Bài viết theo Thông tư số 99/2025/TT-BTC, Điều 28, hiệu lực từ ngày 01/01/2026
Hầu như doanh nghiệp nào cũng làm sổ trên phần mềm, nhưng ít nơi kiểm xem phần mềm mình dùng có đạt chuẩn mà pháp luật kế toán đòi hỏi hay chưa. Điều 28 Thông tư 99/2025/TT-BTC đặt ra sáu yêu cầu tối thiểu, và một câu về trách nhiệm mà người ký báo cáo nên đọc kỹ.
- Doanh nghiệp được dùng phần mềm kế toán, nhưng phần mềm phải đạt sáu yêu cầu tối thiểu về chuyên môn nghiệp vụ.
- Yêu cầu nặng nhất: sửa số liệu đã ghi sổ thì phải lưu lại dấu vết theo trình tự thời gian.
- Phần mềm phải cảnh báo hoặc ngăn chặn được việc can thiệp có chủ ý làm thay đổi số liệu đã ghi sổ.
- Phải kết nối được với phần mềm hóa đơn điện tử và chữ ký số, và phải nâng cấp được khi pháp luật thay đổi.
- Trách nhiệm về tính chính xác của số liệu thuộc về người quản lý điều hành và kế toán trưởng, không chuyển sang nhà cung cấp phần mềm.
Sáu yêu cầu tối thiểu
| Yêu cầu | Nội dung |
|---|---|
| Tuân thủ pháp luật | Các quy trình, nghiệp vụ kế toán thiết lập trên phần mềm phải tuân thủ pháp luật kế toán, pháp luật thuế và pháp luật liên quan; không làm thay đổi bản chất, nguyên tắc, phương pháp kế toán, cũng như thông tin và số liệu trình bày trên sổ kế toán và báo cáo tài chính |
| Chính xác và lưu dấu vết | Xử lý các quy trình, thông tin, số liệu liên quan nhau phải chính xác, phù hợp, không trùng lắp. Khi sửa chữa phải lưu lại dấu vết các nội dung đã ghi sổ theo trình tự thời gian |
| Bảo mật và chống can thiệp | Thông tin, dữ liệu phải bảo mật, an toàn theo pháp luật về an toàn thông tin. Hệ thống phải có khả năng cảnh báo hoặc ngăn chặn việc can thiệp có chủ ý làm thay đổi số liệu đã ghi sổ |
| Xuất được dữ liệu | Cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin và dữ liệu đầu ra theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền và các bên sử dụng dữ liệu |
| Kết nối được | Có khả năng kết nối hoặc sẵn sàng kết nối với các phần mềm liên quan khi làm công tác kế toán, chẳng hạn phần mềm hóa đơn điện tử và chữ ký số |
| Nâng cấp được | Có khả năng nâng cấp, sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với những thay đổi của pháp luật kế toán, thuế và pháp luật liên quan |
Lưu dấu vết khi sửa sổ: yêu cầu khắt khe nhất
Điểm b khoản 1 Điều 28 đòi phần mềm lưu lại dấu vết các nội dung đã ghi sổ kế toán theo trình tự thời gian mỗi khi có sửa chữa. Yêu cầu này nối thẳng với Điều 27 Luật Kế toán, vốn cấm tẩy xóa làm mất dấu vết số liệu ghi sai và buộc sổ ghi bằng phương tiện điện tử phải sửa theo phương pháp ghi điều chỉnh.
Phần mềm cho phép mở lại một bút toán cũ, gõ đè số mới lên rồi lưu, mà sau đó chẳng ai tra ra được số cũ là bao nhiêu và ai sửa lúc nào, thì phần mềm đó chưa đáp ứng điểm b khoản 1 Điều 28.
Cách kiểm nhanh: sửa thử một bút toán của kỳ đã khóa, rồi tìm xem hệ thống có lưu lại bản ghi cũ và thời điểm sửa hay không.
Cảnh báo hoặc ngăn chặn can thiệp
Điểm c khoản 1 đòi hệ thống thông tin được thiết lập có khả năng cảnh báo hoặc ngăn chặn việc can thiệp có chủ ý làm thay đổi thông tin, số liệu đã ghi sổ. Đây là yêu cầu về kiểm soát quyền, rộng hơn phần mã hóa dữ liệu: ai được sửa, sửa tới kỳ nào, và hệ thống phản ứng ra sao khi có người vượt quyền.
Nó ăn khớp với Điều 39 Luật Kế toán về kiểm soát nội bộ, phần đòi các nghiệp vụ phải được phê duyệt đúng thẩm quyền và ghi chép đầy đủ.
Kết nối và nâng cấp
Hai yêu cầu cuối hướng về tương lai. Điểm đ đòi phần mềm kết nối hoặc sẵn sàng kết nối với các phần mềm liên quan, mà thông tư nêu đích danh phần mềm hóa đơn điện tử và chữ ký số. Điểm e đòi phần mềm nâng cấp được khi pháp luật kế toán, thuế và pháp luật liên quan thay đổi.
Với nhịp thay đổi của luật thuế và luật kế toán mấy năm gần đây, điểm e là thứ nên hỏi rõ nhà cung cấp trước khi ký hợp đồng: bản nâng cấp theo quy định mới có tính thêm tiền hay đã nằm trong phí sử dụng.
Ai chịu trách nhiệm về số liệu
Khoản 2 Điều 28 khép lại bằng câu quan trọng nhất với người ký báo cáo: người quản lý điều hành doanh nghiệp, kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán và những người có liên quan phải chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của thông tin, số liệu kế toán được cung cấp từ phần mềm kế toán.
Số liệu do phần mềm xuất ra, nhưng người chịu trách nhiệm trước pháp luật vẫn là người điều hành và kế toán trưởng của doanh nghiệp. Lỗi của phần mềm là chuyện giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp, và nó nằm ngoài phạm vi trách nhiệm mà khoản 2 Điều 28 đặt ra.
Việc nên làm khi chọn hoặc rà lại phần mềm
- Thử sửa một bút toán cũ và kiểm xem hệ thống có lưu bản ghi trước khi sửa, người sửa và thời điểm sửa hay không.
- Kiểm phân quyền: ai được sửa sổ của kỳ đã khóa, và hệ thống cảnh báo thế nào.
- Xuất thử bộ dữ liệu sổ và báo cáo ra tệp, xem có đủ và đúng định dạng để nộp khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.
- Kiểm khả năng nối với phần mềm hóa đơn điện tử đang dùng và với chữ ký số.
- Hỏi rõ chính sách nâng cấp khi chế độ kế toán hoặc chính sách thuế thay đổi.
Phần mềm kế toán VFRS dựng sổ theo chế độ kế toán đang áp dụng và giữ dấu vết các bút toán điều chỉnh, được tặng miễn phí cho doanh nghiệp nhỏ tại app.vfrs.vn.
Xem thêm: Sổ kế toán: mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và ba cách sửa sai
Doanh nghiệp có được tự chọn phần mềm kế toán không?
Được. Khoản 1 Điều 28 Thông tư 99/2025/TT-BTC cho doanh nghiệp sử dụng các phần mềm kế toán để làm công tác kế toán, với điều kiện phần mềm đáp ứng tối thiểu sáu yêu cầu chuyên môn, nghiệp vụ mà điều này nêu ra.
Phần mềm kế toán có bắt buộc lưu lịch sử chỉnh sửa không?
Có. Điểm b khoản 1 Điều 28 Thông tư 99/2025/TT-BTC đòi khi sửa chữa phải lưu lại dấu vết các nội dung đã ghi sổ kế toán theo trình tự thời gian.
Phần mềm có phải kết nối với hóa đơn điện tử không?
Phải có khả năng kết nối hoặc sẵn sàng kết nối với các phần mềm liên quan khi thực hiện công tác kế toán, trong đó thông tư nêu đích danh phần mềm hóa đơn điện tử và chữ ký số, theo điểm đ khoản 1 Điều 28.
Số liệu kế toán sai do lỗi phần mềm thì ai chịu trách nhiệm?
Khoản 2 Điều 28 Thông tư 99/2025/TT-BTC đặt trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của thông tin và số liệu kế toán cung cấp từ phần mềm lên người quản lý điều hành doanh nghiệp, kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán và những người có liên quan.
Dùng Excel để làm sổ kế toán có được không?
Điều 28 nói về phần mềm kế toán và đặt sáu yêu cầu tối thiểu, trong đó có việc lưu dấu vết khi sửa chữa và khả năng cảnh báo hoặc ngăn chặn can thiệp có chủ ý vào số liệu đã ghi sổ. Công cụ nào đáp ứng đủ các yêu cầu đó thì dùng được; đây chính là chỗ bảng tính thông thường khó đạt.
Phần mềm cũ chưa cập nhật theo chế độ kế toán mới thì sao?
Điểm e khoản 1 Điều 28 đòi phần mềm có khả năng nâng cấp, sửa đổi, bổ sung phù hợp với những thay đổi của pháp luật kế toán, thuế và pháp luật liên quan. Phần mềm không nâng cấp kịp thì doanh nghiệp vẫn là bên chịu trách nhiệm về số liệu xuất ra.
- Thông tư số 99/2025/TT-BTC hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp, Điều 28, hiệu lực từ ngày 01/01/2026
- Luật Kế toán số 88/2015/QH13, Điều 27 và Điều 39, bản hợp nhất số 25/VBHN-VPQH
