Tài liệu tiếng nước ngoài trong hồ sơ thuế: dịch đến đâu

Bài viết theo Thông tư số 89/2026/TT-BTC hướng dẫn Luật Quản lý thuế và Nghị định số 252/2026/NĐ-CP, cả ba hiệu lực từ ngày 01/07/2026

Một hợp đồng nhà thầu vài trăm trang mà phải dịch toàn bộ ra tiếng Việt là chi phí lớn cho việc không cần thiết. Điều 97 Thông tư 89 mở đúng cửa đó, với một ngưỡng cụ thể, và chốt lại danh sách hẹp các trường hợp bắt buộc hợp pháp hóa lãnh sự.

Nguyên tắc chung

• Ngôn ngữ sử dụng trong hồ sơ thuế là tiếng Việt.
• Tài liệu bằng tiếng nước ngoài phải được dịch ra tiếng Việt.
• Người nộp thuế ký tên, đóng dấu trên bản dịch và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung bản dịch.

Điều đáng chú ý ở nguyên tắc thứ ba là trách nhiệm nằm ở người nộp thuế, chứ Thông tư 89 không đặt yêu cầu bản dịch phải do một đơn vị dịch thuật được cấp phép thực hiện hay phải công chứng. Doanh nghiệp có thể tự dịch, nhưng đổi lại phải chịu trách nhiệm pháp lý về nội dung.

Hồ sơ miễn giảm theo Hiệp định thuế cần dịch những gì

• Tên hợp đồng và tên các điều khoản trong hợp đồng.
• Thời gian thực hiện hợp đồng, hoặc thời gian thực tế chuyên gia của nhà thầu nước ngoài hiện diện tại Việt Nam nếu có.
• Trách nhiệm và cam kết của mỗi bên.
• Các quy định về bảo mật và quyền sở hữu sản phẩm nếu có.
• Đối tượng có thẩm quyền ký kết hợp đồng.
• Các nội dung liên quan đến xác định nghĩa vụ thuế và các nội dung tương tự nếu có.

Kèm theo bản dịch trích là bản sao hợp đồng có xác nhận của người nộp thuế. Phạm vi dịch còn tùy tính chất từng loại hợp đồng và yêu cầu của cơ quan thuế nếu có. Vì vậy nên coi danh sách trên là mức tối thiểu, và bổ sung thêm điều khoản khi cơ quan thuế yêu cầu.

Vì sao sáu nhóm nội dung đó được nêu đích danh

Đọc kỹ thì thấy sáu nhóm này đều là dữ kiện dùng để xác định nghĩa vụ thuế của nhà thầu nước ngoài: thời gian hiện diện tại Việt Nam liên quan đến việc có hình thành cơ sở thường trú hay không, trách nhiệm và cam kết mỗi bên liên quan đến bản chất dịch vụ, quyền sở hữu sản phẩm liên quan đến việc có phát sinh tiền bản quyền hay không, còn thẩm quyền ký kết liên quan đến tính hợp lệ của hợp đồng. Nắm được lý do này thì việc chọn phần nào để dịch sẽ dễ hơn.

Khi nào phải hợp pháp hóa lãnh sự

Điều 97 chốt lại một điểm rất đáng nhớ: việc hợp pháp hóa lãnh sự đối với giấy tờ, tài liệu do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp chỉ bắt buộc trong các trường hợp cụ thể được hướng dẫn tại bảy điều của Thông tư 89. Ngoài bảy điều đó thì giấy tờ nước ngoài nộp theo yêu cầu thông thường của từng loại hồ sơ.

Ba việc nên làm với hồ sơ có tài liệu nước ngoài

• Đếm tổng số trang A4 của bộ tài liệu trước, vì con số này quyết định có được xin dịch trích hay không.
• Soạn sẵn văn bản giải trình nêu rõ điều khoản nào được dịch và vì sao phần còn lại không liên quan đến xác định nghĩa vụ thuế.
• Đối chiếu loại hồ sơ đang làm với bảy điều trong bảng trên, để biết có phải đi hợp pháp hóa lãnh sự hay không, vì thủ tục này mất thời gian và nên khởi động sớm.

Xem thêm: Khấu trừ số thuế đã nộp tại nước ngoài vào thuế phải nộp ở Việt Nam