Chứng thư còn hạn vẫn chưa đủ để ký

Bài viết theo Nghị định 23/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 10/04/2025

Kế toán ký số hằng ngày trên hóa đơn, tờ khai, hợp đồng. Nghị định đặt nghĩa vụ kiểm tra hai lớp cho cả người ký lẫn người nhận, và chữ ký chỉ có hiệu lực khi cả hai lớp cùng còn hiệu lực.

Thời hạn hiệu lực của chứng thư

Người ký phải kiểm tra hai nơi

• Kiểm tra trạng thái chứng thư của mình trên hệ thống thông tin của cơ quan, tổ chức đã cấp phát hành chứng thư đó.
• Kiểm tra trạng thái chứng thư của chính tổ chức đã cấp cho mình, trên hệ thống chứng thực dịch vụ tin cậy của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực điện tử quốc gia.
• Chỉ ký số khi cả hai đồng thời có hiệu lực. Một trong hai khỏi có hiệu lực thì khỏi được ký.
• Phải dùng phần mềm ký số đáp ứng yêu cầu của Nghị định.

Người nhận phải kiểm tra gì

• Trạng thái chứng thư, phạm vi sử dụng, giới hạn trách nhiệm và các thông tin trên chứng thư của người ký, bảo đảm được định danh theo pháp luật về định danh và xác thực điện tử.
• Chữ ký số phải được tạo bởi khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trên chứng thư của người ký.
• Kiểm tra trạng thái chứng thư tại thời điểm thực hiện ký số, khỏi phải tại thời điểm nhận.
• Với chứng thư công cộng, kiểm tra thêm trạng thái chứng thư của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng đã phát hành chứng thư đó.
• Chữ ký số trên thông điệp dữ liệu chỉ có hiệu lực khi cả hai kết quả kiểm tra đồng thời có hiệu lực.

Chứng thư nước ngoài

Với chữ ký số tạo ra bởi chứng thư nước ngoài được công nhận tại Việt Nam, người nhận phải kiểm tra hiệu lực trên cả hai hệ thống: hệ thống chứng thực dịch vụ tin cậy của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực điện tử quốc gia, và hệ thống cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử của tổ chức nước ngoài.

Bốn loại chứng thư

• Chứng thư chữ ký số gốc của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực điện tử quốc gia, do tổ chức này tự cấp cho mình.
• Chứng thư chữ ký số của tổ chức cung cấp dịch vụ tin cậy, gồm ba loại tương ứng ba dịch vụ.
• Chứng thư chữ ký số công cộng, cấp cho thuê bao. Đây là loại doanh nghiệp thường mua.
• Chứng thư chữ ký điện tử chuyên dùng, do cơ quan, tổ chức tạo lập chữ ký điện tử chuyên dùng cấp.

Nội dung ghi trên chứng thư

• Thông tin về cơ quan, tổ chức tạo lập chứng thư.
• Thông tin về bên được cấp: tên, mã hoặc số định danh, hoặc danh tính điện tử.
• Số hiệu của chứng thư và thời hạn hiệu lực.
• Dữ liệu để kiểm tra chữ ký điện tử của bên được cấp.
• Chữ ký điện tử của cơ quan, tổ chức tạo lập chứng thư.
• Mục đích và phạm vi sử dụng, cùng trách nhiệm pháp lý của cơ quan, tổ chức cấp chứng thư.

Việc cần làm

• Ghi lịch nhắc hạn chứng thư chữ ký số công cộng, vì tối đa chỉ 03 năm.
• Trước mỗi đợt ký hàng loạt, kiểm tra trạng thái chứng thư của doanh nghiệp và của nhà cung cấp.
• Đọc kỹ phạm vi sử dụng ghi trên chứng thư trước khi dùng cho loại giao dịch mới.
• Nhận hóa đơn hoặc hợp đồng ký số thì kiểm tra trạng thái chứng thư tại thời điểm ký, khỏi phải thời điểm nhận.
• Giao dịch với đối tác nước ngoài: kiểm tra chứng thư trên cả hai hệ thống.
• Dùng phần mềm ký số đáp ứng yêu cầu, khỏi ký bằng công cụ tự chế.

Xem thêm: Ký điện tử trên hồ sơ thuế: chữ ký số, mã xác thực và sinh trắc học