02/09/2026
Một khoản chi có hóa đơn hợp lệ vẫn có thể bị loại nếu thiếu bộ hồ sơ đi kèm. Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC liệt kê thành phần hồ sơ cho từng nhóm chi đặc thù, từ đào tạo nghề, tài trợ, tổn thất bất khả kháng cho tới hủy hàng tồn kho và mua hàng của hộ cá nhân.
- Mỗi nhóm chi đặc thù có danh mục hồ sơ riêng, ngoài yêu cầu chung về hóa đơn chứng từ.
- Mua hàng của hộ, cá nhân dùng Bảng kê thu mua theo Mẫu số 02/TNDN, và từ 05 triệu đồng trong ngày phải thanh toán không dùng tiền mặt.
- Biên bản xác nhận khoản tài trợ lập theo Mẫu số 01/TNDN.
- Hủy hàng tồn kho và hủy tài sản cần lập Hội đồng xử lý, hủy phế liệu phế phẩm thì chỉ cần biên bản của doanh nghiệp.
- Người lao động mua hộ từ 05 triệu đồng cần đủ bốn loại giấy tờ, gồm hai chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Đào tạo nghề cho người lao động
- Hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể hoặc quy chế tài chính của doanh nghiệp có quy định về khoản chi này.
- Quyết định của người có thẩm quyền tại doanh nghiệp phê duyệt danh sách cử người lao động đi học.
- Hồ sơ đăng ký học của người lao động, bản sao.
- Văn bằng, chứng chỉ xác nhận kết quả học tập. Nếu không có thì thay bằng giấy xác nhận của cơ sở đào tạo hoặc danh sách người lao động đã tham gia.
Quy định cũng chấp nhận trường hợp hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể hay quy chế tài chính cho phép người lao động tự thanh toán học phí bằng dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt, sau đó doanh nghiệp hoàn lại cho người lao động cũng bằng phương thức không dùng tiền mặt.
Các khoản tài trợ
Điểm chung của mọi khoản tài trợ là biên bản xác nhận khoản tài trợ theo Mẫu số 01/TNDN, có chữ ký của người đại diện doanh nghiệp tài trợ và đại diện bên nhận.
| Loại tài trợ | Giấy tờ thêm |
|---|---|
| Giáo dục, y tế, văn hóa | Tài trợ cho người bệnh cần xác nhận của cơ quan, tổ chức có chức năng huy động tài trợ và chữ ký của người bệnh hoặc thân nhân |
| Phòng chống, khắc phục hậu quả thiên tai, dịch bệnh | Tài trợ cho cá nhân cần xác nhận của cơ quan, tổ chức có chức năng huy động tài trợ và chữ ký của cá nhân được tài trợ |
| Nhà đại đoàn kết, nhà tình nghĩa, nhà cho đối tượng chính sách | Văn bản xác nhận người thụ hưởng là đối tượng chính sách do cơ quan có thẩm quyền cấp |
| Địa bàn kinh tế xã hội đặc biệt khó khăn theo quy định của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ | Chỉ cần biên bản xác nhận khoản tài trợ |
| Nghiên cứu khoa học, phát triển công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số | Theo pháp luật về khoa học công nghệ và đổi mới sáng tạo, pháp luật về chuyển đổi số và Nghị định 320/2025/NĐ-CP |
Tổn thất do thiên tai, dịch bệnh, bất khả kháng
- Biên bản kiểm kê giá trị tài sản, hàng hóa bị tổn thất do doanh nghiệp lập, ghi rõ giá trị tổn thất, nguyên nhân, trách nhiệm của tổ chức cá nhân, chủng loại, số lượng, đơn giá và giá trị có thể thu hồi nếu có.
- Bảng kê xuất nhập tồn hàng hóa bị tổn thất, do đại diện hợp pháp của doanh nghiệp xác nhận, ký và chịu trách nhiệm.
- Hồ sơ bồi thường thiệt hại được cơ quan bảo hiểm chấp nhận, nếu có.
- Hồ sơ quy định trách nhiệm bồi thường của tổ chức, cá nhân, nếu có.
Hủy hàng tồn kho, hủy tài sản, hủy phế liệu
| Trường hợp | Hồ sơ |
|---|---|
| Hủy hàng tồn kho hư hỏng, lạc hậu mốt, lạc hậu kỹ thuật, hết hạn sử dụng; hủy nguyên liệu, vật tư, linh kiện không còn nhu cầu | Quyết định hủy của người có thẩm quyền; biên bản kiểm kê ghi rõ nguyên nhân, chủng loại, số lượng, giá trị, phương án xử lý; quyết định thành lập Hội đồng xử lý; quyết định xử lý của Hội đồng |
| Hủy tài sản do hư hỏng không còn nhu cầu sử dụng | Quyết định hủy tài sản; biên bản kiểm kê ghi rõ nguyên nhân hư hỏng, chủng loại, số lượng, giá trị, phương án xử lý; quyết định thành lập Hội đồng xử lý; quyết định xử lý của Hội đồng |
| Hủy phế liệu, phế phẩm phát sinh trong gia công, sản xuất | Biên bản xác định việc hủy do doanh nghiệp lập, đại diện hợp pháp ký và chịu trách nhiệm |
Hủy hàng tồn kho và hủy tài sản đòi hỏi thành lập Hội đồng xử lý cùng quyết định xử lý của Hội đồng. Hủy phế liệu, phế phẩm trong quá trình gia công, sản xuất nhẹ hơn nhiều, chỉ cần biên bản xác định của doanh nghiệp có chữ ký của đại diện hợp pháp.
Chi chưa tương ứng với doanh thu trong kỳ
- Tham gia đấu thầu nhưng không trúng thầu: hồ sơ mời thầu, hồ sơ dự thầu đã gửi, kết quả lựa chọn nhà thầu nếu có, cùng các hồ sơ khác theo pháp luật đấu thầu.
- Nghiên cứu thị trường, nghiên cứu sản phẩm dịch vụ mới, dự án phát triển sản phẩm mới không thành công hoặc dừng triển khai: báo cáo nghiên cứu về phát triển thị trường, phát triển sản phẩm dịch vụ mới.
- Tiền thuê đất và chi phí quản lý, duy trì hạ tầng khu công nghiệp, khu kinh tế trong thời gian chưa đưa vào sản xuất kinh doanh: giấy tờ pháp lý về đầu tư nếu có, cùng văn bản thỏa thuận hoặc hợp đồng thuê ghi rõ các khoản phải trả.
- Khấu hao hoặc phân bổ dần với tài sản cho thuê trong thời gian chưa có khách thuê: hồ sơ chứng minh quyền sở hữu, quyền sử dụng hợp pháp và hồ sơ quản lý, theo dõi hạch toán tài sản.
- Chi phí giới thiệu, marketing sản phẩm dịch vụ trước khi bán hàng: báo cáo về chủ trương đầu tư sản xuất sản phẩm, dịch vụ.
Nhóm chi phí thành lập doanh nghiệp, chi nhánh, địa điểm kinh doanh, chi phí khôi phục sau khi tạm dừng kinh doanh và chi phí hoàn trả hiện trạng trước khi giải thể cần các giấy chứng nhận đăng ký tương ứng, giấy xác nhận tạm ngừng hoặc tiếp tục kinh doanh, thông báo giải thể hoặc chấm dứt tồn tại. Riêng chi phí hoàn trả hiện trạng cần bổ sung biên bản bàn giao hiện trạng trước và sau.
Mua hàng của hộ, cá nhân và thanh toán qua người lao động
Mua nông lâm thủy sản, phế liệu, hàng của hộ cá nhân
- Chứng từ chi trả tiền cho người bán theo pháp luật về kế toán, hóa đơn, chứng từ.
- Giá trị mua hàng hóa, dịch vụ trong ngày của từng hộ, cá nhân từ 05 triệu đồng trở lên phải thanh toán không dùng tiền mặt.
- Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ theo Mẫu số 02/TNDN, do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền ký và chịu trách nhiệm.
Người lao động mua hộ từ 05 triệu đồng trở lên
- Hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật về kế toán, hóa đơn, chứng từ.
- Quy chế tài chính, quy chế nội bộ hoặc quyết định của doanh nghiệp quy định việc ủy quyền hoặc cho phép người lao động thanh toán khoản mua này.
- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của người lao động khi mua hàng.
- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp khi hoàn lại cho người lao động.
Mua từ 05 triệu đồng nhưng chưa thanh toán
Khoản mua từng lần từ 05 triệu đồng trở lên mà đến thời điểm ghi nhận chi phí doanh nghiệp chưa thanh toán vẫn được tính vào chi phí được trừ, với điều kiện có hợp đồng mua hàng hóa dịch vụ và biên bản bàn giao. Khi thanh toán, doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Thuê tài sản của cá nhân
Hồ sơ gồm hợp đồng thuê tài sản và chứng từ trả tiền thuê. Nếu hợp đồng thỏa thuận tiền thuê chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân, doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân thì phần thuế nộp thay cũng được tính vào chi phí được trừ, với điều kiện có chứng từ nộp thuế.
Xem thêm: Điều kiện để chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp
Các nhóm còn lại
| Khoản chi | Hồ sơ |
|---|---|
| Giáo dục quốc phòng và an ninh, dân quân tự vệ | Quyết định của người có thẩm quyền tại doanh nghiệp; văn bản xác nhận của cơ quan có thẩm quyền về việc đã thực hiện nhiệm vụ |
| Hỗ trợ hoạt động của tổ chức đảng, tổ chức chính trị xã hội trong doanh nghiệp | Quyết định thành lập hoặc quy chế làm việc của tổ chức; văn bản đề nghị hỗ trợ hoặc kế hoạch sử dụng kinh phí được phê duyệt nếu có |
| Phòng, chống HIV/AIDS nơi làm việc | Quy định hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp có quy định về khoản chi này |
| Người được biệt phái tại tổ chức tín dụng được kiểm soát đặc biệt | Quyết định biệt phái của cơ quan có thẩm quyền; văn bản chấp thuận hoặc tiếp nhận của tổ chức tín dụng; hợp đồng, thỏa thuận giữa các bên nếu có |
| Hỗ trợ xây dựng công trình công cộng phục vụ sản xuất kinh doanh | Văn bản chấp thuận chủ trương hoặc phê duyệt dự án do đại diện hợp pháp của doanh nghiệp ký; quyết định đầu tư hoặc hợp đồng với cơ quan có thẩm quyền |
| Giảm phát thải khí nhà kính, trung hòa các-bon và net zero | Quyết định của người có thẩm quyền về việc thực hiện giảm phát thải; hồ sơ dự án hoặc đề án |
| Đóng góp vào quỹ thành lập theo quyết định của Thủ tướng Chính phủ, quy định của Chính phủ | Quyết định hoặc quy định về việc thành lập quỹ; biên bản xác nhận doanh nghiệp đóng góp nếu có |
Hỏi đáp
Hủy lô hàng hết hạn có cần lập Hội đồng không?
Có. Hồ sơ gồm quyết định hủy của người có thẩm quyền tại doanh nghiệp, biên bản kiểm kê ghi rõ nguyên nhân, chủng loại, số lượng, giá trị và phương án xử lý, quyết định thành lập Hội đồng xử lý việc tiêu hủy, cùng quyết định xử lý của Hội đồng.
Hủy phế phẩm trong sản xuất có phải làm hồ sơ nặng như vậy không?
Nhẹ hơn. Với phế liệu, phế phẩm phát sinh trong quá trình gia công, sản xuất, hồ sơ chỉ gồm biên bản xác định việc hủy do doanh nghiệp lập và được đại diện hợp pháp của doanh nghiệp xác nhận, ký và chịu trách nhiệm trước pháp luật.
Mua nông sản của nông dân cần giấy tờ gì?
Chứng từ chi trả tiền cho người bán theo pháp luật về kế toán, hóa đơn, chứng từ, cùng Bảng kê thu mua hàng hóa dịch vụ theo Mẫu số 02/TNDN do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền ký. Giá trị mua trong ngày của từng hộ, cá nhân từ 05 triệu đồng trở lên phải thanh toán không dùng tiền mặt.
Nhân viên dùng thẻ cá nhân mua hàng cho công ty có được tính chi phí không?
Được, khi có đủ hóa đơn chứng từ, quy chế tài chính hoặc quyết định của doanh nghiệp về việc ủy quyền cho người lao động thanh toán, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của người lao động khi mua hàng, và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khi doanh nghiệp hoàn lại cho người lao động.
Hóa đơn từ 05 triệu chưa trả tiền có được ghi vào chi phí không?
Được tính vào chi phí được trừ nếu có hợp đồng mua hàng hóa, dịch vụ và biên bản bàn giao hàng hóa, dịch vụ. Khi thanh toán, doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Thuê nhà của cá nhân, công ty nộp thuế thay thì khoản thuế đó có được trừ không?
Được, khi hợp đồng thuê thỏa thuận tiền thuê chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân, doanh nghiệp nộp thuế thay theo pháp luật quản lý thuế và có chứng từ nộp thuế.
Chi phí dự thầu mà không trúng thầu có được trừ không?
Thuộc nhóm chi phục vụ sản xuất kinh doanh nhưng chưa tương ứng với doanh thu trong kỳ. Hồ sơ gồm hồ sơ mời thầu của chủ đầu tư hoặc bên mời thầu, hồ sơ dự thầu đã gửi, kết quả lựa chọn nhà thầu nếu có, cùng các hồ sơ khác theo pháp luật đấu thầu.
- Thông tư 20/2026/TT-BTC hướng dẫn Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp và Nghị định 320/2025/NĐ-CP: Điều 3, hiệu lực từ 12/03/2026
- Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15: Điều 9
- Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp
[…] Xem thêm: Hồ sơ chứng minh chi phí được trừ theo từng nhóm khoản chi […]