Đăng ký doanh nghiệp: bốn điều kiện và mốc đăng ký thay đổi

Bài viết theo Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14, Điều 26 và Điều 31 được sửa đổi bởi Luật số 76/2025/QH15 hiệu lực từ ngày 01/07/2025, và Nghị định số 122/2021/NĐ-CP sửa đổi bởi Nghị định số 288/2026/NĐ-CP

Từ ngày 01/07/2025, danh sách nội dung phải thông báo khi thay đổi có thêm một mục mới: thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp. Đây là nghĩa vụ mới, và chậm thông báo có thể bị phạt tới 60 triệu đồng.

Nắm nhanh

Ba phương thức đăng ký: trực tiếp, qua bưu chính, qua mạng thông tin điện tử.
Hồ sơ qua mạng có giá trị pháp lý tương đương hồ sơ bản giấy.
Bốn điều kiện được cấp Giấy chứng nhận, trong đó có ngành nghề không bị cấm và tên đặt đúng quy định.
Giấy chứng nhận có bốn nội dung chủ yếu, gồm vốn điều lệ hoặc vốn đầu tư.
Mã số doanh nghiệp là duy nhất, không được cấp lại cho doanh nghiệp khác.
Thay đổi nội dung Giấy chứng nhận phải đăng ký trong 10 ngày.
Cơ quan đăng ký kinh doanh xử lý trong 03 ngày làm việc.
Từ 2025, danh sách nội dung phải thông báo có thêm chủ sở hữu hưởng lợi.

Ba phương thức đăng ký

Đăng ký trực tiếp tại Cơ quan đăng ký kinh doanh.
Đăng ký qua dịch vụ bưu chính.
Đăng ký qua mạng thông tin điện tử, nộp hồ sơ tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử bao gồm các dữ liệu thể hiện dưới dạng văn bản điện tử, và có giá trị pháp lý tương đương hồ sơ đăng ký doanh nghiệp bằng bản giấy.

Luật số 76/2025 sửa lại khoản 6 Điều 26 theo hướng giao Chính phủ quy định về hồ sơ, trình tự, thủ tục, liên thông trong đăng ký doanh nghiệp và việc đăng ký qua mạng thông tin điện tử. Doanh nghiệp cần theo dõi văn bản hướng dẫn của Chính phủ cho phần thao tác cụ thể.

Bốn điều kiện được cấp giấy chứng nhận

Ngành, nghề đăng ký kinh doanh không bị cấm đầu tư kinh doanh.
Tên của doanh nghiệp được đặt theo đúng quy định của Luật Doanh nghiệp.
Có hồ sơ đăng ký doanh nghiệp hợp lệ.
Nộp đủ lệ phí đăng ký doanh nghiệp theo quy định của pháp luật về phí và lệ phí.

Trường hợp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bị mất, bị hư hỏng hoặc bị hủy hoại dưới hình thức khác, doanh nghiệp được cấp lại và phải nộp lệ phí theo quy định.

Nội dung giấy chứng nhận

Mục	Nội dung
1	Tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp
2	Địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp
3	Thông tin định danh của người đại diện theo pháp luật với công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần; của thành viên hợp danh với công ty hợp danh; của chủ doanh nghiệp với doanh nghiệp tư nhân; và của thành viên với công ty trách nhiệm hữu hạn
4	Vốn điều lệ đối với công ty, vốn đầu tư đối với doanh nghiệp tư nhân

Mã số doanh nghiệp là duy nhất và không tái sử dụng

Mã số doanh nghiệp do Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp tạo, cấp khi thành lập và ghi trên Giấy chứng nhận.

Mỗi doanh nghiệp có một mã số duy nhất và không được sử dụng lại để cấp cho doanh nghiệp khác.

Mã số này được dùng để thực hiện nghĩa vụ về thuế, thủ tục hành chính và các quyền, nghĩa vụ khác. Đây cũng chính là mã số thuế của doanh nghiệp.

Đăng ký thay đổi

Việc	Thời hạn
Doanh nghiệp đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp	10 ngày kể từ ngày có thay đổi
Cơ quan đăng ký kinh doanh xem xét và cấp Giấy chứng nhận mới	03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ
Đăng ký thay đổi theo quyết định của Tòa án hoặc Trọng tài	Người đề nghị gửi trong 15 ngày kể từ ngày bản án, quyết định của Tòa án có hiệu lực pháp luật hoặc phán quyết của Trọng tài có hiệu lực, kèm bản sao bản án hoặc phán quyết

Hồ sơ chưa hợp lệ thì Cơ quan đăng ký kinh doanh phải thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung. Từ chối cấp Giấy chứng nhận mới thì phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Bốn nội dung phải thông báo

Danh sách mới từ 01/07/2025

Luật số 76/2025 sửa khoản 1 Điều 31, buộc doanh nghiệp thông báo với Cơ quan đăng ký kinh doanh khi thay đổi ngành, nghề kinh doanh.

Cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài đối với công ty cổ phần, trừ công ty niêm yết và công ty đăng ký giao dịch chứng khoán.

Thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp, cũng trừ công ty niêm yết và công ty đăng ký giao dịch chứng khoán. Đây là nội dung mới.

Nội dung khác trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.

Chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp được định nghĩa là cá nhân có quyền sở hữu trên thực tế vốn điều lệ hoặc có quyền chi phối đối với doanh nghiệp đó, theo khoản 35 Điều 4 do Luật số 76/2025 bổ sung.

Mức phạt

Hành vi	Mức phạt
Kê khai không trung thực, không chính xác nội dung hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp, hồ sơ đăng ký thay đổi, hồ sơ thông báo thay đổi, hồ sơ giải thể, thông tin chủ sở hữu hưởng lợi	30 đến 70 triệu đồng
Chậm đăng ký thay đổi hoặc thông báo quá 01 đến 10 ngày	Cảnh cáo
Quá 11 đến 30 ngày	10 đến 20 triệu đồng
Quá 31 đến 90 ngày	30 đến 40 triệu đồng
Quá từ 91 ngày trở lên	50 đến 60 triệu đồng

Hai mức phạt trên nằm ở Điều 43 và Điều 44 Nghị định 122/2021, cả hai điều này đều đã được Nghị định 288/2026 viết lại, có hiệu lực từ ngày 21/07/2026.

Việc cần làm

Rà lại ngành nghề đăng ký trước khi nộp hồ sơ, loại các ngành bị cấm đầu tư kinh doanh.
Kiểm tra tên doanh nghiệp theo quy định về đặt tên, tránh trùng và gây nhầm lẫn.
Lập danh sách chủ sở hữu hưởng lợi và cập nhật khi có thay đổi.
Đặt lịch nhắc mốc 10 ngày cho mọi thay đổi nội dung Giấy chứng nhận.
Với thay đổi theo bản án, quyết định của Tòa án hoặc phán quyết Trọng tài, theo mốc 15 ngày.
Lưu bản sao bản án hoặc phán quyết kèm hồ sơ đăng ký thay đổi.
Kiểm tra hồ sơ kê khai trung thực, chính xác, vì mức phạt lên tới 70 triệu đồng.
Dùng mã số doanh nghiệp làm mã số thuế trong mọi giao dịch với cơ quan thuế.

Có mấy cách nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp?

Ba cách: đăng ký trực tiếp tại Cơ quan đăng ký kinh doanh, đăng ký qua dịch vụ bưu chính, và đăng ký qua mạng thông tin điện tử tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Hồ sơ nộp qua mạng có giá trị như bản giấy không?

Có. Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử có giá trị pháp lý tương đương hồ sơ đăng ký doanh nghiệp bằng bản giấy.

Điều kiện để được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp?

Ngành, nghề đăng ký kinh doanh không bị cấm đầu tư kinh doanh; tên doanh nghiệp được đặt đúng quy định; có hồ sơ đăng ký doanh nghiệp hợp lệ; và nộp đủ lệ phí đăng ký doanh nghiệp.

Mã số doanh nghiệp có phải mã số thuế không?

Mã số doanh nghiệp được dùng để thực hiện nghĩa vụ về thuế, thủ tục hành chính và các quyền, nghĩa vụ khác. Mỗi doanh nghiệp có một mã số duy nhất và không được sử dụng lại để cấp cho doanh nghiệp khác.

Đổi địa chỉ trụ sở phải đăng ký trong bao lâu?

Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi, vì địa chỉ trụ sở chính là một nội dung của Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Đổi ngành nghề kinh doanh có phải đăng ký lại giấy chứng nhận không?

Ngành, nghề kinh doanh thuộc nhóm phải thông báo với Cơ quan đăng ký kinh doanh theo khoản 1 Điều 31 đã được Luật số 76/2025 sửa đổi, không nằm trong nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Từ 2025 phải thông báo thêm nội dung gì?

Thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp, trừ trường hợp công ty niêm yết và công ty đăng ký giao dịch chứng khoán.

Bao lâu thì được cấp giấy chứng nhận mới?

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh xem xét tính hợp lệ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới.

Thay đổi theo bản án của Tòa án thì làm trong bao lâu?

Người đề nghị gửi đề nghị đăng ký thay đổi đến Cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày bản án, quyết định của Tòa án có hiệu lực pháp luật hoặc phán quyết của Trọng tài có hiệu lực, kèm theo bản sao bản án hoặc phán quyết.

Mất giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thì làm sao?

Trường hợp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bị mất, bị hư hỏng hoặc bị hủy hoại dưới hình thức khác, doanh nghiệp được cấp lại và phải nộp lệ phí theo quy định của pháp luật.

Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14, Điều 26, Điều 27, Điều 28, Điều 29, Điều 30 và Điều 31
Luật số 76/2025/QH15 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Doanh nghiệp, khoản 12 và khoản 13
Nghị định số 122/2021/NĐ-CP quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư, sửa đổi bởi Nghị định số 288/2026/NĐ-CP

Xem thêm: Chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp

Chia sẻ bài viếtFacebook Zalo X