Chế độ kế toán hộ kinh doanh: ba bộ sổ theo cách nộp thuế

Bài viết theo Thông tư 152/2025/TT-BTC, hiệu lực từ 01/01/2026

Từ đầu năm 2026, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh ghi sổ theo Thông tư 152/2025/TT-BTC, văn bản thay cho Thông tư 88/2021/TT-BTC. Bộ sổ phải ghi nhiều hay ít phụ thuộc vào cách nộp thuế, nên việc đầu tiên là xác định mình thuộc nhóm nào.

Ba nhóm và bộ sổ tương ứng

Các loại thuế khác ở dòng cuối gồm thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế tài nguyên, thuế bảo vệ môi trường và thuế sử dụng đất.

Nhóm chưa tới ngưỡng chịu thuế

Hộ thuộc đối tượng không chịu thuế giá trị gia tăng và không phải nộp thuế thu nhập cá nhân chỉ ghi một sổ duy nhất, mẫu số S1a-HKD. Sổ này có ba cột: ngày tháng ghi sổ, diễn giải doanh thu bán hàng hóa dịch vụ, và số tiền.

Mục đích của sổ nằm ngay trong Thông tư: dùng làm căn cứ kê khai và xác định hộ kinh doanh có thuộc đối tượng chịu thuế giá trị gia tăng, nộp thuế thu nhập cá nhân hay chưa. Doanh thu có thể ghi theo từng nghiệp vụ phát sinh hoặc ghi theo định kỳ, tùy hộ chọn.

Xem thêm: Thuế hộ kinh doanh: ngưỡng doanh thu và cách tính

Nhóm nộp theo tỷ lệ phần trăm trên doanh thu

Chứng từ kế toán ở nhóm này là hóa đơn và các chứng từ khác làm căn cứ xác định, kê khai doanh thu theo pháp luật về thuế. Sổ là mẫu số S2a-HKD.

Điểm cần nhớ khi ghi sổ S2a-HKD: sổ mở theo từng nhóm danh mục ngành nghề có cùng tỷ lệ phần trăm để tính thuế giá trị gia tăng, hoặc cùng mức thuế suất để tính thuế thu nhập cá nhân. Hộ có nhiều nhóm ngành nghề thì có thể mở riêng sổ cho từng nhóm. Cuối mỗi nhóm ngành nghề có dòng tổng cộng doanh thu, dòng thuế giá trị gia tăng và dòng thuế thu nhập cá nhân; cuối sổ có dòng tổng số thuế phải nộp của từng sắc thuế.

Nhóm nộp thuế thu nhập cá nhân trên thu nhập tính thuế

Đây là nhóm ghi sổ nặng nhất, gần với kế toán doanh nghiệp nhỏ. Chứng từ gồm hóa đơn, Bảng kê mua hàng hóa dịch vụ và các chứng từ kế toán khác. Bảng kê dùng cho trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ của người bán không có hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng.

Sổ S2b-HKD ở nhóm này mở theo từng nhóm ngành nghề có cùng tỷ lệ phần trăm để tính thuế giá trị gia tăng, và chỉ tổng hợp phần thuế giá trị gia tăng. Phần thuế thu nhập cá nhân được tính từ doanh thu và chi phí theo dõi trên sổ S2c-HKD.

Ai được làm kế toán cho hộ kinh doanh

Điều 2 mở rộng rất rộng so với yêu cầu đặt ra cho doanh nghiệp. Người đại diện hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có ba lựa chọn.

• Tự ghi chép sổ sách kế toán.
• Bố trí người làm kế toán.
• Thuê dịch vụ làm kế toán theo quy định của pháp luật.

Khi bố trí người làm kế toán, Thông tư cho phép chọn cha đẻ, mẹ đẻ, cha nuôi, mẹ nuôi, vợ, chồng, con đẻ, con nuôi, anh, chị, em ruột của mình. Ngoài ra còn được để người làm quản lý, điều hành, thủ kho, thủ quỹ, người được giao nhiệm vụ thường xuyên mua bán tài sản kiêm nhiệm làm kế toán.

Sổ và lưu trữ tài liệu

Sổ mở thêm hoặc sổ đã sửa mẫu vẫn phải ghi rõ tên sổ, ngày tháng năm lập sổ, họ tên và chữ ký, đóng dấu nếu có, của người đại diện hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh. Thiếu những mục này thì sổ tự chế không đạt yêu cầu.

Khi cơ quan thuế đã tính sẵn số thuế

Thông tư dự liệu tình huống hộ kinh doanh dùng hóa đơn điện tử và được hệ thống thông tin quản lý thuế hỗ trợ xác định số thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân và các loại thuế khác phải nộp, rồi thông báo cho người nộp thuế.

Trong tình huống đó, hộ kinh doanh vẫn dùng các mẫu sổ của Thông tư, với vai trò theo dõi và đối chiếu với số thuế phải nộp theo thông báo của cơ quan thuế. Việc giữ sổ giúp hộ kinh doanh có cơ sở để phản hồi khi số thuế trên thông báo lệch với số liệu của mình.