Bài viết theo Nghị định 137/2024/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 23/10/2024
Bản scan của một văn bản giấy chỉ có giá trị khi mang đủ ba thông tin bắt buộc. Điều này áp dụng cả hai chiều: giấy chuyển sang điện tử, và điện tử in ra giấy.
Ba thông tin bắt buộc, cả hai chiều
| Chiều chuyển đổi | Thông tin phải có |
|---|---|
| Giấy sang điện tử | Ký hiệu riêng bằng chữ thể hiện bản điện tử đã được chuyển đổi từ văn bản giấy; thời gian thực hiện chuyển đổi; tên đầy đủ của cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện chuyển đổi |
| Điện tử sang giấy | Ký hiệu riêng bằng chữ thể hiện văn bản giấy đã được chuyển đổi từ thông điệp dữ liệu; thời gian thực hiện chuyển đổi; tên đầy đủ của bên thực hiện chuyển đổi |
Cả hai chiều đều có thể hiển thị bổ sung mã phản hồi nhanh QR hoặc hình thức mã hóa khác chứa các thông tin trên, để phục vụ việc tra cứu bằng phương tiện điện tử.
Bản giấy in ra từ bản điện tử cần thêm gì
- Thông tin tối thiểu để xác định nguồn gồm tên hệ thống thông tin và tên chủ quản hệ thống thông tin.
- Thông tin để truy cập có thể là đường dẫn đầy đủ của thông điệp dữ liệu trên hệ thống.
- Hoặc là mã duy nhất để truy cập thông điệp dữ liệu thông qua một giao diện tìm kiếm.
Bản scan chứng từ khỏi có ký hiệu riêng và thời gian chuyển đổi thì chưa đủ điều kiện của bản chuyển đổi.
Hệ thống dùng để chuyển đổi phải bảo đảm chuyển đổi toàn vẹn nội dung và tạo được ký hiệu riêng.
Chuyển đổi phục vụ công chứng, chứng thực, sao y, sao lục, trích sao thì theo pháp luật về công chứng, chứng thực và công tác văn thư, khỏi theo quy tắc chung này.
Nên chuẩn hóa mẫu dấu chuyển đổi cho toàn đơn vị, kèm ô ghi ngày giờ và tên người thực hiện.
Quy mô hệ thống thông tin
| Quy mô | Số người dùng trung bình theo tháng tại Việt Nam |
|---|---|
| Quy mô lớn | Từ 3% đến 10% tổng dân số theo công bố chính thức gần nhất |
| Quy mô rất lớn | Trên 10% tổng dân số |
- Người sử dụng là người có ít nhất một hoạt động: đăng nhập, truy cập thông tin, hoặc sử dụng dịch vụ trên hệ thống.
- Số liệu xác định quy mô là trung bình cộng số người sử dụng có hoạt động của 12 tháng gần nhất.
Nghĩa vụ tự xác định quy mô
- Chủ quản nền tảng số trung gian có hoạt động từ 12 tháng trở lên phải tự xác định quy mô, trong khỏi quá 12 tháng kể từ khi Nghị định có hiệu lực.
- Sau lần đầu, phải tự xác định lại định kỳ trước ngày 31/01 hằng năm.
- Đáp ứng tiêu chí quy mô lớn hoặc rất lớn thì phải báo cáo và cung cấp số liệu cho cơ quan quản lý nhà nước.
- Nền tảng số trung gian là hệ thống tạo môi trường điện tử cho các bên giao dịch, mà chủ quản độc lập với các bên thực hiện giao dịch.
Việc cần làm
- Rà lại mẫu dấu hoặc chú thích dùng khi số hóa chứng từ, bổ sung đủ ba thông tin bắt buộc.
- Ghi thời điểm chuyển đổi tới mức ngày giờ, khỏi chỉ ghi ngày.
- In bản giấy từ bản điện tử thì kèm tên hệ thống, tên chủ quản và đường dẫn hoặc mã tra cứu.
- Cân nhắc gắn mã QR để người nhận tự tra cứu bản gốc.
- Doanh nghiệp vận hành nền tảng: đặt lịch tự xác định quy mô trước ngày 31/01 hằng năm.
- Lưu số liệu người dùng 12 tháng gần nhất làm căn cứ xác định quy mô.
Bản scan văn bản giấy cần ghi gì để hợp lệ?
Ký hiệu riêng bằng chữ thể hiện đã được chuyển đổi từ văn bản giấy, thời gian thực hiện chuyển đổi, và tên đầy đủ của cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện chuyển đổi.
In bản điện tử ra giấy thì cần thêm thông tin nào?
Ngoài ký hiệu riêng, thời gian chuyển đổi và tên bên thực hiện, còn cần tên hệ thống thông tin, tên chủ quản hệ thống, và đường dẫn đầy đủ hoặc mã duy nhất để truy cập thông điệp dữ liệu.
Có bắt buộc gắn mã QR không?
Không bắt buộc. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có thể lựa chọn hiển thị bổ sung mã QR hoặc hình thức mã hóa khác chứa các thông tin bắt buộc.
Chuyển đổi để công chứng, chứng thực có theo quy tắc này không?
Không. Trường hợp chuyển đổi phục vụ công chứng, chứng thực, sao y, sao lục, trích sao thì thực hiện theo pháp luật về công chứng, chứng thực và công tác văn thư.
Hệ thống thông tin quy mô lớn được xác định thế nào?
Có số lượng người sử dụng trung bình theo tháng tại Việt Nam từ 3% đến 10% tổng dân số theo công bố chính thức gần nhất.
Quy mô rất lớn là bao nhiêu?
Trên 10% tổng dân số.
Số liệu tính quy mô lấy trong bao lâu?
Trung bình cộng số lượng người sử dụng có hoạt động trên nền tảng của 12 tháng gần nhất.
Chủ quản nền tảng phải tự xác định quy mô khi nào?
Trong khỏi quá 12 tháng kể từ khi Nghị định có hiệu lực với nền tảng đã hoạt động từ 12 tháng trở lên, và sau đó định kỳ trước ngày 31/01 hằng năm.
- Nghị định 137/2024/NĐ-CP quy định về giao dịch điện tử của cơ quan nhà nước và hệ thống thông tin phục vụ giao dịch điện tử, Điều 4, Điều 5, Điều 17 và Điều 18
Xem thêm: Chứng thư còn hạn vẫn chưa đủ để ký
