Công việc của kế toán công nợ trong doanh nghiệp

02/09/2026

Kế toán công nợ giữ hai đầu dòng tiền: tiền khách nợ mình và tiền mình nợ nhà cung cấp. Thông tư 99/2025/TT-BTC đặt ra yêu cầu theo dõi chi tiết tới từng đối tượng, từng nội dung và từng kỳ hạn, nên phần lớn công việc của vị trí này nằm ở kỷ luật ghi chép và đối chiếu.

Phải thu của khách hàng

Tài khoản 131 phản ánh khoản nợ phải thu mà quyền thu tiền chỉ phụ thuộc vào yếu tố thời gian, phát sinh từ bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, tài sản cố định, các khoản đầu tư tài chính và cung cấp dịch vụ. Tài khoản này còn dùng cho khoản phải thu của người nhận thầu xây dựng cơ bản với người giao thầu về khối lượng công tác đã hoàn thành.

• Hạch toán chi tiết cho từng đối tượng và từng nội dung phải thu.
• Theo dõi chi tiết kỳ hạn thu hồi, tách nhóm từ 12 tháng trở xuống và nhóm trên 12 tháng kể từ thời điểm kết thúc kỳ kế toán.
• Ghi chép theo từng lần thanh toán, tránh gộp nhiều lần trả vào một bút toán.
• Với hàng xuất khẩu ủy thác, bên giao ủy thác ghi khoản phải thu từ bên nhận ủy thác trên tài khoản này như giao dịch bán hàng thông thường.

Bên Có của tài khoản 131 gom nhiều loại nghiệp vụ khác nhau: tiền khách trả nợ, tiền nhận ứng trước, doanh thu hàng bán bị trả lại, chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán cho người mua. Kế toán công nợ cần tách rõ từng loại trong sổ chi tiết, vì gộp lại sẽ làm mất dấu vết khi đối chiếu với khách hàng.

Phân loại nợ và dự phòng

Khi lập báo cáo tài chính, doanh nghiệp phải phân loại các khoản nợ phải thu thành nhóm trả đúng hạn, nhóm quá hạn, và nhóm chưa quá hạn nhưng không có khả năng thu hồi hoặc khó có khả năng thu hồi, để có biện pháp xử lý và trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi.

Xem thêm: Thứ tự thanh toán tiền thi hành án và ai chịu chi phí cưỡng chế

Phải trả cho người bán

Tài khoản 331 phản ánh giá trị hiện có và tình hình thanh toán các khoản nợ phải trả cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ, người bán tài sản cố định, bất động sản đầu tư, các khoản đầu tư tài chính theo hợp đồng đã ký, cùng khoản phải trả cho người nhận thầu xây lắp chính và phụ.

• Hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải trả.
• Trong chi tiết từng đối tượng, tài khoản này phản ánh cả số tiền đã ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp mà chưa nhận được hàng hóa, dịch vụ hoặc khối lượng xây lắp hoàn thành bàn giao.
• Hạch toán rõ ràng, rành mạch các khoản chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán của người bán nếu chưa được phản ánh trong hóa đơn mua hàng.
• Với hàng nhập khẩu ủy thác, bên giao ủy thác ghi số tiền phải trả người bán trên tài khoản này như khoản phải trả người bán thông thường.

Việc để tiền ứng trước nằm chung trong chi tiết của đối tượng phải trả là điểm dễ nhầm. Trên báo cáo, phần dư Nợ của tài khoản 331 theo từng đối tượng chính là khoản đã ứng mà chưa nhận hàng, và phần này được trình bày riêng trên báo cáo.

Việc theo chu kỳ

Đánh giá lại các khoản phải thu và phải trả có gốc ngoại tệ đi theo hướng dẫn của Tài khoản 413 về chênh lệch tỷ giá hối đoái. Với doanh nghiệp có giao dịch ngoại tệ, đây là phần dễ sai nhất trong bộ số cuối năm.

Xem thêm: Công việc của kế toán bán hàng trong doanh nghiệp

Xem thêm: Công việc của kế toán tổng hợp trong doanh nghiệp

Biên bản đối chiếu công nợ

• Ghi rõ kỳ đối chiếu, số dư đầu kỳ, phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ của từng bên.
• Liệt kê danh sách hóa đơn, chứng từ tạo nên số dư, để hai bên soi được từng dòng.
• Nêu rõ khoản đang tranh chấp hoặc chưa thống nhất, kèm lý do.
• Có chữ ký và dấu của người có thẩm quyền hai bên, lưu bản gốc theo thời hạn của Luật Kế toán.
• Với khoản nợ quá hạn, lưu thêm văn bản đôn đốc và bằng chứng gửi nhận, làm cơ sở cho hồ sơ dự phòng về sau.