Bài viết theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC, hiệu lực từ ngày 01/7/2026
Quán ăn, cửa hàng bán lẻ, khách sạn và các cơ sở bán thẳng cho người tiêu dùng đều gặp cùng một câu hỏi: có bắt buộc phải sắm máy tính tiền nối dữ liệu với cơ quan thuế hay không. Câu trả lời nằm ở điểm c khoản 1 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, và có một lối thoát mà nhiều nơi bỏ qua.
Những ngành nghề thuộc diện bắt buộc
Diện bắt buộc là tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng, thuộc các nhóm sau theo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam:
- Trung tâm thương mại.
- Siêu thị.
- Bán lẻ, trừ ô tô, mô tô, xe máy và xe có động cơ khác.
- Ăn uống và nhà hàng.
- Khách sạn.
- Dịch vụ vận tải hành khách và dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường bộ.
- Dịch vụ nghệ thuật, vui chơi, giải trí, hoạt động chiếu phim.
- Dịch vụ phục vụ cá nhân khác.
Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP viết rõ: cơ sở bán hàng trực tiếp đến người tiêu dùng đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế thì không bắt buộc đăng ký thêm hóa đơn điện tử từ máy tính tiền.
Đây là chỗ đáng kiểm trước khi bỏ tiền đầu tư thiết bị. Nhiều cơ sở nhỏ đã có hóa đơn điện tử có mã từ trước, và như vậy đã đủ điều kiện.
Hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh
Với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, mốc quyết định là doanh thu. Hộ có doanh thu năm trên 1 tỷ đồng, hoặc bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng, thì bắt buộc dùng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.
Hộ dưới ngưỡng và ngoài diện bắt buộc vẫn có quyền đăng ký nếu thấy cần, chọn giữa hóa đơn có mã hoặc hóa đơn từ máy tính tiền.
Trên hóa đơn từ máy tính tiền phải có gì
Khoản 3 Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định riêng cho loại hóa đơn này, ngắn hơn hẳn hóa đơn thường.
| Nội dung | Yêu cầu |
|---|---|
| Người bán | Tên, địa chỉ, mã số thuế |
| Người mua | Tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc số định danh cá nhân hoặc số điện thoại, chỉ khi người mua yêu cầu |
| Hàng hóa, dịch vụ | Tên, đơn giá, số lượng, giá thanh toán |
| Phần thuế | Cơ sở nộp thuế theo phương pháp khấu trừ phải ghi rõ giá bán chưa thuế, thuế suất, tiền thuế giá trị gia tăng và tổng tiền thanh toán đã có thuế |
| Thời điểm | Thời điểm lập hóa đơn |
| Mã hoặc dữ liệu tra cứu | Mã của cơ quan thuế, hoặc dữ liệu điện tử để người mua truy xuất và kê khai thông tin hóa đơn |
Thông tin người mua chỉ bắt buộc khi khách yêu cầu. Đây là điểm giúp quầy thu ngân chạy nhanh, vì phần lớn khách lẻ không lấy hóa đơn mang tên mình.
Giao hóa đơn cho khách bằng cách nào
Nghị định cho ba hướng, và cơ sở chọn hướng phù hợp với quầy của mình: gửi hóa đơn điện tử bằng hình thức điện tử như tin nhắn hoặc thư điện tử, cung cấp đường dẫn để khách tự tải, hoặc in mã QR để khách quét tra cứu.
Cách mã QR thường gọn nhất với quán ăn và cửa hàng bán lẻ: hóa đơn giấy in ra từ máy tính tiền mang mã QR, khách nào cần bản điện tử thì quét, khách nào không cần thì cầm tờ giấy đi.
Lập sai thì phải thay thế, không được điều chỉnh
Điểm c khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC xếp hóa đơn điện tử từ máy tính tiền vào nhóm chỉ được xử lý bằng cách lập hóa đơn thay thế. Quyền chọn giữa điều chỉnh và thay thế mà hóa đơn thường được hưởng không áp dụng ở đây.
Hóa đơn thay thế phải mang dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”, và người bán ký số trước khi gửi cho người mua hoặc gửi cơ quan thuế cấp mã.
Thời điểm lập với vài ngành đặc thù
Một số hoạt động hay dùng máy tính tiền có quy định riêng về thời điểm lập hóa đơn tại Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
- Bán lẻ xăng dầu tại cửa hàng: thời điểm kết thúc việc bán theo từng lần bán.
- Taxi có phần mềm tính tiền: thời điểm kết thúc chuyến đi, lập hóa đơn cho khách đồng thời chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế.
- Cơ sở khám chữa bệnh có phần mềm quản lý viện phí, khách không lấy hóa đơn: cuối ngày tổng hợp lập một hóa đơn cho các dịch vụ đã thực hiện trong ngày.
- Casino và trò chơi điện tử có thưởng: chậm nhất 01 ngày kể từ khi kết thúc ngày xác định doanh thu, tính từ 06:00:00 sáng đến 05:59:59 sáng hôm sau.
Việc chuẩn bị trước khi chạy
- Xác định mình có thuộc diện bắt buộc theo điểm c khoản 1 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP hay không, và có đang được miễn nhờ đã đăng ký hóa đơn có mã hay không.
- Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Điều 6 Thông tư 91/2026/TT-BTC nếu thuộc diện phải đăng ký mới.
- Chọn phần mềm máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế, kiểm tra phần mềm có xuất đủ các nội dung ở bảng trên.
- Thống nhất cách giao hóa đơn cho khách và huấn luyện nhân viên quầy, gồm cả cách xử lý khi khách yêu cầu hóa đơn mang tên công ty.
- Đặt quy trình nội bộ cho việc lập hóa đơn thay thế khi bán sai, gồm ai được lập và lưu hồ sơ ở đâu.
Với chuỗi nhiều điểm bán, phần khó là gom dữ liệu từng quầy về một bộ sổ và đối chiếu với tờ khai. Phần mềm kế toán VFRS nhận dữ liệu hóa đơn theo từng điểm bán và ghép vào một sổ chung, xem tại <a href=”https://app.vfrs.vn” target=”_blank” rel=”noopener”>app.vfrs.vn.
Xem thêm: Xử lý hóa đơn điện tử đã lập sai: khi nào điều chỉnh, khi nào thay thế
Cửa hàng tạp hóa nhỏ đã có hóa đơn điện tử có mã, có phải mua máy tính tiền không?
Không bắt buộc. Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP nói rõ cơ sở bán hàng trực tiếp đến người tiêu dùng đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế thì không bắt buộc đăng ký thêm hóa đơn điện tử từ máy tính tiền.
Khách không lấy hóa đơn thì có phải lập không?
Vẫn phải lập. Thông tin người mua mới là phần chỉ bắt buộc khi khách yêu cầu. Hóa đơn từ máy tính tiền vẫn phải có tên và mã số thuế người bán, tên hàng, đơn giá, số lượng, giá thanh toán, thời điểm lập và mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu để tra cứu.
Đại lý bán ô tô, xe máy có thuộc diện bắt buộc máy tính tiền không?
Không. Nhóm bán lẻ trong danh sách bắt buộc đã loại trừ ô tô, mô tô, xe máy và xe có động cơ khác.
Bấm nhầm số lượng trên máy tính tiền, đã in hóa đơn cho khách thì sửa thế nào?
Lập hóa đơn thay thế theo điểm c khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, ghi dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”, ký số rồi gửi cho người mua hoặc gửi cơ quan thuế cấp mã. Loại hóa đơn này không được xử lý bằng hóa đơn điều chỉnh.
- Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định chi tiết Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử, hiệu lực từ ngày 01/7/2026, các Điều 6, 9 và 10
- Thông tư 91/2026/TT-BTC hướng dẫn Luật Quản lý thuế và Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hiệu lực từ ngày 01/7/2026, các Điều 6 và 10
- Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15, hiệu lực từ ngày 01/7/2026, Điều 26
[…] […]