Bài viết theo Luật Kế toán số 88/2015/QH13 và Nghị định số 174/2016/NĐ-CP, các Điều 8 đến 17
Hồ sơ kế toán chất đầy kho là chuyện quen thuộc ở doanh nghiệp nào làm lâu năm. Người phụ trách thường phân vân giữ tới bao giờ thì được bỏ, và bỏ thế nào cho đúng. Luật Kế toán chia tài liệu thành ba nhóm với ba mốc thời hạn khác nhau, và đặt ra một thủ tục riêng cho việc tiêu hủy.
- Ba mốc thời hạn: tối thiểu 5 năm, tối thiểu 10 năm, và lưu vĩnh viễn.
- Tài liệu phải được đưa vào lưu trữ trong vòng 12 tháng kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm.
- Phần lớn tài liệu của doanh nghiệp rơi vào nhóm 10 năm, vì đó là nhóm mặc định cho những gì không thuộc hai nhóm kia.
- Được lưu trên phương tiện điện tử, với điều kiện an toàn dữ liệu và tra cứu được suốt thời hạn.
- Hết hạn mới được tiêu hủy, và phải qua hội đồng, có danh mục và biên bản.
Ba mốc thời hạn
| Thời hạn | Gồm những gì |
|---|---|
| Tối thiểu 5 năm | Chứng từ kế toán không dùng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính, không lưu trong tập tài liệu của bộ phận kế toán, như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Cùng nhóm là tài liệu dùng cho quản lý, điều hành mà không trực tiếp ghi sổ. |
| Tối thiểu 10 năm | Chứng từ dùng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính; bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết; sổ kế toán chi tiết và sổ tổng hợp; báo cáo tài chính tháng, quý, năm; báo cáo quyết toán; báo cáo tự kiểm tra kế toán; biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán. |
| Tối thiểu 10 năm | Tài liệu về thanh lý, nhượng bán tài sản cố định; báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản. |
| Tối thiểu 10 năm | Tài liệu liên quan đến thành lập, chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp, giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, kết thúc dự án. |
| Tối thiểu 10 năm | Hồ sơ kiểm toán của Kiểm toán Nhà nước, hồ sơ thanh tra, kiểm tra, giám sát của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, hồ sơ của tổ chức kiểm toán độc lập. |
| Vĩnh viễn | Tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng. |
Khoản 6 Điều 13 Nghị định 174/2016/NĐ-CP xếp vào nhóm 10 năm tất cả những tài liệu kế toán khác chưa được gọi tên ở nhóm 5 năm và nhóm vĩnh viễn. Nghĩa là khi phân vân một loại hồ sơ thuộc nhóm nào, mốc an toàn để áp dụng là 10 năm.
Nếu một luật khác đòi hỏi thời hạn dài hơn mức Nghị định này đặt ra, thì áp theo luật đó.
Lưu vĩnh viễn nghĩa là bao lâu
Khoản 3 Điều 14 Nghị định 174/2016/NĐ-CP định nghĩa rõ: thời hạn lưu trữ vĩnh viễn là thời hạn trên 10 năm cho đến khi tài liệu kế toán bị hủy hoại tự nhiên. Đây là nhóm hẹp, và trong hoạt động kinh doanh thì người đứng đầu hoặc người đại diện theo pháp luật của đơn vị là người quyết định tài liệu nào thuộc nhóm này, căn cứ vào tính sử liệu và ý nghĩa lâu dài của nó.
Tính thời hạn từ mốc nào
| Loại tài liệu | Bắt đầu tính từ |
|---|---|
| Phần lớn tài liệu kế toán thông thường | Ngày kết thúc kỳ kế toán năm |
| Tài liệu kế toán của đơn vị chủ đầu tư về dự án hoàn thành nhóm B, C | Ngày báo cáo quyết toán dự án hoàn thành được duyệt |
| Tài liệu liên quan đến thành lập đơn vị | Ngày thành lập |
| Tài liệu về chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi | Ngày diễn ra việc chia, tách, hợp nhất, sáp nhập hoặc chuyển đổi |
| Tài liệu về giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, kết thúc dự án | Ngày hoàn thành thủ tục tương ứng |
| Hồ sơ kiểm toán, thanh tra, kiểm tra | Ngày có báo cáo kiểm toán hoặc kết luận thanh tra, kiểm tra |
Đưa vào lưu trữ trong bao lâu
Khoản 3 Điều 41 Luật Kế toán ấn định thời hạn 12 tháng kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kể từ ngày kết thúc công việc kế toán. Trong khoảng đó, hồ sơ phải được sắp xếp và chuyển vào lưu trữ. Người đại diện theo pháp luật của đơn vị chịu trách nhiệm tổ chức việc bảo quản và lưu trữ này.
Tài liệu của đơn vị nào thì lưu tại kho của đơn vị đó. Đơn vị được tự bố trí kho hoặc thuê kho, miễn bảo đảm an toàn cho tài liệu.
Lưu trên phương tiện điện tử
Chứng từ và sổ kế toán lập trên phương tiện điện tử được lưu ngay trên phương tiện đó, thay vì phải in ra giấy. Điều kiện là dữ liệu an toàn, bảo mật, và tra cứu được trong suốt thời hạn lưu trữ. Khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu, đơn vị phải in ra giấy, ký xác nhận và đóng dấu để cung cấp.
Khi tài liệu bị mất, bị hỏng hoặc bị tạm giữ
- Bị tạm giữ hoặc tịch thu: phải có biên bản giao nhận kèm bản sao chụp tài liệu, trên bản sao có chữ ký xác nhận của cơ quan tạm giữ. Bản sao chụp này có giá trị và được lưu trữ như bản chính.
- Bị niêm phong: lập biên bản niêm phong ghi rõ lý do, loại tài liệu, số lượng từng loại và kỳ kế toán, hai bên cùng ký và đóng dấu.
- Mất hoặc hỏng do thiên tai, lũ lụt, hỏa hoạn: đơn vị phải tìm đến bên mua, bên bán hoặc đơn vị liên quan xin sao chụp lại, trên bản sao phải có chữ ký xác nhận của bên cung cấp.
- Bên có thể cung cấp đã giải thể hoặc phá sản: người đại diện theo pháp luật lập hội đồng và ra biên bản xác định những tài liệu không thể sao chụp được, đồng thời chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc xác định đó.
Thủ tục tiêu hủy tài liệu hết hạn
Tài liệu đã hết thời hạn lưu trữ, nếu cơ quan nhà nước có thẩm quyền không có chỉ định nào khác, thì được tiêu hủy theo quyết định của người đại diện theo pháp luật của đơn vị. Tài liệu của đơn vị nào thì đơn vị đó tự tiêu hủy.
- Bước 1: người đại diện theo pháp luật quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ. Hội đồng gồm lãnh đạo đơn vị, kế toán trưởng, đại diện bộ phận lưu trữ và những thành phần khác do người đại diện chỉ định.
- Bước 2: hội đồng kiểm kê, đánh giá, phân loại tài liệu theo từng loại, lập Danh mục tài liệu kế toán tiêu hủy.
- Bước 3: tiêu hủy. Hình thức do đơn vị chọn cho phù hợp, có thể đốt, cắt hoặc xé nhỏ, miễn bảo đảm thông tin trên đó không dùng lại được.
- Bước 4: lập Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ ngay sau khi tiêu hủy, ghi rõ loại tài liệu đã hủy, thời hạn lưu trữ của mỗi loại, hình thức tiêu hủy, kết luận và chữ ký của các thành viên hội đồng.
Khoản 1 Điều 13 Nghị định 174/2016/NĐ-CP xếp biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán vào nhóm phải lưu tối thiểu 10 năm. Hủy hồ sơ xong mà bỏ luôn biên bản là mất bằng chứng cho thấy việc hủy đã làm đúng thủ tục.
Sổ sách giữ trên phần mềm thì việc tra cứu về sau nhẹ hơn hẳn so với lục kho giấy. Phần mềm kế toán VFRS được tặng miễn phí cho doanh nghiệp nhỏ tại app.vfrs.vn, lưu chứng từ và sổ theo đúng chế độ kế toán đang áp dụng.
Xem thêm: Chứng từ kế toán: sáu nội dung bắt buộc, cách lập và cách ký
Hóa đơn đầu vào phải lưu bao nhiêu năm?
Hóa đơn dùng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính thuộc nhóm lưu tối thiểu 10 năm theo khoản 1 Điều 13 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, tính từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm.
Phiếu thu, phiếu chi lưu mấy năm?
Nếu phiếu thu, phiếu chi không dùng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính, không lưu trong tập tài liệu của bộ phận kế toán, thì thuộc nhóm 5 năm theo Điều 12. Còn khi chúng là căn cứ trực tiếp để ghi sổ thì thuộc nhóm 10 năm.
Lưu vĩnh viễn là lưu bao lâu?
Là trên 10 năm cho đến khi tài liệu bị hủy hoại tự nhiên, theo khoản 3 Điều 14 Nghị định 174/2016/NĐ-CP.
Có được lưu hồ sơ kế toán hoàn toàn trên máy tính không?
Được, với chứng từ và sổ kế toán lập trên phương tiện điện tử. Điều kiện là bảo đảm an toàn và bảo mật dữ liệu, tra cứu được trong suốt thời hạn lưu trữ, và in ra giấy có ký xác nhận khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.
Hết thời hạn lưu trữ có được đem hồ sơ đi bán giấy vụn không?
Phải theo thủ tục tiêu hủy. Người đại diện theo pháp luật ra quyết định thành lập hội đồng tiêu hủy, hội đồng kiểm kê và lập danh mục tài liệu tiêu hủy, sau khi hủy phải lập biên bản có chữ ký các thành viên. Hình thức hủy phải bảo đảm thông tin trên tài liệu không dùng lại được.
Hồ sơ kế toán bị cháy mất thì làm sao?
Đơn vị phải đến bên mua, bên bán hoặc các đơn vị liên quan để xin sao chụp lại tài liệu, trên bản sao chụp phải có chữ ký xác nhận của bên cung cấp. Nếu bên đó đã giải thể hoặc phá sản thì lập hội đồng và ra biên bản xác định các tài liệu không thể sao chụp được.
- Luật Kế toán số 88/2015/QH13, Điều 41 và Điều 42, bản hợp nhất số 25/VBHN-VPQH
- Nghị định số 174/2016/NĐ-CP hướng dẫn Luật Kế toán, các Điều 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17
