Cá nhân cư trú và không cư trú: cách xác định và mức thuế khác nhau ra sao

Bài viết theo Luật Thuế thu nhập cá nhân số 109/2025/QH15 và Nghị định 253/2026/NĐ-CP

Xác định một người là cư trú hay không cư trú quyết định gần như mọi thứ còn lại: phạm vi thu nhập chịu thuế, cách tính thuế, quyền được giảm trừ gia cảnh và cả nghĩa vụ quyết toán. Với doanh nghiệp có chuyên gia nước ngoài, đây là việc phải làm ngay khi ký hợp đồng.

Hai điều kiện, chỉ cần thoả một

Khoản 2 Điều 2 Luật Thuế thu nhập cá nhân số 109/2025/QH15 nêu hai điều kiện. Thoả một trong hai là cá nhân cư trú.

Điều kiện thứ hai cũng rộng hơn nhiều so với cách hiểu thông thường. Nhà thuê theo hợp đồng có thời hạn cũng được tính là nơi ở thường xuyên, nên chuyên gia nước ngoài thuê căn hộ dài hạn có thể là cá nhân cư trú ngay cả khi số ngày có mặt chưa tới 183.

Cá nhân không cư trú là người không đáp ứng cả hai điều kiện trên.

Phạm vi thu nhập chịu thuế

Cách tính thuế của cá nhân không cư trú

Chương III của luật dành riêng cho nhóm này, và nguyên tắc chung là tính trên tổng thu nhập với một thuế suất cố định, không có giảm trừ gia cảnh.

Tiền lương, tiền công

Điều 21 quy định: thuế bằng tổng số tiền lương, tiền công nhận được do thực hiện công việc tại Việt Nam nhân với thuế suất 20%, không phân biệt nơi trả thu nhập.

Cụm không phân biệt nơi trả thu nhập là chỗ đáng lưu ý nhất với doanh nghiệp có chuyên gia do công ty mẹ ở nước ngoài trả lương. Phần công việc thực hiện tại Việt Nam vẫn phát sinh nghĩa vụ thuế tại Việt Nam.

Thu nhập từ kinh doanh

Điều 20 tính thuế bằng doanh thu nhân thuế suất theo ngành nghề.

Doanh thu tính thuế là toàn bộ tiền bán hàng, tiền gia công, tiền cung ứng dịch vụ, kể cả trợ giá, phụ thu, phụ trội, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Doanh thu này bao gồm cả chi phí do bên mua trả thay cho cá nhân không cư trú mà không được hoàn trả.

Hợp đồng thỏa thuận số tiền chưa gồm thuế thì doanh thu tính thuế phải quy đổi, lấy toàn bộ số tiền cá nhân không cư trú nhận được dưới bất kỳ hình thức nào từ việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ tại Việt Nam.

Quyết toán năm đầu tiên

Điểm c khoản 5 Điều 10 Nghị định 252/2026/NĐ-CP xử lý riêng tình huống người sang Việt Nam giữa năm: trong một năm dương lịch cá nhân có mặt dưới 183 ngày, nhưng tính theo 12 tháng liên tục kể từ ngày đầu tiên có mặt thì từ 183 ngày trở lên.

Khi đó hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân của năm đầu tiên là ngày cuối cùng của tháng thứ 04 kể từ ngày cuối cùng của tháng tính đủ 12 tháng liên tục.

Điểm d cùng khoản đặt thêm một mốc cho người nước ngoài rời Việt Nam: cá nhân cư trú là người nước ngoài kết thúc hợp đồng lao động tại Việt Nam phải quyết toán trước khi xuất cảnh, và không quá 45 ngày kể từ ngày kết thúc hợp đồng.

Hồ sơ nên giữ để chứng minh

• Bản sao hộ chiếu có dấu xuất nhập cảnh, để đếm được số ngày có mặt theo cả hai cách.
• Hợp đồng thuê nhà tại Việt Nam kèm thời hạn thuê, vì đây là căn cứ của điều kiện thứ hai.
• Giấy tờ đăng ký thường trú hoặc tạm trú nếu có.
• Hợp đồng lao động và phụ lục, ghi rõ phần công việc thực hiện tại Việt Nam.
• Chứng từ về phần thu nhập do công ty mẹ ở nước ngoài chi trả, nếu có.

Với văn phòng làm lương cho doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài, việc theo dõi số ngày có mặt của từng người và mốc chuyển tình trạng cư trú là phần dễ sót nhất. Phần mềm kế toán VFRS lưu hồ sơ lao động kèm mốc thời gian, xem tại <a href=”https://app.vfrs.vn” target=”_blank” rel=”noopener”>app.vfrs.vn.

Xem thêm: Giảm trừ gia cảnh và người phụ thuộc: ai được tính và cần điều kiện gì