Sổ kế toán: cách ghi, khóa sổ và sửa sai

Bài viết theo Luật Kế toán số 88/2015/QH13, các Điều 24, 25, 26 và 27, bản hợp nhất số 25/VBHN-VPQH

Sổ kế toán là nơi mọi chứng từ được xếp lại thành số liệu có hệ thống, và cũng là thứ cơ quan thuế yêu cầu đầu tiên khi vào kiểm tra. Luật đặt ra khá nhiều quy tắc cho khâu này, từ cách trình bày cho tới cách sửa khi phát hiện ghi sai.

Nắm nhanh

Sổ phải mở vào đầu kỳ kế toán năm; đơn vị mới thành lập thì mở từ ngày thành lập.
Mỗi kỳ kế toán năm chỉ dùng một hệ thống sổ kế toán.
Phải khóa sổ vào cuối kỳ trước khi lập báo cáo tài chính.
Sai sót phải sửa theo một trong ba cách: ghi cải chính, ghi số âm, hoặc ghi điều chỉnh. Cấm tẩy xóa.
Ghi sổ bằng phần mềm thì chỉ được sửa theo cách thứ ba, và không phải đóng dấu giáp lai.

Sổ kế toán phải có gì

Khoản 2 Điều 24 đòi trên sổ phải ghi tên đơn vị kế toán, tên sổ, ngày tháng năm lập sổ, ngày tháng năm khóa sổ, chữ ký của người lập sổ cùng kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật, số trang, và đóng dấu giáp lai.

Bên trong sổ, khoản 3 Điều 24 liệt kê năm nội dung chủ yếu mà mỗi dòng ghi phải thể hiện.

Ngày, tháng, năm ghi sổ.
Số hiệu và ngày tháng năm của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ.
Tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
Số tiền của nghiệp vụ ghi vào các tài khoản kế toán.
Số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ.

Sổ kế toán chia thành sổ tổng hợp và sổ chi tiết. Đơn vị phải căn cứ vào hệ thống sổ do Bộ Tài chính quy định để chọn một hệ thống áp dụng, và trong một kỳ kế toán năm chỉ dùng một hệ thống. Trong khuôn khổ hệ thống đã chọn, đơn vị được cụ thể hóa thêm các sổ cho hợp với yêu cầu quản lý của mình.

Mở sổ và ghi sổ

Mở sổ vào đầu kỳ kế toán năm. Đơn vị mới thành lập thì mở sổ từ ngày thành lập.
Căn cứ ghi sổ là chứng từ kế toán.
Ghi kịp thời, rõ ràng, đầy đủ. Số liệu phải chính xác, trung thực, khớp với chứng từ.
Ghi theo trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ. Số liệu sổ năm sau phải kế tiếp số liệu sổ năm trước liền kề.
Sổ phải ghi liên tục từ khi mở đến khi khóa.

Với sổ ghi tay, khoản 5 Điều 26 còn đặt thêm những quy tắc trình bày: ghi bằng bút mực; không ghi xen thêm phía trên hay phía dưới dòng; không ghi chồng lên nhau; không ghi cách dòng; ghi không hết trang thì gạch chéo phần còn trống; ghi hết trang thì cộng số liệu tổng cộng của trang rồi chuyển sang trang kế tiếp.

Khóa sổ

Đơn vị phải khóa sổ vào cuối kỳ kế toán, trước khi lập báo cáo tài chính, và khóa sổ trong các trường hợp khác mà pháp luật quy định. Khóa sổ là mốc chốt số liệu, nên mọi điều chỉnh sau đó đều phải để lại dấu vết.

Ghi sổ bằng phần mềm

Khoản 7 Điều 26 cho phép ghi sổ bằng phương tiện điện tử. Khi đó vẫn phải tuân thủ nội dung sổ theo Điều 24, hệ thống sổ theo Điều 25 và các quy tắc mở sổ, ghi sổ, khóa sổ, chỉ trừ việc đóng dấu giáp lai.

Sau khi khóa sổ trên phần mềm	Điều kiện kèm theo
In sổ ra giấy và đóng thành quyển riêng cho từng kỳ kế toán năm	Đưa vào lưu trữ theo thời hạn quy định
Lưu sổ ngay trên phương tiện điện tử	Bảo đảm an toàn và bảo mật dữ liệu, tra cứu được trong suốt thời hạn lưu trữ

Ba cách sửa chữa sổ kế toán

Khoản 1 Điều 27 mở đầu bằng một điều cấm: phát hiện sổ có sai sót thì cấm tẩy xóa làm mất dấu vết thông tin, số liệu ghi sai. Sửa phải theo một trong ba phương pháp.

Phương pháp	Cách làm
Ghi cải chính	Gạch một đường thẳng vào chỗ sai, ghi số hoặc chữ đúng ở phía trên, kế toán trưởng ký bên cạnh
Ghi số âm	Ghi lại số sai bằng mực đỏ hoặc đặt số sai trong dấu ngoặc đơn, sau đó ghi số đúng, kế toán trưởng ký bên cạnh
Ghi điều chỉnh	Lập chứng từ điều chỉnh và ghi thêm phần số chênh lệch cho đúng

Ghi sổ bằng máy thì chỉ có một cách

Khoản 4 Điều 27 chốt rằng khi ghi sổ bằng phương tiện điện tử, việc sửa chữa chỉ được làm theo phương pháp ghi điều chỉnh, nghĩa là lập chứng từ điều chỉnh cho phần chênh lệch. Sửa thẳng vào bút toán cũ trên phần mềm là làm mất dấu vết, trái với nguyên tắc của Điều 27.

Phát hiện sai trước hay sau khi nộp báo cáo tài chính

Thời điểm phát hiện	Sửa ở đâu
Trước khi báo cáo tài chính năm được nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền	Sửa trên sổ kế toán của chính năm đó
Sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp	Sửa trên sổ kế toán của năm phát hiện ra sai sót, kèm thuyết minh về việc sửa chữa

Đây là chỗ hay bị làm ngược. Sổ của năm đã nộp báo cáo được giữ nguyên, phần điều chỉnh nằm ở sổ năm hiện tại và được nói rõ trong thuyết minh báo cáo tài chính.

Phần mềm kế toán VFRS lên sổ từ chứng từ và giữ lại dấu vết mọi bút toán điều chỉnh, được tặng miễn phí cho doanh nghiệp nhỏ tại app.vfrs.vn.

Xem thêm: Chứng từ kế toán: sáu nội dung bắt buộc, cách lập và cách ký

Doanh nghiệp có bắt buộc in sổ kế toán ra giấy không?

Không bắt buộc. Sau khi khóa sổ trên phần mềm, đơn vị được chọn in ra giấy đóng thành quyển riêng cho từng kỳ kế toán năm, hoặc lưu ngay trên phương tiện điện tử với điều kiện bảo đảm an toàn, bảo mật dữ liệu và tra cứu được trong suốt thời hạn lưu trữ.

Ghi sai trên sổ thì xóa đi ghi lại được không?

Không. Điều 27 Luật Kế toán cấm tẩy xóa làm mất dấu vết số liệu ghi sai. Phải sửa theo một trong ba cách: ghi cải chính, ghi số âm, hoặc ghi điều chỉnh bằng chứng từ điều chỉnh.

Ghi sổ trên phần mềm thì sửa sai bằng cách nào?

Chỉ bằng phương pháp ghi điều chỉnh, tức lập chứng từ điều chỉnh và ghi thêm phần số chênh lệch, theo khoản 4 Điều 27 Luật Kế toán.

Phát hiện sai sót của năm trước sau khi đã nộp báo cáo tài chính thì sửa ở sổ năm nào?

Sửa trên sổ kế toán của năm phát hiện ra sai sót, đồng thời thuyết minh về việc sửa chữa. Sổ của năm đã nộp báo cáo giữ nguyên.

Ghi sổ bằng phần mềm có phải đóng dấu giáp lai không?

Không. Khoản 7 Điều 26 Luật Kế toán loại trừ riêng việc đóng dấu giáp lai khi ghi sổ bằng phương tiện điện tử, các quy định khác về sổ vẫn phải tuân thủ.

Một năm có được dùng hai hệ thống sổ kế toán không?

Không. Khoản 2 Điều 25 Luật Kế toán quy định mỗi đơn vị kế toán chỉ sử dụng một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm.