Nội quy lao động: nội dung và thủ tục đăng ký

Bài viết theo Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14, các Điều 118, 119 và 121

Nội quy lao động là căn cứ pháp lý để doanh nghiệp xử lý kỷ luật người lao động. Thiếu nó, hoặc có mà chưa đăng ký, thì mọi quyết định kỷ luật đều mất chỗ dựa, và doanh nghiệp thường thua khi tranh chấp ra tới tòa.

Ai phải có, và có dưới hình thức nào

Quy mô	Hình thức	Đăng ký
Dưới 10 người lao động	Phải ban hành nội quy lao động; hình thức văn bản không bắt buộc	Không bắt buộc đăng ký
Từ 10 người lao động trở lên	Nội quy lao động phải bằng văn bản	Phải đăng ký tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đăng ký kinh doanh

Mọi doanh nghiệp đều phải ban hành nội quy

Khoản 1 Điều 118 viết là người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động, không kèm điều kiện quy mô. Con số 10 người chỉ quyết định hình thức phải bằng văn bản và nghĩa vụ đăng ký.

Doanh nghiệp năm người vẫn phải có nội quy lao động.

Chín nội dung chủ yếu

Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi.
Trật tự tại nơi làm việc.
An toàn, vệ sinh lao động.
Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc, kèm trình tự và thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc.
Bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động.
Trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động.
Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động.
Trách nhiệm vật chất.
Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động.

Nội dung nội quy không được trái với pháp luật về lao động và các quy định pháp luật có liên quan. Điều khoản trái luật thì vô hiệu, và cơ quan đăng ký sẽ yêu cầu sửa.

Mục thứ tư về phòng chống quấy rối tình dục là nội dung nhiều bản nội quy cũ chưa có. Ngoài việc nêu nguyên tắc, nội quy phải mô tả cả trình tự, thủ tục xử lý, tức là ai nhận đơn, ai xác minh, xử lý trong bao lâu.

Hai thủ tục trước khi ban hành

Tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, với nơi có tổ chức này. Áp dụng cả khi ban hành mới và khi sửa đổi, bổ sung.
Thông báo đến người lao động, và niêm yết những nội dung chính ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc.

Thủ tục đăng ký

Bước	Thời hạn
Nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động	Trong 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động
Cơ quan chuyên môn về lao động thông báo và hướng dẫn sửa nếu có nội dung trái pháp luật	Trong 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ
Nội quy có hiệu lực	Sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan nhà nước có thẩm quyền nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký

Doanh nghiệp có chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất kinh doanh đặt ở nhiều địa bàn khác nhau thì gửi nội quy đã được đăng ký đến cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi đặt các cơ sở đó.

Cơ quan chuyên môn cấp tỉnh có thể ủy quyền cho cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện việc đăng ký, tùy điều kiện cụ thể.

Doanh nghiệp dưới 10 người tự quyết hiệu lực

Doanh nghiệp sử dụng dưới 10 người lao động mà ban hành nội quy bằng văn bản thì hiệu lực do chính doanh nghiệp quyết định và ghi trong nội quy lao động.

Nên ghi rõ ngày có hiệu lực ngay trong văn bản, thay vì để trống rồi tranh cãi về thời điểm khi có việc.

Vì sao kế toán cũng nên quan tâm

Nội quy lao động là nơi ghi các trường hợp được tạm chuyển người lao động làm việc khác, các hành vi vi phạm và hình thức xử lý, cùng trách nhiệm vật chất. Ba nhóm này đều dẫn tới các khoản khấu trừ hoặc bồi thường trên bảng lương, và mọi khoản khấu trừ đều cần căn cứ.

Nội quy cũng gắn với thang bảng lương và quy chế trả lương: cả ba văn bản cùng tạo thành bộ hồ sơ nội bộ mà cơ quan lao động, cơ quan bảo hiểm và cơ quan thuế đều có thể yêu cầu xuất trình.

Việc nên rà lại

Đếm số người lao động hiện tại, so với mốc 10 người để biết có phải đăng ký hay chưa.
Kiểm tra nội quy có đủ chín nội dung chủ yếu, đặc biệt là mục phòng chống quấy rối tình dục kèm trình tự thủ tục xử lý.
Với nơi có tổ chức đại diện người lao động, lưu biên bản tham khảo ý kiến.
Kiểm tra đã niêm yết những nội dung chính tại nơi làm việc hay chưa.
Với doanh nghiệp nhiều địa bàn, gửi bản đã đăng ký tới cơ quan lao động của từng nơi đặt cơ sở.
Đối chiếu ngày nhận đủ hồ sơ và cộng 15 ngày để biết chính xác nội quy có hiệu lực từ khi nào.

Với văn phòng kế toán dịch vụ nhận thêm phần hồ sơ nhân sự cho khách, bộ ba nội quy lao động, thang bảng lương và quy chế trả lương là thứ nên dựng ngay khi nhận khách mới. Phần mềm kế toán VFRS lưu hồ sơ nhân sự theo từng khách, xem tại app.vfrs.vn.

Xem thêm: Thử việc và thang bảng lương: những mốc doanh nghiệp phải làm đúng

Công ty có 6 nhân viên thì có phải làm nội quy lao động không?

Có. Khoản 1 Điều 118 Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14 buộc người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động, không kèm điều kiện quy mô. Mốc 10 người chỉ quyết định việc nội quy phải bằng văn bản và phải đăng ký.

Nội quy lao động có hiệu lực từ khi nào?

Sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan nhà nước có thẩm quyền nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký. Doanh nghiệp dưới 10 người lao động ban hành nội quy bằng văn bản thì hiệu lực do chính doanh nghiệp quyết định và ghi trong nội quy.

Nộp hồ sơ đăng ký nội quy chậm nhất bao lâu sau khi ban hành?

Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động, theo khoản 2 Điều 119.

Công ty có nhiều chi nhánh ở các tỉnh khác nhau thì đăng ký ở đâu?

Đăng ký tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đăng ký kinh doanh, rồi gửi nội quy đã được đăng ký đến cơ quan chuyên môn về lao động của từng tỉnh nơi đặt chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất kinh doanh.

Nội quy lao động phải có nội dung gì về quấy rối tình dục?

Điểm d khoản 2 Điều 118 yêu cầu nội quy có nội dung về phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc, kèm trình tự và thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc.

Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14, các Điều 118, 119, 120 và 121
Nghị định của Chính phủ quy định chi tiết Điều 118 Bộ luật Lao động về nội quy lao động

Chia sẻ bài viếtFacebook Zalo X