Bài viết theo Quyết định 2222/QĐ-BHXH có hiệu lực từ ngày 29/07/2025
Một quy tắc gỡ được nhiều tranh cãi ở khâu nộp hồ sơ: thành phần nào không ghi rõ là bản chính thì được nộp bản chính hoặc bản sao hợp lệ. Và bản sao hợp lệ có ba cách làm.
- Không ghi bản chính thì nộp bản chính hoặc bản sao hợp lệ đều được.
- Bản sao hợp lệ có ba cách: chứng thực từ sổ gốc, từ bản chính, hoặc đã đối chiếu với bản chính.
- Giấy tờ do cơ quan bảo hiểm xã hội lập thì là bản chính.
- Số lượng mỗi thành phần hồ sơ là 01 bản.
- Cơ sở dữ liệu đóng và hưởng được quản lý tập trung tại Bảo hiểm xã hội Việt Nam.
- Căn cứ giải quyết là sổ bảo hiểm xã hội cấp lần cuối, đồng bộ với cơ sở dữ liệu thu.
- Thông tin thay đổi phải cập nhật vào hệ thống kịp thời.
- Chi trả phải đúng thời gian, đúng người, đúng số tiền.
- Đơn vị chưa đóng đủ tiền vẫn có cơ chế giải quyết chế độ cho người lao động.
Quy tắc về bản chính và bản sao
| Trường hợp | Yêu cầu |
|---|---|
| Thành phần hồ sơ không ghi là bản chính | Nộp bản chính hoặc bản sao hợp lệ |
| Thành phần hồ sơ, mẫu hồ sơ do cơ quan bảo hiểm xã hội lập hoặc ban hành | Là bản chính |
| Trích lục khai tử | Bản chính hoặc bản sao Trích lục khai tử |
| Số lượng mỗi thành phần | 01 bản |
Ba cách để có bản sao hợp lệ
- Bản sao được chứng thực sao từ sổ gốc.
- Bản sao được chứng thực sao từ bản chính.
- Bản sao đã được đối chiếu với bản chính.
Bản sao đã được đối chiếu với bản chính cũng là bản sao hợp lệ.
Nghĩa là mang bản chính theo để đối chiếu tại chỗ, tránh phải đi chứng thực từng loại giấy.
Nhưng giấy nào quy định ghi rõ bản chính thì vẫn phải nộp bản chính, chẳng hạn Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng bảo hiểm xã hội trong hồ sơ ốm đau ngoại trú.
Nguyên tắc quản lý và giải quyết
- Cơ sở dữ liệu đóng và hưởng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp được quản lý tập trung, thống nhất tại Bảo hiểm xã hội Việt Nam, không bao gồm đối tượng do Bộ Quốc phòng, Bộ Công an quản lý.
- Mọi thông tin liên quan đến đóng và hưởng khi có thay đổi phải được cập nhật vào hệ thống kịp thời.
- Căn cứ để giải quyết hưởng chế độ là sổ bảo hiểm xã hội được cấp lần cuối, thể hiện quá trình đóng và đồng bộ với cơ sở dữ liệu thu.
- Việc chi trả phải bảo đảm đúng thời gian, đúng người, đúng số tiền trong danh sách chi trả.
Căn cứ giải quyết yêu cầu sổ bảo hiểm xã hội đồng bộ với cơ sở dữ liệu thu.
Trường hợp chưa có dữ liệu thu trên hệ thống, dữ liệu thu và thông tin trên sổ không thống nhất, hoặc quá trình đóng chưa được xác nhận đầy đủ trên sổ, thì hồ sơ chưa đủ căn cứ giải quyết.
Vì vậy việc rà soát sổ bảo hiểm xã hội nên làm trước khi nộp hồ sơ hưởng chế độ.
Đơn vị chưa đóng đủ tiền
Quy trình nêu rõ việc giải quyết chế độ bảo hiểm xã hội đối với người lao động trong trường hợp đơn vị sử dụng lao động chưa đóng đủ số tiền phải đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, thực hiện theo quy định của Nghị định hướng dẫn Luật Bảo hiểm xã hội về bảo hiểm xã hội bắt buộc.
Cách đọc tên mẫu biểu
- Tên danh sách, báo cáo hoặc mẫu kèm theo được hiểu là mẫu tương ứng với mã số, ký hiệu nêu tại phụ lục.
- Ví dụ Danh sách 01B-HSB là Danh sách đề nghị hưởng chế độ ốm đau, thai sản, dưỡng sức phục hồi sức khỏe.
- Danh sách C97-HSB là Danh sách chi trả các chế độ, trợ cấp bảo hiểm xã hội một lần.
- Điều, khoản, điểm được viện dẫn mà không ghi rõ nguồn trích dẫn thì hiểu là của chính văn bản đó.
Việc cần làm
- Trước khi đi nộp: đọc kỹ thành phần nào ghi bản chính, phần còn lại dùng bản sao hợp lệ.
- Mang theo bản chính để đối chiếu thay vì đi chứng thực toàn bộ.
- Chuẩn bị 01 bản mỗi loại, không cần nhân bản nhiều.
- Rà sổ bảo hiểm xã hội xem quá trình đóng đã được xác nhận đầy đủ chưa.
- Đối chiếu sổ với dữ liệu thu trên hệ thống trước khi nộp hồ sơ hưởng chế độ.
- Có thay đổi thông tin người lao động: cập nhật ngay, đừng đợi tới lúc làm chế độ.
- Doanh nghiệp đang nợ tiền bảo hiểm xã hội: tìm hiểu cơ chế giải quyết chế độ khi chưa đóng đủ để hướng dẫn người lao động.
- Bộ phận nhân sự: dùng đúng Danh sách 01B-HSB cho hồ sơ ốm đau, thai sản, dưỡng sức.
- Lưu bảng đối chiếu mã mẫu biểu để tra nhanh khi lập hồ sơ.
Bản sao hợp lệ là gì?
Là bản sao được chứng thực sao từ sổ gốc, hoặc chứng thực sao từ bản chính, hoặc bản sao đã được đối chiếu với bản chính.
Hồ sơ không ghi bản chính thì nộp thế nào?
Có thể nộp bản chính hoặc bản sao hợp lệ.
Giấy tờ do cơ quan bảo hiểm xã hội lập thì nộp bản gì?
Các thành phần hồ sơ, mẫu hồ sơ do cơ quan bảo hiểm xã hội lập hoặc ban hành là bản chính.
Mỗi loại giấy tờ nộp mấy bản?
Số lượng thành phần hồ sơ là 01 bản.
Căn cứ để giải quyết hưởng chế độ là gì?
Sổ bảo hiểm xã hội được cấp lần cuối thể hiện quá trình đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, đồng bộ với cơ sở dữ liệu thu đã được quản lý tập trung thống nhất trong cả nước.
Cơ sở dữ liệu đóng hưởng do ai quản lý?
Được quản lý tập trung, thống nhất tại Bảo hiểm xã hội Việt Nam, không bao gồm đối tượng do Bộ Quốc phòng và Bộ Công an quản lý.
Công ty chưa đóng đủ tiền thì người lao động có được giải quyết chế độ không?
Quy trình nêu rõ việc giải quyết chế độ bảo hiểm xã hội đối với người lao động trong trường hợp đơn vị sử dụng lao động chưa đóng đủ số tiền phải đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, thực hiện theo quy định của nghị định hướng dẫn Luật Bảo hiểm xã hội về bảo hiểm xã hội bắt buộc.
Danh sách 01B-HSB dùng cho chế độ nào?
Là Danh sách đề nghị hưởng chế độ ốm đau, thai sản và dưỡng sức phục hồi sức khỏe.
Việc chi trả chế độ phải bảo đảm điều gì?
Đúng thời gian, đúng người, đúng số tiền trong danh sách chi trả.
- Quyết định 2222/QĐ-BHXH ban hành Quy trình giải quyết hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội, chi trả các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, Điều 2 và Điều 3
- Luật Bảo hiểm xã hội 2024 số 41/2024/QH15
- Nghị định 158/2025/NĐ-CP hướng dẫn Luật Bảo hiểm xã hội về bảo hiểm xã hội bắt buộc, Điều 8
[…] Xem thêm: Nguyên tắc giải quyết chế độ bảo hiểm xã hội và bản sao hợp lệ […]