Bài viết theo Thông tư số 89/2026/TT-BTC hướng dẫn Luật Quản lý thuế và Nghị định số 252/2026/NĐ-CP, cả ba hiệu lực từ ngày 01/07/2026
Chữ ký số từng là cách duy nhất để ký một tờ khai điện tử. Điều 10 Thông tư 89 mở thêm hai cách nữa, và cũng nói rõ ai ký khi doanh nghiệp thuê dịch vụ hoặc khi có bên khai thay.
Ba hình thức xác nhận người ký
- Chữ ký điện tử, gồm chữ ký số công cộng và chữ ký số chuyên dùng công vụ theo pháp luật về giao dịch điện tử.
- Mã xác thực giao dịch điện tử.
- Sinh trắc học và các phương tiện điện tử khác.
Người nộp thuế đăng ký sử dụng và thay đổi chữ ký điện tử cùng các hình thức xác nhận khác theo hướng dẫn của chủ quản hệ thống thông tin. Việc dùng hình thức ngoài chữ ký số phải bảo đảm tuân thủ pháp luật về giao dịch điện tử và pháp luật liên quan.
Ai ký trên hồ sơ của doanh nghiệp
| Tình huống | Chữ ký dùng để ký |
|---|---|
| Doanh nghiệp tự làm | Chữ ký điện tử đã đăng ký của chính doanh nghiệp, hoặc hình thức xác nhận điện tử khác được phép |
| Thuê đại lý thuế, hộ kinh doanh hoặc cá nhân cung cấp dịch vụ làm thủ tục về thuế | Chữ ký điện tử của chính tổ chức, cá nhân cung cấp dịch vụ đó, ký trên hồ sơ của người nộp thuế |
| Có bên khai thuế thay, nộp thuế thay | Chữ ký điện tử của tổ chức, cá nhân khai thay, nộp thay |
| Cơ quan thuế gửi văn bản cho doanh nghiệp | Chữ ký số của công chức thuế kèm chữ ký số của cơ quan thuế, hoặc chữ ký số của cơ quan thuế |
Khoản 3 Điều 10 buộc cơ quan thuế ký điện tử trên các hồ sơ, chứng từ điện tử trước khi gửi cho người nộp thuế.
Cục Thuế xây dựng hệ thống ký điện tử để quản lý chữ ký số đã cấp cho công chức thuế, kèm quy trình ký bảo đảm an toàn và bảo mật.
Hồ sơ điện tử gồm những gì
- Hồ sơ thuế điện tử, tức các loại hồ sơ thuế theo khoản 9 Điều 4 Luật Quản lý thuế được tạo lập, gửi, nhận và lưu trữ bằng phương thức điện tử.
- Chứng từ nộp ngân sách nhà nước điện tử.
- Văn bản, thông báo, quyết định hành chính thuế và các văn bản, quyết định khác của cơ quan thuế ở dạng điện tử.
Tài liệu giấy đi kèm thì làm sao
Thành phần hồ sơ thuế hoặc chứng từ nộp ngân sách có tài liệu kèm theo là văn bản giấy thì phải chuyển đổi sang dạng điện tử theo pháp luật về giao dịch điện tử. Ngoại lệ là tài liệu, thông tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước, và các trường hợp pháp luật quy định không thực hiện bằng phương tiện điện tử. Với hai nhóm đó, việc nộp và tiếp nhận theo pháp luật liên quan.
Lưu trữ bao lâu
- Thời hạn lưu trữ theo pháp luật về lưu trữ và các quy định liên quan.
- Hồ sơ đã hết thời hạn lưu trữ nhưng còn liên quan đến tính toàn vẹn thông tin của hệ thống và các hồ sơ đang lưu hành thì phải giữ tiếp, cho đến khi việc hủy hoàn toàn không ảnh hưởng đến các giao dịch điện tử khác.
- Lưu trữ hồ sơ, chứng từ điện tử có giá trị như lưu trữ văn bản giấy.
Xem thêm: Giao dịch thuế điện tử qua tổ chức trung gian: điều kiện và thủ tục
Có bắt buộc dùng chữ ký số để nộp tờ khai không?
Chữ ký số là một trong ba hình thức. Thông tư 89 còn cho xác nhận bằng mã xác thực giao dịch điện tử, bằng sinh trắc học và bằng các phương tiện điện tử khác.
Thuê đại lý thuế thì ai ký tờ khai?
Tổ chức, cá nhân cung cấp dịch vụ làm thủ tục về thuế dùng chữ ký điện tử của chính mình để ký trên hồ sơ, chứng từ điện tử của người nộp thuế.
Tài liệu bản giấy đính kèm hồ sơ thì xử lý thế nào?
Chuyển đổi sang dạng điện tử theo pháp luật về giao dịch điện tử, trừ tài liệu thuộc bí mật nhà nước và các trường hợp pháp luật quy định không làm bằng phương tiện điện tử.
Lưu hồ sơ điện tử có giá trị như lưu bản giấy không?
Có. Điểm c khoản 2 Điều 9 nói rõ việc lưu trữ hồ sơ, chứng từ điện tử có giá trị như lưu trữ văn bản giấy.
Hết hạn lưu trữ là được xóa ngay chưa?
Chưa, nếu hồ sơ đó còn liên quan đến tính toàn vẹn thông tin của hệ thống và các hồ sơ đang lưu hành. Phải giữ đến khi việc hủy không ảnh hưởng tới các giao dịch điện tử khác.
- Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15: khoản 9 Điều 4.
- Thông tư số 89/2026/TT-BTC, hiệu lực từ 01/07/2026: Điều 9 và Điều 10.
