soát số dư 335 để chuyển những khoản chưa chắc chắn về thời gian hoặc số tiền sang tài khoản 352.
• Kiểm tra mỗi khoản trích trước có dự toán được phê duyệt kèm theo hay chưa.
• Quyết toán các khoản đã trích trước với chi phí thực tế, điều chỉnh phần chênh lệch.
• Rà các hợp đồng đang lỗ để xác định có hợp đồng nào thuộc nhóm rủi ro lớn cần lập dự phòng riêng.

Xem thêm: Nguyên tắc kế toán các khoản nợ phải trả