Bài viết theo Điều 8 Thông tư 91/2026/TT-BTC, hiệu lực từ ngày 01/7/2026
Sáng ra xuất hóa đơn cho khách, hệ thống báo từ chối. Đó là lúc doanh nghiệp biết mình đã bị ngừng sử dụng hóa đơn điện tử. Với nhiều trường hợp, cơ quan thuế ngừng tiếp nhận trước và không gửi thông báo nào, nên biết trước danh sách các tình huống dẫn tới việc này là cách duy nhất để tránh.
Nhóm bị khóa mà không có thông báo báo trước
Điểm a khoản 2 Điều 8 Thông tư 91/2026/TT-BTC nói rõ: với năm trường hợp dưới đây, Hệ thống thông tin quản lý thuế ngừng tiếp nhận hóa đơn điện tử và không gửi thông báo.
| Trường hợp | Khóa kể từ ngày |
|---|---|
| Chấm dứt hiệu lực mã số thuế | Ngày chấm dứt hiệu lực mã số thuế |
| Cơ quan thuế xác minh và thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký | Ngày cơ quan thuế ban hành thông báo |
| Tạm ngừng kinh doanh | Ngày tạm ngừng kinh doanh |
| Bị cưỡng chế nợ thuế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử | Ngày có quyết định cưỡng chế |
| Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không bổ sung thông tin đăng ký thuế theo yêu cầu | Ngày hết thời hạn bổ sung |
Nhiều doanh nghiệp đăng ký tạm ngừng kinh doanh vài tháng cho đỡ nghĩa vụ, rồi vẫn định xuất nốt vài hóa đơn cho hợp đồng cũ. Không xuất được, vì hệ thống ngừng tiếp nhận ngay từ ngày tạm ngừng.
Việc cần làm là xuất hết hóa đơn cho các giao dịch đã hoàn thành trước ngày bắt đầu tạm ngừng kinh doanh.
Nhóm hộ kinh doanh phải bổ sung thông tin
Điểm i khoản 1 Điều 8 nhắm vào một nhóm cụ thể: hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đã được cấp mã số thuế trước ngày 01/7/2025 mà thông tin đăng ký thuế không khớp đúng với thông tin lưu trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, hoặc không đầy đủ.
Cơ quan thuế yêu cầu bổ sung trong thời hạn 10 ngày làm việc. Quá hạn mà chưa làm thì bị tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử. Đây là việc nên chủ động rà trước, vì phần lớn sai lệch là do đăng ký từ lâu theo chứng minh nhân dân cũ.
Nhóm liên quan đến hành vi vi phạm
- Dùng hóa đơn điện tử để bán hàng nhập lậu, hàng cấm, hàng giả, hàng hóa giả mạo về sở hữu trí tuệ, bị cơ quan có thẩm quyền phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế.
- Lập hóa đơn điện tử phục vụ mục đích bán khống hàng hóa, dịch vụ để chiếm đoạt tiền của tổ chức, cá nhân, bị phát hiện và khởi tố; hoặc cơ quan công an, viện kiểm sát, tòa án có văn bản đề nghị cơ quan thuế ngừng sử dụng hóa đơn.
- Cơ quan đăng ký kinh doanh hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh ngành nghề có điều kiện khi phát hiện không đủ điều kiện kinh doanh; hoặc cơ quan có thẩm quyền phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế về hành vi vi phạm pháp luật thuế và hóa đơn.
- Qua kiểm tra, cơ quan thuế xác định người nộp thuế có hành vi trốn thuế, hoặc được thành lập để mua bán, sử dụng hóa đơn điện tử không hợp pháp, hoặc sử dụng không hợp pháp hóa đơn điện tử để trốn thuế.
- Người nộp thuế thuộc diện rủi ro cao về thuế và hóa đơn theo Thông tư 94/2026/TT-BTC, là văn bản mà Điều 8 Thông tư 91/2026/TT-BTC viện dẫn.
Đổi ngành nghề làm mất điều kiện dùng máy tính tiền
Điểm h khoản 1 Điều 8 xử lý một tình huống nghiệp vụ thuần túy: cơ sở đang dùng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền nhưng thay đổi ngành nghề kinh doanh, dẫn tới không còn đáp ứng điều kiện tại điểm c khoản 1 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
Khi đó cơ quan thuế ra thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Người nộp thuế gửi văn bản tạm ngừng theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT tại Phụ lục III Thông tư 91/2026/TT-BTC, rồi chuyển sang hình thức hóa đơn phù hợp.
Thông báo đến bằng đường nào
Với các trường hợp còn lại, Hệ thống thông tin quản lý thuế gửi thông báo điện tử về việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/TB-NSD tại Phụ lục IV Thông tư 91/2026/TT-BTC, rồi mới ngừng tiếp nhận.
Thông báo là thư điện tử, nên hộp thư đăng ký với cơ quan thuế phải là hộp thư có người đọc hằng ngày. Đăng ký bằng địa chỉ của một nhân viên đã nghỉ việc là cách phổ biến nhất để không nhận được thông báo nào.
Rà trước để khỏi bị khóa
- Kiểm tra địa chỉ trụ sở trên đăng ký kinh doanh có đúng nơi đang hoạt động, có biển hiệu, có người nhận thư. Đây là nguyên nhân số một dẫn tới thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký.
- Theo dõi số thuế nợ và giải quyết trước khi phát sinh quyết định cưỡng chế.
- Với hộ kinh doanh cấp mã số thuế trước 01/7/2025, đối chiếu thông tin đăng ký thuế với căn cước công dân hiện tại.
- Cập nhật địa chỉ thư điện tử nhận thông báo của cơ quan thuế mỗi khi thay đổi nhân sự phụ trách.
- Trước khi đăng ký tạm ngừng kinh doanh, xuất hết hóa đơn cho các giao dịch đã hoàn thành.
Với văn phòng kế toán dịch vụ giữ sổ nhiều khách, việc theo dõi những rủi ro này cho từng khách là phần dễ rơi nhất. Phần mềm kế toán VFRS gom hồ sơ và tình trạng của từng khách về một màn hình, xem tại <a href=”https://app.vfrs.vn” target=”_blank” rel=”noopener”>app.vfrs.vn.
Xem thêm: Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền: ai bắt buộc dùng và trên hóa đơn phải có gì
Doanh nghiệp đang nợ thuế thì có bị khóa hóa đơn ngay không?
Không phải cứ nợ là bị khóa. Việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử chỉ xảy ra khi cơ quan thuế có quyết định cưỡng chế nợ thuế bằng chính biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử. Nhưng khi đã có quyết định thì hệ thống ngừng tiếp nhận kể từ ngày quyết định, không gửi thông báo riêng.
Tạm ngừng kinh doanh xong vẫn xuất hóa đơn cho hợp đồng cũ được không?
Không. Hệ thống ngừng tiếp nhận hóa đơn điện tử kể từ ngày tạm ngừng kinh doanh. Hóa đơn cho các giao dịch đã hoàn thành phải được lập trước ngày bắt đầu tạm ngừng.
Hộ kinh doanh bị yêu cầu bổ sung thông tin thì có bao lâu?
10 ngày làm việc kể từ khi cơ quan thuế yêu cầu. Quá hạn mà chưa bổ sung thì bị tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử. Quy định này áp dụng cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh được cấp mã số thuế trước ngày 01/7/2025 mà thông tin lệch hoặc thiếu so với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.
Bị thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký thì làm sao dùng lại hóa đơn?
Phải xử lý dứt điểm nguyên nhân với cơ quan thuế quản lý trực tiếp, gồm xác minh lại địa chỉ hoặc làm thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở, rồi mới được khôi phục việc sử dụng hóa đơn điện tử. Chừng nào thông báo còn hiệu lực thì hệ thống còn ngừng tiếp nhận.
- Thông tư 91/2026/TT-BTC hướng dẫn Luật Quản lý thuế và Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hiệu lực từ ngày 01/7/2026, Điều 8 và các Phụ lục III, IV
- Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định chi tiết Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử, hiệu lực từ ngày 01/7/2026, điểm c khoản 1 Điều 6
- Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15, hiệu lực từ ngày 01/7/2026