Chứng từ kế toán: sáu nội dung bắt buộc, cách lập và cách ký

Bài viết theo Luật Kế toán số 88/2015/QH13, các Điều 16 đến 21, bản hợp nhất số 25/VBHN-VPQH và Nghị định số 174/2016/NĐ-CP

Chứng từ kế toán là chỗ bắt đầu của mọi con số trên sổ sách. Một nghiệp vụ có thật nhưng chứng từ lập sai thì số liệu ghi sổ mất chỗ dựa, và khi cơ quan thuế kiểm tra thì chi phí đi kèm dễ bị loại. Bài này gom lại những gì luật đòi hỏi ở một tờ chứng từ: phải có gì, lập thế nào, ai ký, giữ ra sao.

Sáu nội dung chủ yếu của một chứng từ kế toán

Khoản 1 Điều 16 Luật Kế toán liệt kê những nội dung mà chứng từ nào cũng phải có. Danh sách này từng gồm bảy mục, nay còn sáu sau khi mục tên và địa chỉ của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận chứng từ được bãi bỏ.

Ngoài sáu mục trên, mỗi loại chứng từ có thể thêm nội dung riêng theo yêu cầu quản lý. Doanh nghiệp trong hoạt động kinh doanh được chủ động xây dựng và thiết kế biểu mẫu chứng từ cho hợp với đặc điểm của mình, miễn giữ đủ sáu nội dung chủ yếu, theo khoản 2 Điều 5 Nghị định 174/2016/NĐ-CP.

Quy tắc khi lập chứng từ

• Mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải lập chứng từ, và chỉ lập một lần.
• Chứng từ phải rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung trên mẫu. Chưa có mẫu thì đơn vị tự lập, nhưng phải đủ sáu nội dung chủ yếu.
• Nội dung nghiệp vụ không được viết tắt, không được tẩy xóa, không được sửa chữa. Viết phải dùng bút mực, số và chữ liên tục, chỗ trống gạch chéo.
• Chứng từ bị tẩy xóa hay sửa chữa thì mất giá trị thanh toán và mất giá trị ghi sổ.
• Viết sai thì hủy bằng cách gạch chéo vào tờ viết sai, rồi lập tờ mới.
• Phải lập đủ số liên quy định, và nội dung các liên phải giống nhau.

Ký chứng từ

• Chứng từ phải có đủ chữ ký theo chức danh ghi trên chứng từ.
• Ký bằng loại mực không phai. Cấm ký bằng mực màu đỏ và cấm đóng dấu chữ ký khắc sẵn.
• Chữ ký của một người phải thống nhất giữa các chứng từ.
• Chỉ người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền mới được ký. Cấm ký khi chứng từ chưa ghi đủ nội dung thuộc trách nhiệm của người ký.
• Chứng từ chi tiền phải do người có thẩm quyền duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền ký trước khi chi, và ký theo từng liên.
• Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử hoặc hình thức xác nhận khác bằng phương tiện điện tử theo pháp luật về giao dịch điện tử.

Với người khiếm thị, Nghị định 174/2016/NĐ-CP tách hai trường hợp. Người mù hoàn toàn khi ký chứng từ phải có một người sáng mắt được đơn vị phân công chứng kiến. Người khiếm thị không mù hoàn toàn thì ký như bình thường.

Chứng từ điện tử

Điều 17 Luật Kế toán công nhận chứng từ điện tử là chứng từ kế toán khi nó có đủ nội dung theo Điều 16, được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa và không bị thay đổi trong lúc truyền qua mạng máy tính, mạng viễn thông hoặc trên vật mang tin.

• Phải bảo đảm bảo mật và bảo toàn dữ liệu trong suốt quá trình sử dụng và lưu trữ.
• Phải được quản lý, kiểm tra để chống khai thác, xâm nhập, sao chép hay đánh cắp.
• Được quản lý như tài liệu kế toán ở dạng nguyên bản lúc tạo ra, gửi đi hoặc nhận về, và đơn vị phải có đủ thiết bị để mở ra dùng được.
• Chứng từ điện tử có thể in ra giấy để lưu, hoặc lưu thẳng trên phương tiện điện tử. Chọn cách thứ hai thì phải bảo đảm an toàn dữ liệu và tra cứu được trong suốt thời hạn lưu trữ.

Chứng từ bằng tiếng nước ngoài

Đây là chỗ nhiều doanh nghiệp làm quá tay. Phạm vi phải dịch ra tiếng Việt theo khoản 5 Điều 5 Nghị định 174/2016/NĐ-CP gói gọn trong sáu nội dung chủ yếu của chứng từ. Bản dịch phải đính kèm bản chính bằng tiếng nước ngoài, và đơn vị chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản dịch.

Các tài liệu đi kèm chứng từ như hợp đồng, hồ sơ thanh toán, hồ sơ dự án đầu tư, báo cáo quyết toán thì không bắt buộc dịch, trừ khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.

Quản lý và sắp xếp chứng từ

• Thông tin, số liệu trên chứng từ là căn cứ để ghi sổ kế toán.
• Chứng từ phải sắp xếp theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian, bảo quản an toàn.
• Chỉ cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới được tạm giữ, tịch thu hoặc niêm phong chứng từ kế toán.

Khi bị tạm giữ hoặc tịch thu, cơ quan có thẩm quyền phải sao chụp chứng từ, ký xác nhận trên bản sao chụp và giao lại cho đơn vị, đồng thời lập biên bản ghi rõ lý do và số lượng từng loại chứng từ. Bản sao chụp có ký xác nhận này có giá trị và được lưu trữ như bản chính, theo Điều 6 Nghị định 174/2016/NĐ-CP.

Nếu chứng từ mất hoặc hỏng vì thiên tai, lũ lụt, hỏa hoạn, đơn vị phải tìm đến bên mua, bên bán hoặc đơn vị liên quan để xin sao chụp lại, trên bản sao phải có chữ ký xác nhận của bên cung cấp. Trường hợp bên đó đã giải thể hay phá sản thì lập hội đồng và ra biên bản xác định những tài liệu không thể sao chụp được.

Sổ sách ghi từ chứng từ, nên khâu nhập liệu càng ít tay càng ít sai. Phần mềm kế toán VFRS được tặng miễn phí cho doanh nghiệp nhỏ tại app.vfrs.vn, dùng để lưu chứng từ và lên sổ theo đúng chế độ kế toán đang áp dụng.

Xem thêm: Hóa đơn điện tử: quy định mới nhất về đăng ký, lập và xử lý sai sót