Bài viết theo Điều 34 đến Điều 39 Nghị định số 254/2026/NĐ-CP, hiệu lực từ ngày 01/07/2026
Xe hàng bị dừng giữa đường, người kiểm tra hỏi hóa đơn. Tài xế không có tờ giấy nào trong tay vì công ty đã dùng hóa đơn điện tử. Tình huống này có lời giải rõ trong Nghị định 254/2026, và phần trách nhiệm nằm về phía cơ quan kiểm tra.
- Cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền tự truy cập Hệ thống thông tin quản lý thuế để tra cứu hóa đơn điện tử.
- Quy định ghi thẳng: không yêu cầu cung cấp hóa đơn giấy.
- Các cơ quan liên quan có trách nhiệm trang bị thiết bị để truy cập tra cứu dữ liệu hóa đơn điện tử.
- Chỉ khi bất khả kháng do sự cố hoặc thiên tai làm mất kết nối Internet thì người kiểm tra mới dùng biện pháp phù hợp khác.
- Bên sử dụng thông tin không được cung cấp lại cho bên thứ ba khi chưa có sự đồng ý của cơ quan thuế.
- Cục Thuế cung cấp thông tin cho cơ quan trung ương; thuế tỉnh, thành phố và thuế cơ sở cung cấp cho cơ quan đồng cấp.
Điều khoản gỡ được thế bí trên đường
Điều 35 Nghị định 254/2026 viết ngắn nhưng dứt khoát. Khi kiểm tra hàng hóa lưu thông trên thị trường, đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan nhà nước và người có thẩm quyền truy cập Hệ thống thông tin quản lý thuế để tra cứu thông tin về hóa đơn điện tử phục vụ yêu cầu quản lý, không yêu cầu cung cấp hóa đơn giấy.
Câu tiếp theo đặt nghĩa vụ về phía cơ quan: các cơ quan có liên quan có trách nhiệm sử dụng các thiết bị để truy cập tra cứu dữ liệu hóa đơn điện tử. Thiếu thiết bị tra cứu vì vậy là việc của cơ quan kiểm tra, không phải việc của người vận chuyển.
Nghị định chỉ mở một cửa: trường hợp bất khả kháng do sự cố, thiên tai gây ảnh hưởng đến việc truy cập mạng Internet dẫn đến không tra cứu được dữ liệu.
Khi đó cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền đang thực hiện kiểm tra thực hiện các biện pháp phù hợp để tra cứu thông tin hóa đơn điện tử.
Ai được lấy thông tin hóa đơn, và lấy từ đâu
Điều 36 chia rõ hai tầng. Bên cung cấp thông tin phân theo cấp hành chính, còn bên sử dụng thông tin phân theo sáu nhóm.
| Bên đề nghị | Nơi cung cấp thông tin |
|---|---|
| Cơ quan, tổ chức quản lý nhà nước cấp Trung ương | Cục Thuế |
| Cơ quan, tổ chức quản lý đồng cấp ở địa phương | Thuế tỉnh, thành phố và thuế cơ sở |
- Người bán và người mua: tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh là người bán, bên nhận ủy nhiệm lập hóa đơn, và tổ chức, cá nhân là người mua.
- Cơ quan quản lý nhà nước: dùng thông tin để làm thủ tục hành chính, kiểm tra tính hợp pháp của hàng hóa lưu thông trên thị trường, phục vụ tố tụng, thanh tra, kiểm tra, kiểm toán.
- Tổ chức tín dụng: dùng để thực hiện thủ tục về thuế và thủ tục thanh toán qua ngân hàng.
- Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
- Tổ chức sử dụng thông tin chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.
- Cơ quan quản lý thuế nước ngoài, phù hợp với điều ước quốc tế về thuế mà Việt Nam là thành viên.
Năm nghĩa vụ của bên được cấp quyền tra cứu
Điều 39 buộc bên sử dụng thông tin giữ năm việc. Đây là phần bảo vệ dữ liệu kinh doanh của doanh nghiệp.
- Sử dụng thông tin đúng mục đích, phục vụ hoạt động nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ, đúng quy định pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
- Không cung cấp cho bên thứ ba khi chưa có sự đồng ý của cơ quan thuế cung cấp thông tin hoặc tài khoản.
- Trang bị đầy đủ phương tiện, trang thiết bị kỹ thuật để bảo đảm việc tra cứu, kết nối, sử dụng.
- Thực hiện đăng ký để được cấp quyền truy cập, khai thác, sử dụng thông tin.
- Quản lý, bảo mật thông tin tài khoản truy cập Hệ thống thông tin quản lý thuế.
Khi hệ thống tra cứu tạm ngừng
Điều 38 giao Cục Thuế bốn việc để hệ thống chạy được: bảo đảm khuôn dạng dữ liệu theo tiêu chuẩn kỹ thuật để dễ tải xuống, hiển thị nhanh và in ấn; bảo đảm hệ thống hoạt động liên tục, ổn định, an toàn thông tin; chủ trì hướng dẫn sử dụng và hỗ trợ vận hành; quản lý việc đăng ký sử dụng thông tin.
Nếu phải tạm ngừng cung cấp thông tin, Cục Thuế thông báo trên Trang thông tin điện tử về hóa đơn điện tử, và nội dung thông báo phải nêu rõ khoảng thời gian dự kiến phục hồi.
Doanh nghiệp vận chuyển nên chuẩn bị gì
- Lập hóa đơn trước khi hàng rời kho để dữ liệu đã có trên hệ thống lúc xe lăn bánh.
- Gửi cho tài xế mã tra cứu hoặc bản chuyển đổi ra giấy để hỗ trợ khi mạng chập chờn. Bản chuyển đổi này dùng để tham chiếu, không có hiệu lực giao dịch, thanh toán.
- Lưu số điện thoại kế toán trên hồ sơ xe để cung cấp thông tin tra cứu ngay khi được hỏi.
- Với hàng luân chuyển nội bộ giữa các kho, chuẩn bị phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ theo đúng quy định.
Xem thêm: Tài khoản tra cứu thông tin hóa đơn điện tử
Kiểm tra hàng trên đường có được đòi hóa đơn giấy không?
Không. Điều 35 Nghị định 254/2026 ghi rõ cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền truy cập Hệ thống thông tin quản lý thuế để tra cứu, không yêu cầu cung cấp hóa đơn giấy.
Ai phải lo thiết bị tra cứu?
Các cơ quan có liên quan có trách nhiệm sử dụng các thiết bị để truy cập tra cứu dữ liệu hóa đơn điện tử.
Mất mạng thì xử lý ra sao?
Trường hợp bất khả kháng do sự cố, thiên tai làm không truy cập được, cơ quan nhà nước và người có thẩm quyền đang kiểm tra thực hiện các biện pháp phù hợp để tra cứu thông tin hóa đơn điện tử.
Doanh nghiệp muốn tra cứu thông tin hóa đơn thì xin ở đâu?
Người bán và người mua nằm trong nhóm bên sử dụng thông tin theo khoản 2 Điều 36. Cơ quan cung cấp phân theo cấp: Cục Thuế cho đề nghị của cơ quan trung ương, thuế tỉnh, thành phố và thuế cơ sở cho cơ quan đồng cấp.
Ngân hàng có được tra cứu hóa đơn không?
Có. Tổ chức tín dụng sử dụng thông tin hóa đơn điện tử để thực hiện các thủ tục về thuế và thủ tục thanh toán qua ngân hàng.
Cơ quan đã tra cứu có được chuyển thông tin cho nơi khác không?
Không, khi chưa có sự đồng ý của cơ quan thuế cung cấp thông tin hoặc tài khoản. Đây là nghĩa vụ tại khoản 2 Điều 39.
Bản hóa đơn in ra giấy đưa cho tài xế có giá trị gì?
Bản chuyển đổi từ hóa đơn điện tử dùng để ghi sổ, theo dõi và xuất trình tham khảo. Hóa đơn chuyển đổi không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.
Hệ thống tra cứu ngừng thì biết ở đâu?
Cục Thuế thông báo trên Trang thông tin điện tử của Cục Thuế về hóa đơn điện tử, nêu rõ khoảng thời gian dự kiến phục hồi.
- Nghị định số 254/2026/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ, hiệu lực từ 01/07/2026: Điều 5 khoản 4, Điều 34, Điều 35, Điều 36, Điều 38 và Điều 39.
