Bài viết theo Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, hiệu lực từ ngày 01/7/2026
Lập nhầm một chữ trên hóa đơn là chuyện xảy ra hằng tuần ở bất kỳ phòng kế toán nào. Câu hỏi luôn giống nhau: phải lập hóa đơn mới hay chỉ cần báo cơ quan thuế, và nếu lập mới thì ghi là điều chỉnh hay thay thế. Trả lời sai thì hoặc mất công lập thừa, hoặc để lại một hóa đơn sai trong sổ.
Từ ngày 01/7/2026, câu trả lời nằm ở Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC. Cách chia vẫn theo mức độ sai như trước, nhưng số hiệu văn bản, số hiệu mẫu biểu và một vài chi tiết thủ tục đều đã đổi.
Bước đầu tiên: sai ở đâu
Toàn bộ cách xử lý phụ thuộc vào việc chỗ sai thuộc nhóm nào. Thông tư chia đúng hai nhóm, và ranh giới giữa chúng rất rõ.
| Nhóm | Sai ở nội dung nào | Phải làm gì |
|---|---|---|
| Nhóm nhẹ | Tên, địa chỉ, số tiền ghi bằng chữ hoặc nội dung khác, nhưng KHÔNG sai mã số thuế, không sai số tiền, không sai thuế suất, không sai tiền thuế, không sai hàng hóa | Thông báo cho người mua và gửi Mẫu số 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế. Không phải lập lại hóa đơn |
| Nhóm nặng | Mã số thuế; tên hàng hóa hoặc hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng; số tiền; thuế suất; tiền thuế; hoặc các nội dung bắt buộc khác | Chọn một trong hai: lập hóa đơn điều chỉnh, hoặc lập hóa đơn mới thay thế |
Đây là chỗ làm thừa phổ biến nhất. Hóa đơn ghi sai tên công ty người mua nhưng mã số thuế đúng, số tiền đúng, thuế suất đúng thì thuộc nhóm nhẹ.
Người bán chỉ cần thông báo cho người mua và gửi Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục III Thông tư 91/2026/TT-BTC. Hệ thống thông tin quản lý thuế sẽ tự động thông báo tiếp nhận theo Mẫu số 01/TB-SSĐT.
Điều chỉnh và thay thế khác nhau chỗ nào
Với nhóm sai nặng, người bán được quyền chọn. Hai cách đều hợp lệ, chỉ khác ở dòng chữ bắt buộc trên hóa đơn mới và ở cách phản ánh vào sổ.
Hóa đơn điều chỉnh
Hóa đơn điều chỉnh chỉ ghi phần chênh lệch so với hóa đơn cũ, và bắt buộc phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”. Hóa đơn cũ vẫn còn nguyên giá trị, hai hóa đơn cộng lại mới ra con số đúng.
Hóa đơn thay thế
Hóa đơn thay thế ghi lại toàn bộ nội dung đúng, và bắt buộc phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”. Hóa đơn cũ coi như bị bỏ, chỉ hóa đơn mới có giá trị.
Sau khi lập, người bán ký số trên hóa đơn mới rồi gửi cho người mua nếu đang dùng hóa đơn không có mã của cơ quan thuế; nếu dùng hóa đơn có mã thì gửi cơ quan thuế cấp mã trước, rồi mới gửi người mua.
Hai trường hợp không được chọn, chỉ được thay thế
Quyền chọn nói trên không áp dụng cho tất cả. Điểm c khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC buộc phải lập hóa đơn thay thế trong hai trường hợp:
- Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền lập sai.
- Hóa đơn điện tử bán hàng hóa là tài sản thuộc diện phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng.
Ngoại lệ của ngoại lệ: nếu hàng hóa đó đã được đăng ký quyền sở hữu theo tên người mua rồi thì khi trả lại hàng, chính người mua mới là bên lập hóa đơn trả lại hàng cho người bán, với điều kiện người mua thuộc diện sử dụng hóa đơn điện tử.
Biên bản thỏa thuận: khi nào bắt buộc
Trước khi điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn thuộc nhóm sai nặng, người bán phải xử lý phần giấy tờ với người mua. Yêu cầu khác nhau tùy người mua là ai.
| Người mua là ai | Yêu cầu |
|---|---|
| Tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh | Hai bên phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai. Người bán lưu tại đơn vị, xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu |
| Cá nhân không kinh doanh | Người bán thông báo cho người mua, hoặc thông báo trên website của người bán nếu có |
Có ba trường hợp không bắt buộc lập văn bản thỏa thuận: chuyển dữ liệu theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử; chuyển cơ sở dữ liệu thông tin chi tiết giao dịch theo Bảng thông tin chi tiết giao dịch; và hoạt động mua bán hàng hóa trên nền tảng thương mại điện tử hoặc nền tảng số khác.
Nhiều hóa đơn sai cùng kiểu trong một tháng
Đây là điểm tiết kiệm công sức đáng nhớ nhất. Nếu trong cùng một tháng, người bán lập sai cùng thông tin về người mua, tên hàng, đơn giá, số lượng, thuế suất trên nhiều hóa đơn của cùng một người mua, thì được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho cả loạt hóa đơn sai đó.
Kèm theo hóa đơn gộp này là bảng kê các hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT tại Phụ lục III Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Khi cơ quan thuế là bên phát hiện
Nếu cơ quan thuế phát hiện hóa đơn đã lập sai, dù là hóa đơn có mã hay không có mã, cơ quan thuế thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT tại Phụ lục IV Thông tư 91/2026/TT-BTC. Người bán có trách nhiệm rà soát theo thông báo và điều chỉnh hoặc thay thế theo đúng cách đã nói ở trên.
Hóa đơn không sai nhưng vẫn phải điều chỉnh
Khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC xử lý một nhóm tình huống khác hẳn: hóa đơn lập đúng ở thời điểm lập, nhưng sau đó thực tế thay đổi. Trong các trường hợp này không có ai sai cả, chỉ là số liệu cần được phản ánh lại cho khớp.
- Quyết toán dự án đầu tư thay đổi đơn giá hoặc khối lượng, hoặc điều chỉnh giá bán theo pháp luật chuyên ngành: lập hóa đơn mới cho phần chênh lệch, giảm thì ghi số âm, tăng thì ghi số dương.
- Chiết khấu thương mại tính theo số lượng hoặc doanh số: số tiền chiết khấu được điều chỉnh trên hóa đơn của lần mua cuối cùng hoặc kỳ tiếp sau, miễn là không vượt giá trị hóa đơn của lần đó; hoặc lập hóa đơn điều chỉnh kèm bảng kê các số hóa đơn cần điều chỉnh.
- Trả lại hàng hóa toàn bộ hoặc một phần, kể cả đổi hàng làm thay đổi giá trị: người bán lập hóa đơn điều chỉnh, trừ khi hai bên có thỏa thuận để người mua lập hóa đơn.
- Hủy hoặc chấm dứt giao dịch sau khi đã lập hóa đơn thu tiền trước, thường gặp ở kinh doanh bất động sản và xây dựng nhà để bán: xử lý như trường hợp trả lại hàng.
- Hoàn phí, giảm phí, giảm hoa hồng môi giới bảo hiểm: lập hóa đơn điều chỉnh giao cho khách hàng, ghi rõ số tiền và lý do, không phân biệt đã chi tiền hay chưa.
Với các trường hợp trả lại hàng hóa, trả lại tài sản đã đăng ký quyền sở hữu và hoàn giảm phí bảo hiểm, cả người bán lẫn người mua đều phải có đầy đủ hồ sơ, chứng từ liên quan.
Bộ hồ sơ này phải xuất trình khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu. Chỉ có hóa đơn điều chỉnh mà không có hồ sơ gốc là chưa đủ.
Đã gửi Bảng tổng hợp dữ liệu rồi thì làm sao
Với người bán chuyển dữ liệu theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử, cách xử lý gọn hơn: gửi thông tin điều chỉnh hoặc thay thế trực tiếp trên Bảng tổng hợp của các kỳ tiếp theo, và không phải gửi Mẫu số 04/SS-HĐĐT.
Nếu chính Bảng tổng hợp đã gửi bị thiếu hoặc sai thì người bán gửi Bảng tổng hợp bổ sung, điền đủ ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn và số hóa đơn vào cột 18 “thông tin hóa đơn liên quan” của Mẫu số 01/TH-HĐĐT tại Phụ lục III.
Phần vất vả nhất của việc này là lần lại xem hóa đơn sai đã vào bút toán nào và đã lên tờ khai kỳ nào. Phần mềm kế toán VFRS lưu liên kết giữa hóa đơn và bút toán nên tra ngược một hóa đơn ra được cả đường đi của nó trong sổ. Xem tại <a href=”https://app.vfrs.vn” target=”_blank” rel=”noopener”>app.vfrs.vn.
Xem thêm: Hóa đơn điện tử từ ngày 01/7/2026: Nghị định 254/2026 thay Nghị định 123/2020
Hóa đơn ghi sai địa chỉ người mua, mã số thuế đúng thì xử lý thế nào?
Thuộc nhóm sai nhẹ. Người bán thông báo cho người mua và gửi Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục III Thông tư 91/2026/TT-BTC cho cơ quan thuế. Không phải lập lại hóa đơn, không phải lập hóa đơn điều chỉnh hay thay thế.
Hóa đơn từ máy tính tiền lập sai có được lập hóa đơn điều chỉnh không?
Không. Điểm c khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC buộc lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn từ máy tính tiền đã lập sai, không cho chọn cách điều chỉnh.
Trong tháng lập sai 30 hóa đơn cùng một khách, cùng một mặt hàng thì phải lập 30 hóa đơn mới?
Không. Nếu sai cùng thông tin về người mua, tên hàng, đơn giá, số lượng, thuế suất và cùng một người mua trong cùng tháng thì được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho cả 30 hóa đơn, kèm bảng kê theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT.
Khách trả lại một phần hàng thì bên nào lập hóa đơn?
Mặc định là người bán lập hóa đơn điều chỉnh. Hai bên có quyền thỏa thuận để người mua lập hóa đơn giao cho người bán. Riêng hàng hóa là tài sản đã đăng ký quyền sở hữu theo tên người mua thì người mua lập hóa đơn trả lại hàng, nếu người mua thuộc diện dùng hóa đơn điện tử.
Có bắt buộc lập biên bản thỏa thuận trước khi điều chỉnh hóa đơn không?
Bắt buộc khi người mua là tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh. Người mua là cá nhân thì chỉ cần thông báo. Ba trường hợp được miễn là chuyển dữ liệu theo Bảng tổng hợp, chuyển theo Bảng thông tin chi tiết giao dịch, và mua bán trên nền tảng thương mại điện tử hoặc nền tảng số.
- Thông tư 91/2026/TT-BTC hướng dẫn Luật Quản lý thuế và Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hiệu lực từ ngày 01/7/2026, Điều 10 và các Phụ lục III, IV
- Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định chi tiết Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử, hiệu lực từ ngày 01/7/2026, khoản 3 Điều 16
- Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15, hiệu lực từ ngày 01/7/2026
[…] Xem thêm: Xử lý hóa đơn điện tử đã lập sai: khi nào điều chỉnh, khi nào thay thế […]
[…] Xem thêm: Xử lý hóa đơn điện tử đã lập sai: khi nào điều chỉnh, khi nào thay thế […]