02/09/2026
Thưởng Tết chi vào tháng 2 năm sau, sau khi đã nộp quyết toán thuế, thì khoản đó rơi vào diện chi phí không được trừ. Quỹ lương dự phòng là đường thoát cho tình huống này, với trần 17% và ba điều kiện đi kèm.
- Mức trích tối đa 17% quỹ tiền lương thực hiện, doanh nghiệp tự quyết trong khung đó.
- Trích xong mà doanh nghiệp bị lỗ thì không được trích đủ 17%.
- Sau 6 tháng kể từ ngày kết thúc kỳ tính thuế mà chưa dùng hết thì phải tính giảm chi phí của năm sau.
- Quỹ tiền lương thực hiện tính đến thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ quyết toán.
- Số trích quỹ dự phòng của năm trước chi trong năm quyết toán nằm ngoài quỹ tiền lương thực hiện.
Vì sao cần quỹ lương dự phòng
Nghị định 320/2025/NĐ-CP xếp vào nhóm chi không được trừ khoản chi tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp phải trả cho người lao động nhưng hết thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm mà thực tế chưa chi. Câu này có một mệnh đề trừ: trừ trường hợp doanh nghiệp có trích lập quỹ lương dự phòng.
Nói cách đơn giản, khoản lương và thưởng đã hạch toán vào chi phí của năm nhưng đến hạn nộp quyết toán vẫn chưa trả cho người lao động sẽ bị loại, trừ khi doanh nghiệp đã lập quỹ lương dự phòng đúng quy định.
Ba ràng buộc của quỹ
| Ràng buộc | Nội dung |
|---|---|
| Trần trích lập | mức dự phòng hằng năm do doanh nghiệp quyết định nhưng không quá 17% quỹ tiền lương thực hiện |
| Điều kiện kết quả kinh doanh | việc trích lập phải bảo đảm sau khi trích lập doanh nghiệp không bị lỗ; doanh nghiệp bị lỗ thì không được trích đủ 17% |
| Thời hạn sử dụng | năm trước có trích mà sau 6 tháng kể từ ngày kết thúc kỳ tính thuế chưa sử dụng hoặc sử dụng không hết thì phải tính giảm chi phí của năm sau |
Mốc đếm từ ngày kết thúc kỳ tính thuế, không phải từ ngày nộp quyết toán.
Với năm tài chính trùng năm dương lịch, hạn sử dụng quỹ rơi vào ngày 30/6 năm sau.
Phần chưa dùng hết bị tính giảm chi phí của năm sau, nên bảng theo dõi sử dụng quỹ cần chốt trước mốc này.
Quỹ tiền lương thực hiện tính thế nào
Đây là mẫu số quyết định cả trần 17% của quỹ lương dự phòng lẫn mức trần chi phúc lợi. Nghị định định nghĩa quỹ tiền lương thực hiện là tổng số tiền lương thực tế đã chi trả của năm quyết toán đó đến thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ quyết toán theo quy định.
Con số này loại trừ phần tiền trích lập quỹ dự phòng tiền lương của năm trước được chi trong năm quyết toán thuế. Bỏ qua điểm loại trừ này là lỗi hay gặp, vì nó làm quỹ tiền lương thực hiện phồng lên và kéo theo cả trần 17% lẫn trần phúc lợi bị tính sai.
Liên hệ với trần chi phúc lợi một tháng lương
Cùng điều khoản này còn quy định phần chi cho các khoản có tính chất phúc lợi trực tiếp cho người lao động vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế thì không được trừ.
- Một tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế bằng quỹ tiền lương thực hiện trong năm chia cho 12 tháng.
- Doanh nghiệp hoạt động không đủ 12 tháng thì lấy quỹ tiền lương thực hiện trong năm chia cho số tháng thực tế hoạt động trong năm.
- Nhóm chi phúc lợi gồm chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động; chi nghỉ mát; chi hỗ trợ điều trị khám bệnh, chữa bệnh; chi hỗ trợ bổ sung kiến thức học tập; chi hỗ trợ gia đình người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, dịch họa, tai nạn, ốm đau; chi khen thưởng con người lao động có thành tích học tập tốt; chi hỗ trợ chi phí đi lại ngày lễ, tết; chi bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm sức khỏe, bảo hiểm tự nguyện khác và các khoản phúc lợi khác.
Những khoản lương vẫn bị loại dù có quỹ
Quỹ lương dự phòng chỉ gỡ được vấn đề thời điểm chi trả. Một số khoản bị loại vì bản chất của người nhận, và quỹ không cứu được.
- Tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân.
- Tiền lương, tiền công của chủ công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do một cá nhân làm chủ.
- Thù lao trả cho các sáng lập viên, thành viên của hội đồng thành viên, hội đồng quản trị mà những người này không trực tiếp tham gia điều hành sản xuất, kinh doanh.
Thành viên hội đồng quản trị có tham gia điều hành thực tế thì phần thù lao gắn với công việc điều hành đó nằm ngoài danh sách loại trừ, với điều kiện hồ sơ chứng minh vai trò điều hành đầy đủ.
Hồ sơ nên có khi trích quỹ
- Quyết định trích lập quỹ lương dự phòng của người có thẩm quyền, ghi rõ mức trích và tỷ lệ trên quỹ tiền lương thực hiện.
- Bảng tính quỹ tiền lương thực hiện của năm, có dòng loại trừ phần quỹ dự phòng năm trước đã chi trong năm.
- Báo cáo tài chính chứng minh sau khi trích lập doanh nghiệp không bị lỗ.
- Bảng theo dõi sử dụng quỹ trong 6 tháng đầu năm sau, kèm chứng từ chi thực tế.
- Bút toán tính giảm chi phí năm sau cho phần chưa sử dụng hết, nếu có.
Doanh nghiệp lỗ có được trích quỹ lương dự phòng không?
Việc trích lập phải bảo đảm sau khi trích lập doanh nghiệp không bị lỗ. Doanh nghiệp bị lỗ thì không được trích đủ 17%, nên mức trích phải tính lùi sao cho kết quả sau trích vẫn không lỗ.
Quỹ trích năm 2026 mà tháng 8/2027 mới chi hết thì sao?
Phần chưa sử dụng tại thời điểm 6 tháng kể từ ngày kết thúc kỳ tính thuế phải tính giảm chi phí của năm sau. Với năm tài chính theo năm dương lịch, mốc là ngày 30/6/2027.
Quỹ tiền lương thực hiện có gồm phần quỹ dự phòng năm trước chi trong năm không?
Không. Quỹ tiền lương thực hiện là tổng số tiền lương thực tế đã chi trả của năm quyết toán đến thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ quyết toán, không bao gồm số tiền trích lập quỹ dự phòng tiền lương của năm trước được chi trong năm quyết toán thuế.
Lương giám đốc là chủ công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên có được tính chi phí không?
Không. Tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân và chủ công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do một cá nhân làm chủ nằm trong nhóm chi không được trừ.
Trần 17% tính trên quỹ lương của năm nào?
Trên quỹ tiền lương thực hiện của chính năm quyết toán đang trích lập.
- Nghị định 320/2025/NĐ-CP hướng dẫn Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp, hiệu lực từ 15/12/2025
- Thông tư 20/2026/TT-BTC hướng dẫn Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp và Nghị định 320/2025/NĐ-CP
- Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 67/2025/QH15
[…] Xem thêm: Quỹ lương dự phòng và trần 17% quỹ tiền lương thực hiện […]