Thời điểm lập hóa đơn: quy tắc chung và mười lăm trường hợp đặc thù

Bài viết theo Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hiệu lực từ ngày 01/7/2026

Lập hóa đơn sớm một ngày hay muộn một ngày nghe có vẻ nhỏ, nhưng nó quyết định doanh thu rơi vào kỳ nào, tờ khai nào, và năm tài chính nào. Với hợp đồng bắc cầu qua hai kỳ kế toán thì một ngày lệch có thể kéo theo cả một khoản chênh lệch phải giải trình.

Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP đặt ra hai quy tắc gốc rồi liệt kê một loạt trường hợp đặc thù. Phần lớn tranh cãi trên thực tế nằm ở chỗ xác định hoạt động của mình thuộc quy tắc gốc hay thuộc một trường hợp riêng.

Hai quy tắc gốc

Bán hàng hóa

Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Quy tắc này áp dụng cả cho bán, chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia.

Riêng xuất khẩu hàng hóa, kể cả gia công xuất khẩu, người bán tự xác định thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử, nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo pháp luật hải quan.

Cung cấp dịch vụ

Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, kể cả khi cung cấp cho tổ chức, cá nhân nước ngoài, và cũng không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Nhưng nếu người cung cấp dịch vụ thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp thì thời điểm lập hóa đơn chuyển thành thời điểm thu tiền.

Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, từng công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho đúng khối lượng, giá trị tương ứng của lần đó.

Nhóm phải đối soát số liệu trước khi lập hóa đơn

Đây là nhóm lớn nhất và cũng dễ bị bỏ sót nhất. Với các hoạt động phát sinh thường xuyên, số lượng lớn, cần thời gian đối soát giữa bên bán và khách hàng, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành đối soát, nhưng có hạn chót.

Kỳ quy ước làm căn cứ tính lượng hàng hóa, dịch vụ do bên bán và người mua tự thỏa thuận. Nghĩa là điều khoản đối soát trong hợp đồng chính là thứ quyết định ngày lập hóa đơn, và nên được kế toán đọc kỹ trước khi ký.

Xây dựng, bất động sản, xăng dầu

• Xây dựng, lắp đặt: thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.
• Bất động sản, hạ tầng, xây nhà để bán, chuyển nhượng, chưa chuyển giao quyền: nếu thu tiền theo tiến độ dự án hoặc tiến độ ghi trong hợp đồng thì lập hóa đơn vào ngày thu tiền hoặc theo thỏa thuận thanh toán trong hợp đồng.
• Bất động sản đã chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng: quay về quy tắc gốc của bán hàng hóa.
• Bán lẻ xăng dầu tại cửa hàng: thời điểm kết thúc việc bán theo từng lần bán.

Y tế, taxi, thu phí không dừng

Ba lĩnh vực này có điểm chung là giao dịch nhỏ lẻ với số lượng rất lớn, nên nghị định cho phép gộp cuối ngày hoặc cuối kỳ.

Dầu khí, điện, tín dụng, bảo hiểm, xổ số, casino

• Dầu thô, condensate và sản phẩm chế biến từ dầu thô: thời điểm bên mua và bên bán xác định được giá bán chính thức.
• Khí thiên nhiên, khí đồng hành, khí than qua đường ống: thời điểm hai bên xác định khối lượng khí giao của tháng, chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn kê khai, nộp thuế của tháng phát sinh nghĩa vụ thuế.
• Công ty phát điện bán điện trên thị trường điện: căn cứ thời điểm đối soát số liệu thanh toán theo quy định của Bộ Công Thương hoặc hợp đồng mua bán điện đã được phê duyệt, chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn kê khai, nộp thuế của tháng phát sinh.
• Cho vay của tổ chức tín dụng: theo kỳ hạn thu lãi ghi trong thỏa thuận cho vay. Đến kỳ mà không thu được thì lập vào thời điểm thực thu được tiền lãi. Trả lãi trước hạn thì lập vào thời điểm thu lãi trước hạn.
• Kinh doanh bảo hiểm: thời điểm ghi nhận doanh thu bảo hiểm theo pháp luật kinh doanh bảo hiểm. Hợp đồng đồng bảo hiểm thì từng doanh nghiệp lập hóa đơn theo phần phí mình nhận, trừ khi ủy quyền cho một doanh nghiệp thu hộ.
• Xổ số truyền thống và xổ số biết kết quả ngay: sau khi thu hồi vé không tiêu thụ hết và chậm nhất trước khi mở thưởng kỳ tiếp theo, lập một hóa đơn giá trị gia tăng có mã cho từng đại lý.
• Casino và trò chơi điện tử có thưởng: chậm nhất 01 ngày kể từ khi kết thúc ngày xác định doanh thu, tính từ 06:00:00 sáng đến 05:59:59 sáng hôm sau.

Thẻ trả trước viễn thông

Với dịch vụ viễn thông bán qua thẻ trả trước hoặc thu cước phí hòa mạng khi khách đăng ký, nếu khách không yêu cầu xuất hóa đơn giá trị gia tăng hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế, thì cuối mỗi ngày hoặc định kỳ trong tháng, cơ sở kinh doanh lập chung một hóa đơn ghi tổng giá trị thẻ trả trước hoặc cước hòa mạng đã bán cho nhóm khách này.

Trong thực tế làm sổ, chỗ tốn thời gian nhất là đối chiếu ngày trên hóa đơn với ngày nghiệm thu, ngày thông quan hay ngày đối soát của từng hợp đồng. Phần mềm kế toán VFRS cho phép gắn hóa đơn với hợp đồng và mốc bàn giao, nên khi rà lại một kỳ thì thấy ngay hóa đơn nào lệch mốc. Xem tại <a href=”https://app.vfrs.vn” target=”_blank” rel=”noopener”>app.vfrs.vn.

Xem thêm: Xử lý hóa đơn điện tử đã lập sai: khi nào điều chỉnh, khi nào thay thế