Bài viết theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP và Nghị định 283/2026/NĐ-CP
Hai việc này nhỏ, ít tốn thời gian, nhưng lại nằm trong nhóm bị nhắc nhiều nhất khi thanh tra lao động xuống doanh nghiệp. Doanh nghiệp mới thành lập thường quên hẳn cả hai.
- Lập sổ quản lý lao động trong 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động.
- Sổ được lập bằng bản giấy hoặc bản điện tử, phải đủ 18 nhóm thông tin cơ bản.
- Báo cáo tình hình thay đổi lao động trước ngày 05/6 và trước ngày 05/12 hằng năm, theo Mẫu số 01/PLI.
- Nộp qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia, đồng thời thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội nơi đặt trụ sở.
Sổ quản lý lao động
Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, doanh nghiệp phải lập sổ quản lý lao động ở nơi đặt trụ sở, chi nhánh và văn phòng đại diện. Sổ được lập bằng bản giấy hoặc bản điện tử đều được.
Thông tin bắt buộc phải có trong sổ
- Họ tên, giới tính, ngày tháng năm sinh, quốc tịch, nơi cư trú.
- Số thẻ căn cước công dân hoặc chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu.
- Trình độ chuyên môn kỹ thuật, bậc trình độ kỹ năng nghề.
- Vị trí việc làm, loại hợp đồng lao động, thời điểm bắt đầu làm việc.
- Tham gia bảo hiểm xã hội, tiền lương, nâng bậc và nâng lương.
- Số ngày nghỉ trong năm, số giờ làm thêm.
- Học nghề, đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ kỹ năng nghề.
- Kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất.
- Tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp.
- Thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động và lý do chấm dứt.
Thông tin phải được thể hiện và cập nhật kể từ ngày người lao động bắt đầu làm việc. Doanh nghiệp có trách nhiệm quản lý, sử dụng và xuất trình sổ khi cơ quan quản lý về lao động yêu cầu.
Báo cáo tình hình thay đổi lao động
| Kỳ báo cáo | Hạn nộp | Mẫu |
|---|---|---|
| 06 tháng đầu năm | Trước ngày 05 tháng 6 | Mẫu số 01/PLI |
| Cả năm | Trước ngày 05 tháng 12 | Mẫu số 01/PLI |
Báo cáo nộp qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia gửi Sở Lao động – Thương binh và Xã hội theo tên gọi ghi trong nghị định, đồng thời thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.
Nếu doanh nghiệp không nộp được qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia thì gửi báo cáo bằng bản giấy theo cùng Mẫu số 01/PLI, và vẫn phải thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội.
Khai trình việc sử dụng lao động lúc mới thành lập được thực hiện theo thủ tục liên thông đăng ký doanh nghiệp, tách riêng khỏi hai kỳ báo cáo định kỳ nói trên.
Doanh nghiệp làm thủ tục liên thông rồi thì vẫn phải nộp đủ báo cáo tháng 6 và tháng 12 hằng năm.
Mức phạt
Theo Điều 11 Nghị định 283/2026/NĐ-CP, hiệu lực từ ngày 10/9/2026. Mức tiền ghi trong nghị định là mức áp cho cá nhân, doanh nghiệp chịu gấp đôi.
| Hành vi | Phạt cá nhân | Phạt doanh nghiệp |
|---|---|---|
| Không khai trình việc sử dụng lao động | 1 đến 3 triệu | 2 đến 6 triệu |
| Không nhập đầy đủ thông tin người lao động vào sổ kể từ ngày bắt đầu làm việc | 1 đến 3 triệu | 2 đến 6 triệu |
| Không xuất trình sổ khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu | 1 đến 3 triệu | 2 đến 6 triệu |
| Không báo cáo tình hình thay đổi về lao động | 5 đến 10 triệu | 10 đến 20 triệu |
| Không lập sổ, lập sổ không đúng thời hạn hoặc thiếu nội dung cơ bản | 5 đến 10 triệu | 10 đến 20 triệu |
Cách làm gọn cho doanh nghiệp nhỏ
- Dùng một bảng tính hoặc một phân hệ nhân sự làm sổ quản lý lao động bản điện tử, mỗi người một dòng, đủ các cột theo danh sách trên.
- Cập nhật ngay khi có người vào làm, nghỉ việc, tăng lương, nghỉ phép, làm thêm giờ, thay vì để dồn cuối năm.
- Đặt nhắc việc hai mốc cố định: cuối tháng 5 và cuối tháng 11, để kịp hạn 05/6 và 05/12.
- Lưu lại biên nhận nộp trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia và văn bản thông báo cơ quan bảo hiểm xã hội, đây là bằng chứng khi thanh tra hỏi.
- Ghép việc lấy số liệu báo cáo với bảng lương tháng 5 và tháng 11 để đỡ phải thống kê lại từ đầu.
Phần lớn thông tin trong sổ quản lý lao động đã nằm sẵn trong hồ sơ nhân sự và bảng lương. Phần mềm kế toán VFRS quản lý hợp đồng, tiền lương và quá trình đóng bảo hiểm theo từng người, kết xuất được số liệu cho hai kỳ báo cáo, xem tại <a href=”https://app.vfrs.vn” target=”_blank” rel=”noopener”>app.vfrs.vn.
Xem thêm: Nội quy lao động: khi nào bắt buộc, nội dung và thủ tục đăng ký
Doanh nghiệp mới thành lập bao lâu phải lập sổ quản lý lao động?
Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, theo khoản 1 Điều 3 Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Sổ được lập ở nơi đặt trụ sở, chi nhánh và văn phòng đại diện.
Sổ quản lý lao động có bắt buộc là sổ giấy không?
Không. Khoản 2 Điều 3 Nghị định 145/2020/NĐ-CP cho phép lập bằng bản giấy hoặc bản điện tử, miễn là bảo đảm đủ các thông tin cơ bản về người lao động theo quy định.
Hạn nộp báo cáo tình hình thay đổi lao động là ngày nào?
Trước ngày 05 tháng 6 cho kỳ 06 tháng và trước ngày 05 tháng 12 cho kỳ cả năm, theo khoản 2 Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, dùng Mẫu số 01/PLI Phụ lục I.
Nộp báo cáo ở đâu?
Qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia gửi cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh, đồng thời thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở. Trường hợp không nộp được qua cổng thì gửi bản giấy theo cùng mẫu.
Không nộp báo cáo lao động bị phạt bao nhiêu?
Từ 5 đến 10 triệu đồng với cá nhân, tức 10 đến 20 triệu đồng với doanh nghiệp, theo điểm c khoản 2 Điều 11 Nghị định 283/2026/NĐ-CP hiệu lực từ ngày 10/9/2026.
- Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14, Điều 12
- Nghị định 145/2020/NĐ-CP, Điều 3 và Điều 4, Mẫu số 01/PLI Phụ lục I
- Nghị định 283/2026/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội, hiệu lực từ ngày 10/9/2026, Điều 7 và Điều 11