Bài viết theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC, hiệu lực từ ngày 01/7/2026
Hóa đơn thiếu một nội dung bắt buộc là hóa đơn có nguy cơ bị loại khi quyết toán, và bên mua mất luôn quyền khấu trừ. Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP liệt kê mười mục phải có. Danh sách này gần giống quy định cũ, nhưng có ba chỗ đã đổi và đều theo hướng dễ thở hơn.
Mười nội dung bắt buộc
| Nội dung | Chi tiết |
|---|---|
| Định danh hóa đơn | Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn |
| Số hóa đơn | Số thứ tự của hóa đơn |
| Người bán | Tên, địa chỉ, mã số thuế |
| Người mua | Tên, địa chỉ, và một trong ba: mã số thuế, mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách, hoặc số định danh cá nhân |
| Hàng hóa, dịch vụ | Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá; thành tiền chưa có thuế; thuế suất; tổng tiền thuế theo từng mức thuế suất; tổng cộng tiền thuế; tổng tiền thanh toán đã có thuế |
| Chữ ký | Chữ ký người bán và chữ ký người mua. Hóa đơn điện tử không nhất thiết có chữ ký số của người mua, trừ khi hai bên có thỏa thuận |
| Thời điểm lập | Xác định theo Điều 9 của nghị định, hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch |
| Thời điểm ký số | Mốc riêng, khác với thời điểm lập |
| Mã cơ quan thuế | Chỉ với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế |
| Khoản mục khác | Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại nếu có, và các nội dung liên quan khác nếu có |
Ba điểm đáng chú ý
Người mua có thể ghi bằng số định danh cá nhân
Điểm d khoản 1 Điều 10 cho phép định danh người mua bằng mã số thuế, mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách, hoặc số định danh cá nhân. Khách lẻ không có mã số thuế nay vẫn lấy được hóa đơn ghi đúng danh tính của mình.
Chữ ký số của người mua không bắt buộc
Điểm e khoản 1 Điều 10 nói rõ hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số của người mua, trừ trường hợp người mua và người bán có thỏa thuận. Cần chữ ký số của bên mua thì phải ghi thành thỏa thuận, chứ nó không tự phát sinh.
Hai mốc thời gian, đừng gộp làm một
Hóa đơn mang cả thời điểm lập (điểm g) lẫn thời điểm ký số (điểm h). Thời điểm lập là mốc xác định nghĩa vụ thuế theo Điều 9. Thời điểm ký số là lúc người bán thật sự ký. Hai mốc lệch nhau là bình thường, và khi đối chiếu sổ thì phải bám mốc lập.
Đọc ký hiệu mẫu số và ký hiệu hóa đơn
Điều 4 Thông tư 91/2026/TT-BTC giữ cách mã hóa quen thuộc.
- Ký hiệu mẫu hóa đơn là một chữ số, nhận giá trị từ 1 đến 9, phản ánh loại hóa đơn điện tử.
- Ký hiệu hóa đơn là nhóm sáu ký tự gồm cả chữ và số, thể hiện hóa đơn có mã hay không có mã của cơ quan thuế, năm lập hóa đơn, và loại hóa đơn điện tử đang dùng.
- Với hóa đơn ủy nhiệm, còn phải có tên, địa chỉ, mã số thuế của bên nhận ủy nhiệm.
- Quy định chi tiết cách ghép ký hiệu nằm ở Phụ lục I, còn mẫu hiển thị từng loại hóa đơn nằm ở Phụ lục V của thông tư.
Những nội dung được phép thêm
Ngoài phần bắt buộc, người bán có thể đưa thêm biểu trưng hoặc lô-gô thể hiện nhãn hiệu, thương hiệu, hình ảnh đại diện. Tùy đặc điểm giao dịch và yêu cầu quản lý, hóa đơn còn có thể ghi thông tin hợp đồng mua bán, lệnh vận chuyển, mã khách hàng và các thông tin khác.
Với hóa đơn bán hàng của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, nghị định khuyến khích thể hiện thông tin nhóm ngành nghề tương ứng với hàng hóa, dịch vụ trên dữ liệu hóa đơn dạng XML gửi cơ quan thuế. Hàng hóa, dịch vụ thuộc diện không chịu thuế thì phải thể hiện tương ứng trên hóa đơn.
Khoản 2 Điều 10 giao Phụ lục kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định chi tiết nội dung hóa đơn và một số trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết có đầy đủ các nội dung nói trên.
Nghĩa là trước khi loại một hóa đơn vì thiếu mục nào đó, phải soi xem giao dịch có nằm trong danh sách được miễn của phụ lục hay không.
Hai loại hóa đơn có quy định nội dung riêng
- Hóa đơn bán tài sản công: theo Mẫu số 07/TSC-HĐ ban hành kèm Nghị định 186/2025/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Quản lý, sử dụng tài sản công.
- Hóa đơn giá trị gia tăng kiêm tờ khai hoàn thuế: bảo đảm nội dung tại Điều 10 và theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính, chi tiết ở Điều 5 Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Khi nhận hóa đơn đầu vào của hàng chục khách, việc soát đủ mười nội dung cho từng tờ là không khả thi bằng mắt. Phần mềm kế toán VFRS đọc hóa đơn điện tử và báo ngay tờ nào thiếu mục bắt buộc, xem tại <a href=”https://app.vfrs.vn” target=”_blank” rel=”noopener”>app.vfrs.vn.
Xem thêm: Thời điểm lập hóa đơn: quy tắc chung và mười lăm trường hợp đặc thù
Khách lẻ không có mã số thuế thì ghi gì vào phần người mua?
Ghi số định danh cá nhân. Điểm d khoản 1 Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP cho phép định danh người mua bằng mã số thuế, mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách hoặc số định danh cá nhân.
Hóa đơn điện tử có bắt buộc người mua ký số không?
Không, trừ khi hai bên có thỏa thuận. Điểm e khoản 1 Điều 10 nêu rõ điều này. Doanh nghiệp muốn bên mua ký số thì phải đưa vào thỏa thuận với bên mua.
Ngày trên hóa đơn và ngày ký số lệch nhau thì lấy ngày nào để kê khai?
Lấy thời điểm lập hóa đơn, vì đó là mốc xác định nghĩa vụ thuế theo Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Thời điểm ký số là một nội dung riêng tại điểm h và không thay thế thời điểm lập.
Ký hiệu hóa đơn gồm mấy ký tự?
Sáu ký tự, gồm cả chữ và số, thể hiện hóa đơn có mã hay không có mã của cơ quan thuế, năm lập hóa đơn và loại hóa đơn điện tử. Riêng ký hiệu mẫu hóa đơn chỉ là một chữ số từ 1 đến 9.
- Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định chi tiết Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử, hiệu lực từ ngày 01/7/2026, Điều 10 và Phụ lục kèm theo
- Thông tư 91/2026/TT-BTC hướng dẫn Luật Quản lý thuế và Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hiệu lực từ ngày 01/7/2026, các Điều 4, 5 và các Phụ lục I, V
- Nghị định 186/2025/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Quản lý, sử dụng tài sản công, Mẫu số 07/TSC-HĐ