Hóa đơn điện tử từ ngày 01/7/2026: Nghị định 254/2026 thay Nghị định 123/2020

Bài viết theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC, cùng hiệu lực từ ngày 01/7/2026

Ngày 01/7/2026, toàn bộ nền pháp lý về hóa đơn của Việt Nam được thay mới. Nghị định 123/2020/NĐ-CP, văn bản mà giới kế toán đã quen thuộc suốt sáu năm, hết hiệu lực cùng với Nghị định 41/2022/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi nó. Thay vào chỗ đó là Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hướng dẫn Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15.

Đi kèm nghị định là Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định định dạng dữ liệu, ký hiệu mẫu hóa đơn, thủ tục đăng ký và cách xử lý hóa đơn đã lập sai. Hai văn bản này là thứ phải mở ra tra mỗi khi có vướng mắc về hóa đơn, thay cho bộ Nghị định 123 và Thông tư 78 cũ.

Sáu loại hóa đơn theo quy định mới

Điều 8 Nghị định 254/2026/NĐ-CP liệt kê các loại hóa đơn. So với trước, điểm mới đáng chú ý nhất là hóa đơn thương mại điện tử được đưa hẳn vào danh mục, dành cho người xuất khẩu đủ điều kiện chuyển dữ liệu hóa đơn thương mại bằng phương thức điện tử đến cơ quan thuế.

Doanh nghiệp chế xuất có hoạt động kinh doanh khác ngoài hoạt động chế xuất mà khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp thì dùng hóa đơn bán hàng; nếu khai theo phương pháp khấu trừ thì dùng hóa đơn giá trị gia tăng.

Ai dùng hóa đơn có mã, ai dùng hóa đơn không mã, ai bắt buộc máy tính tiền

Đây là phần quyết định doanh nghiệp phải đăng ký hình thức nào. Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP chia làm ba nhóm, và mỗi nhóm có một lối riêng.

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Đây là hình thức mặc định. Tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đều dùng hóa đơn có mã, trừ khi thuộc hai nhóm nói ở dưới. Người nộp thuế bị xác định là rủi ro cao về thuế theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính cũng phải dùng hóa đơn có mã, kể cả khi đang thuộc ngành nghề được dùng hóa đơn không mã.

Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Nhóm này gồm doanh nghiệp ở các lĩnh vực điện lực, xăng dầu, bưu chính, viễn thông, nước sạch, tài chính ngân hàng, chứng khoán, tài sản mã hóa, dịch vụ hỗ trợ giao dịch trên sàn giao dịch các-bon, bảo hiểm, y tế, thương mại điện tử, siêu thị, thương mại, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy.

Ngoài ngành nghề, còn phải đủ điều kiện kỹ thuật: đã hoặc sẽ giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, có hạ tầng công nghệ thông tin, có phần mềm kế toán và phần mềm lập hóa đơn đáp ứng việc lập, tra cứu, lưu trữ dữ liệu và truyền dữ liệu tới người mua lẫn cơ quan thuế.

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Bắt buộc với cơ sở bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng: trung tâm thương mại, siêu thị, bán lẻ (trừ ô tô, mô tô, xe máy và xe có động cơ khác), ăn uống, nhà hàng, khách sạn, vận tải hành khách, dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường bộ, dịch vụ nghệ thuật, vui chơi, giải trí, chiếu phim và các dịch vụ phục vụ cá nhân khác theo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam.

Có một lối thoát ít người để ý: nếu cơ sở bán lẻ đó đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không mã theo hai nhóm trên thì không bắt buộc phải đăng ký thêm hóa đơn từ máy tính tiền.

Riêng hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trên 1 tỷ đồng, hoặc bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng, thì bắt buộc dùng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.

Những trường hợp không phải lập hóa đơn

Điều 7 Nghị định 254/2026/NĐ-CP liệt kê các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử. Danh sách này đáng thuộc, vì lập thừa hóa đơn cũng gây rắc rối không kém lập thiếu.

• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ thuộc trường hợp lập bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ theo pháp luật thuế thu nhập doanh nghiệp, trừ khi đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có thu nhập từ cho thuê bất động sản; thu nhập từ cung cấp sản phẩm, dịch vụ nội dung thông tin số về giải trí, trò chơi điện tử, phim số, ảnh số, nhạc số, quảng cáo số cho tổ chức, cá nhân ở nước ngoài.
• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh làm đại lý xổ số, đại lý bảo hiểm, đại lý bán hàng đa cấp mà doanh nghiệp đã khấu trừ thuế theo quy định.
• Góp vốn bằng tài sản của tổ chức, cá nhân kinh doanh vào tổ chức kinh tế.
• Tài sản điều chuyển giữa công ty mẹ và đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc, giữa các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc với nhau, và tài sản điều chuyển khi chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp.
• Máy móc, thiết bị cho mượn là tài sản cố định và công cụ, dụng cụ phục vụ gia công hàng hóa của bên cho mượn, không thu tiền và không chuyển quyền sở hữu.
• Hàng hóa xuất chuyển kho nội bộ, xuất vật tư, bán thành phẩm để tiếp tục sản xuất kinh doanh trong cùng một cơ sở kinh doanh; hàng hóa, dịch vụ tự dùng cho sản xuất kinh doanh, kể cả tài sản cố định tự xây dựng, tự sản xuất.
• Các khoản thu không liên quan đến bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ như bồi thường bằng tiền, tiền thưởng, thu đòi người thứ ba của hoạt động bảo hiểm, các khoản thu hộ, thù lao thu hộ chi hộ cho cơ quan nhà nước.

Hóa đơn giấy và biên lai giấy còn lại đến bao giờ

Điều 44 Nghị định 254/2026/NĐ-CP chốt hai mốc khác nhau, và nhầm hai mốc này là chuyện dễ xảy ra.

Đăng ký và thay đổi thông tin đăng ký

Việc đăng ký, thay đổi nội dung đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được quy định tại Điều 6 Thông tư 91/2026/TT-BTC. Điều 7 cùng thông tư đặt ra tiêu chí xác định người nộp thuế có rủi ro cao trong đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, còn Điều 8 liệt kê các trường hợp bị ngừng hoặc tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.

Với doanh nghiệp mới thành lập sau ngày 01/7/2026, việc đăng ký đi thẳng theo bộ văn bản mới. Với doanh nghiệp đang hoạt động, điều đáng làm ngay là rà lại xem hình thức hóa đơn mình đang dùng có còn khớp với nhóm đối tượng ở Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP hay không, nhất là các cơ sở bán lẻ trực tiếp cho người tiêu dùng.

Bắt tay vào đâu trước

• Rà lại hình thức hóa đơn đang dùng có đúng nhóm đối tượng tại Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP hay không.
• Kiểm kho hóa đơn đặt in của cơ quan thuế và biên lai giấy, lập kế hoạch tiêu hủy theo đúng hai mốc thời gian ở trên.
• Cập nhật quy trình nội bộ và biểu mẫu: mọi chỗ còn viện dẫn Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã hết hiệu lực thì thay bằng Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
• Đối chiếu lại thời điểm lập hóa đơn của từng mảng hoạt động, vì Điều 9 quy định riêng cho hơn mười lĩnh vực đặc thù.
• Nếu là cơ sở bán lẻ, ăn uống, khách sạn, vận tải hành khách thì xác định rõ mình thuộc diện bắt buộc máy tính tiền hay đã được miễn nhờ đăng ký hóa đơn có mã, không mã.

Với văn phòng kế toán dịch vụ đang giữ sổ cho hàng chục doanh nghiệp, phần việc nặng nhất là soát lại từng khách xem ai đang dùng hình thức hóa đơn nào. Phần mềm kế toán VFRS có sẵn hồ sơ từng khách trên một màn hình, nên việc rà soát này làm trong một buổi thay vì mở lần lượt từng bộ sổ. Xem thử tại <a href=”https://app.vfrs.vn” target=”_blank” rel=”noopener”>app.vfrs.vn.

Xem thêm: Thuế hộ kinh doanh năm 2026: ngưỡng doanh thu 1 tỷ đồng và cách tính thuế