Kỷ luật lao động: hình thức, thời hiệu và trình tự xử lý

Bài viết theo các Điều 122 đến 127 Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14

Xử lý kỷ luật sai trình tự là thứ khiến doanh nghiệp thua kiện nhiều nhất trong tranh chấp lao động. Ba chỗ hay hỏng: quá thời hiệu, thiếu người tham gia phiên họp, và xử lý hành vi chưa có trong nội quy lao động.

Bốn hình thức kỷ luật

Bốn nguyên tắc bắt buộc

• Doanh nghiệp phải chứng minh được lỗi của người lao động.
• Phải có sự tham gia của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người bị xử lý là thành viên.
• Người lao động phải có mặt và có quyền tự bào chữa, nhờ luật sư hoặc tổ chức đại diện người lao động bào chữa. Người chưa đủ 15 tuổi thì phải có người đại diện theo pháp luật tham gia.
• Việc xử lý kỷ luật phải được ghi thành biên bản.

• Một hành vi vi phạm chỉ áp dụng một hình thức kỷ luật.
• Người lao động cùng lúc có nhiều hành vi vi phạm thì chỉ áp dụng hình thức cao nhất tương ứng với hành vi nặng nhất.

Khi nào chưa được xử lý kỷ luật

• Người lao động đang nghỉ ốm đau, điều dưỡng, hoặc nghỉ việc được sự đồng ý của doanh nghiệp.
• Đang bị tạm giữ, tạm giam.
• Đang chờ kết quả điều tra, xác minh và kết luận của cơ quan có thẩm quyền với hành vi trộm cắp, tham ô, đánh bạc, cố ý gây thương tích, dùng ma túy tại nơi làm việc, hoặc hành vi tiết lộ bí mật, xâm phạm sở hữu trí tuệ, gây thiệt hại nghiêm trọng, quấy rối tình dục.
• Lao động nữ mang thai; người lao động nghỉ thai sản, nuôi con dưới 12 tháng tuổi.
• Người lao động vi phạm trong khi mắc bệnh tâm thần hoặc bệnh khác làm mất khả năng nhận thức, khả năng điều khiển hành vi.

Thời hiệu xử lý

Bốn trường hợp được sa thải

• Người lao động có hành vi trộm cắp, tham ô, đánh bạc, cố ý gây thương tích, sử dụng ma túy tại nơi làm việc.
• Người lao động tiết lộ bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ của doanh nghiệp; có hành vi gây thiệt hại nghiêm trọng hoặc đe dọa gây thiệt hại đặc biệt nghiêm trọng về tài sản, lợi ích của doanh nghiệp; hoặc quấy rối tình dục tại nơi làm việc, với điều kiện các hành vi này được quy định trong nội quy lao động.
• Người lao động bị kỷ luật kéo dài thời hạn nâng lương hoặc cách chức mà tái phạm trong thời gian chưa xóa kỷ luật. Tái phạm là lặp lại chính hành vi đã bị xử lý mà chưa được xóa kỷ luật.
• Người lao động tự ý bỏ việc 05 ngày cộng dồn trong 30 ngày, hoặc 20 ngày cộng dồn trong 365 ngày, tính từ ngày đầu tiên tự ý bỏ việc, mà không có lý do chính đáng.

Lý do chính đáng gồm thiên tai, hỏa hoạn, bản thân hoặc thân nhân bị ốm có xác nhận của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có thẩm quyền, và các trường hợp khác được quy định trong nội quy lao động.

Xóa kỷ luật

Điều kiện chung là không tiếp tục vi phạm kỷ luật lao động trong thời gian đó. Riêng người bị kéo dài thời hạn nâng lương, sau khi chấp hành được một nửa thời hạn mà sửa chữa tiến bộ thì có thể được xét giảm thời hạn.

Ba hành vi bị nghiêm cấm

• Xâm phạm sức khỏe, danh dự, tính mạng, uy tín, nhân phẩm của người lao động.
• Phạt tiền, cắt lương thay việc xử lý kỷ luật lao động.
• Xử lý kỷ luật với hành vi không được quy định trong nội quy lao động, không thỏa thuận trong hợp đồng lao động đã giao kết, hoặc pháp luật về lao động không có quy định.

Điều cấm thứ hai đáng chú ý với phòng kế toán: hình thức trừ tiền lương để phạt lỗi đi muộn, làm hỏng hàng, không đạt chỉ tiêu đều nằm trong nhóm bị cấm.

Việc cần chuẩn bị trước

• Rà nội quy lao động cho đủ các hành vi vi phạm và hình thức xử lý tương ứng, vì hành vi ngoài nội quy thì không xử lý được.
• Ghi ngày xảy ra hành vi vi phạm ngay khi phát hiện, để đếm đúng thời hiệu 06 tháng hoặc 12 tháng.
• Mời đủ thành phần dự họp: tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở và chính người lao động.
• Lập biên bản cho mỗi phiên xử lý, kể cả khi người lao động vắng mặt.
• Ban hành quyết định trong thời hạn, quá hạn là mất quyền xử lý.
• Bỏ các quy định phạt tiền, trừ lương trong quy chế nội bộ, thay bằng hình thức kỷ luật hợp pháp.

Các khoản trừ lương do vi phạm nội bộ dễ vướng điều cấm, nên bảng lương cần tách rõ khoản nào là trừ hợp pháp. Phần mềm kế toán VFRS ghi rõ từng khoản khấu trừ trên bảng lương, xem tại app.vfrs.vn.

Xem thêm: Nội quy lao động: khi nào bắt buộc, nội dung và thủ tục đăng ký