Đăng ký hộ kinh doanh: hồ sơ và thủ tục

Bài viết theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP, sửa đổi bởi Nghị định 296/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 23/07/2026

Hồ sơ thành lập hộ kinh doanh chỉ có một hoặc hai giấy tờ, nộp một bộ, và cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã không được đòi thêm giấy tờ nào khác. Điểm hay bị nhầm nằm ở chỗ có hai loại ủy quyền với hai yêu cầu công chứng ngược nhau.

Nắm nhanh

Nộp hồ sơ ở cơ quan cấp xã bất kỳ trong tỉnh nơi đặt trụ sở.
Hồ sơ: giấy đề nghị, thêm văn bản ủy quyền nếu hộ gia đình đăng ký.
Thời hạn giải quyết 03 ngày làm việc.
Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh đồng thời là giấy chứng nhận đăng ký thuế.
Giấy chứng nhận này không phải là giấy phép kinh doanh.
Ủy quyền cho cá nhân: không cần công chứng. Ủy quyền chọn chủ hộ: phải công chứng hoặc chứng thực.
Sửa đổi bổ sung hồ sơ trong 60 ngày.
Lệ phí không hoàn trả nếu không được cấp.
Lệ phí môn bài đã chấm dứt thu từ 01/01/2026, đây là khoản khác.

Nộp ở đâu

Người thành lập hộ kinh doanh có thể nộp hồ sơ và nhận kết quả tại cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã bất kỳ trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi hộ kinh doanh đặt trụ sở. Việc giải quyết hồ sơ do cơ quan cấp xã nơi đặt trụ sở thực hiện.

Điểm mới từ 23/07/2026

Nghị định 296/2026/NĐ-CP bãi bỏ cụm từ “nơi hộ kinh doanh đăng ký trụ sở” tại khoản 1 Điều 99, cho khớp với quy tắc nộp ở cơ quan cấp xã bất kỳ trong tỉnh tại khoản 2 Điều 88.

Nghị định này cũng thu hẹp phạm vi xác thực điện tử khi ủy quyền, chỉ còn ba thủ tục.

Có ba phương thức nộp: trực tiếp tại cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã, qua dịch vụ bưu chính, và qua mạng thông tin điện tử.

Hồ sơ gồm gì

Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh.
Bản sao văn bản ủy quyền của các thành viên hộ gia đình cho một thành viên làm chủ hộ kinh doanh, áp dụng khi hộ kinh doanh do các thành viên hộ gia đình đăng ký thành lập. Văn bản này phải được công chứng hoặc chứng thực.

Người thành lập nộp một bộ hồ sơ. Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã không được yêu cầu nộp thêm hồ sơ hoặc giấy tờ khác ngoài các giấy tờ mà Nghị định quy định.

Hai loại ủy quyền, hai yêu cầu ngược nhau

Loại ủy quyền	Giấy tờ kèm theo	Công chứng, chứng thực
Các thành viên hộ gia đình ủy quyền cho một thành viên làm chủ hộ	Bản sao văn bản ủy quyền	Bắt buộc
Chủ hộ ủy quyền cho cá nhân đi làm thủ tục	Văn bản ủy quyền	Không bắt buộc
Chủ hộ ủy quyền cho tổ chức đi làm thủ tục	Bản sao hợp đồng cung cấp dịch vụ và giấy giới thiệu cho cá nhân trực tiếp thực hiện

Xác thực điện tử khi ủy quyền

Người ủy quyền và người được ủy quyền phải thực hiện xác thực điện tử khi làm ba thủ tục: đăng ký thành lập hộ kinh doanh, đăng ký thay đổi chủ hộ kinh doanh, và đăng ký thay đổi thành viên hộ gia đình đăng ký hộ kinh doanh.

Xác thực điện tử bị gián đoạn: người ủy quyền xác thực sau khi được cấp đăng ký.
Chưa có tài khoản định danh điện tử: hồ sơ kèm bản sao thẻ căn cước, thẻ căn cước công dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực của người ủy quyền.
Người ủy quyền không xác nhận hoặc xác nhận là không ủy quyền: cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã yêu cầu hộ kinh doanh báo cáo.

Bốn điều kiện được cấp giấy chứng nhận

Ngành, nghề kinh doanh không bị cấm đầu tư kinh doanh.
Tên hộ kinh doanh đặt đúng quy định.
Hồ sơ đăng ký hợp lệ.
Nộp đủ lệ phí theo pháp luật về phí và lệ phí.

Đặt tên

Tên hộ kinh doanh gồm hai thành tố theo thứ tự: cụm từ “Hộ kinh doanh” và tên riêng. Tên riêng viết bằng chữ cái tiếng Việt, các chữ F, J, Z, W, có thể kèm chữ số và ký hiệu.

Bốn cụm từ bị cấm trong tên

Tên hộ kinh doanh không được dùng các cụm từ “công ty”, “tổng công ty”, “tập đoàn”, “doanh nghiệp”.

Cũng không được dùng tên thương mại, nhãn hiệu, chỉ dẫn địa lý đã được bảo hộ của người khác để cấu thành tên riêng, trừ khi được chủ sở hữu chấp thuận.

Tên xâm phạm quyền sở hữu công nghiệp: phải đăng ký đổi tên trong 15 ngày kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

Ghi ngành, nghề

Khi đăng ký thành lập, hộ kinh doanh ghi ngành, nghề trên giấy đề nghị và chọn một ngành kinh tế cấp bốn trong Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam để ghi ngành, nghề kinh doanh chính. Các ngành, nghề khác ngành chính thì không phải ghi theo ngành kinh tế cấp bốn.

Trụ sở khi không có mặt bằng cố định

Hộ kinh doanh không có địa điểm kinh doanh cố định thì chọn một địa chỉ để đăng ký trụ sở và đăng ký không hoạt động kinh doanh tại trụ sở. Sau khi thành lập, nếu phát sinh hoạt động tại một địa điểm cố định thì hộ kinh doanh phải đăng ký trụ sở tại nơi thực hiện hoạt động cố định đó.

Một hộ kinh doanh có thể có nhiều địa điểm kinh doanh trong phạm vi cả nước, và phải thông báo cho cơ quan quản lý thuế, cơ quan quản lý thị trường.

Trình tự và thời hạn

Bước	Nội dung	Thời hạn
1	Nộp hồ sơ và nộp lệ phí tại thời điểm nộp hồ sơ
2	Cơ quan cấp xã trao giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả, kiểm tra bốn điều kiện
3	Đủ điều kiện: cấp giấy chứng nhận và gửi thông báo về cơ quan thuế quản lý trực tiếp	03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ
4	Không đủ điều kiện: thông báo bằng văn bản, nêu rõ lý do và yêu cầu sửa đổi, bổ sung	03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ
5	Hộ kinh doanh sửa đổi, bổ sung hồ sơ	60 ngày kể từ ngày ra thông báo

Quá 60 ngày là hồ sơ mất giá trị

Sau 60 ngày kể từ ngày cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã ra thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung mà hộ kinh doanh không nộp hồ sơ sửa đổi, bổ sung thì hồ sơ không còn giá trị và cơ quan sẽ hủy hồ sơ trên hệ thống.

Lệ phí không được hoàn trả trong trường hợp hộ kinh doanh không được cấp đăng ký.

Giấy chứng nhận có giá trị gì

Là văn bản bản giấy hoặc bản điện tử do cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã cấp.
Đồng thời là giấy chứng nhận đăng ký thuế của hộ kinh doanh.
Không phải là giấy phép kinh doanh.
Mã số hộ kinh doanh ghi trên giấy chứng nhận chính là mã số thuế.
Được cấp giấy chứng nhận mới thì các giấy chứng nhận lần trước không còn hiệu lực.
Hộ kinh doanh được quyền hoạt động kể từ ngày được cấp, trừ ngành nghề có điều kiện. Nếu đăng ký ngày bắt đầu hoạt động sau ngày cấp thì tính từ ngày đăng ký đó.

Hai trường hợp bị từ chối

Hộ kinh doanh đã bị ra thông báo về hành vi vi phạm thuộc trường hợp thu hồi giấy chứng nhận, hoặc đã bị ra quyết định thu hồi giấy chứng nhận.
Hộ kinh doanh đang ở tình trạng pháp lý “Không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký”. Tình trạng này do cơ quan thuế lập biên bản xác minh và cũng do cơ quan thuế quyết định việc kết thúc.

Lệ phí đăng ký kinh doanh và lệ phí môn bài là hai khoản khác nhau

Lệ phí đăng ký kinh doanh nộp tại thời điểm nộp hồ sơ vẫn còn, có thể nộp trực tiếp, chuyển khoản hoặc thanh toán trực tuyến trên Cổng dịch vụ công quốc gia. Còn lệ phí môn bài đã chấm dứt thu, nộp từ ngày 01/01/2026 theo khoản 7 Điều 10 Nghị quyết 198/2025/QH15 và khoản 4 Điều 6 Nghị định 362/2025/NĐ-CP.

Việc cần làm

Chọn một ngành kinh tế cấp bốn làm ngành nghề chính trước khi điền giấy đề nghị.
Rà tên dự kiến, loại bỏ bốn cụm từ bị cấm và tra nhãn hiệu đã được bảo hộ.
Hộ gia đình cùng đăng ký: công chứng hoặc chứng thực văn bản ủy quyền chọn chủ hộ trước khi nộp.
Nhờ người khác đi nộp: chuẩn bị văn bản ủy quyền, khoản này không cần công chứng.
Chuẩn bị tài khoản định danh điện tử cho cả người ủy quyền và người được ủy quyền.
Không có mặt bằng cố định: đăng ký trụ sở kèm đăng ký không hoạt động kinh doanh tại trụ sở.
Giữ giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả để theo mốc 03 ngày làm việc.
Nhận thông báo sửa đổi, bổ sung: xử lý trong 60 ngày.
Nhận giấy chứng nhận: dùng luôn làm giấy chứng nhận đăng ký thuế, không phải đăng ký thuế lần nữa.

Đăng ký hộ kinh doanh nộp hồ sơ ở đâu?

Nộp và nhận kết quả tại cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã bất kỳ trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi hộ kinh doanh đặt trụ sở. Việc giải quyết do cơ quan cấp xã nơi đặt trụ sở thực hiện.

Hồ sơ đăng ký thành lập hộ kinh doanh gồm những gì?

Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh. Nếu hộ kinh doanh do các thành viên hộ gia đình đăng ký thành lập thì thêm bản sao văn bản ủy quyền của các thành viên cho một thành viên làm chủ hộ, và văn bản này phải được công chứng hoặc chứng thực.

Đăng ký hộ kinh doanh mất bao lâu?

03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ. Đủ điều kiện thì được cấp giấy chứng nhận, không đủ thì nhận thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do.

Văn bản ủy quyền đi nộp hồ sơ có phải công chứng không?

Ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục đăng ký hộ kinh doanh thì văn bản ủy quyền không bắt buộc phải công chứng, chứng thực. Riêng văn bản ủy quyền giữa các thành viên hộ gia đình để chọn chủ hộ thì bắt buộc phải công chứng hoặc chứng thực.

Hộ kinh doanh có được đặt tên có chữ công ty không?

Không. Tên hộ kinh doanh không được sử dụng các cụm từ công ty, tổng công ty, tập đoàn, doanh nghiệp.

Bán hàng lưu động, không có cửa hàng thì đăng ký trụ sở thế nào?

Chọn một địa chỉ để đăng ký trụ sở và đăng ký không hoạt động kinh doanh tại trụ sở. Khi phát sinh hoạt động tại một địa điểm cố định thì phải đăng ký trụ sở tại nơi đó.

Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh có phải đăng ký thuế nữa không?

Không. Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh đồng thời là giấy chứng nhận đăng ký thuế của hộ kinh doanh, và mã số hộ kinh doanh chính là mã số thuế.

Hộ kinh doanh còn phải nộp lệ phí môn bài khi thành lập không?

Không. Việc thu, nộp lệ phí môn bài đã chấm dứt từ ngày 01/01/2026. Lệ phí đăng ký kinh doanh nộp tại thời điểm nộp hồ sơ là khoản khác và vẫn còn.

Nộp hồ sơ nhưng không được cấp thì có được trả lại lệ phí không?

Không. Lệ phí không được hoàn trả trong trường hợp hộ kinh doanh không được cấp đăng ký hộ kinh doanh.

Bị yêu cầu sửa hồ sơ thì có bao nhiêu thời gian?

60 ngày kể từ ngày cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã ra thông báo. Quá hạn mà không nộp hồ sơ sửa đổi, bổ sung thì hồ sơ không còn giá trị và bị hủy.

Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, Điều 85, 86, 87, 88, 89, 90, 93, 97, 98, 99 và 102
Nghị định 296/2026/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 168/2025/NĐ-CP, Điều 15 và Điều 19
Nghị quyết 198/2025/QH15 về cơ chế, chính sách đặc biệt phát triển kinh tế tư nhân, khoản 7 Điều 10
Nghị định 362/2025/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành Luật Phí và lệ phí, khoản 4 Điều 6

Xem thêm: Chế độ kế toán hộ kinh doanh: ba bộ sổ theo cách nộp thuế

Chia sẻ bài viếtFacebook Zalo X