Bài viết theo Thông tư 99/2025/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 01/01/2026
Phần mềm kế toán phải lưu lại dấu vết sửa chữa theo trình tự thời gian và có khả năng cảnh báo hoặc ngăn chặn việc can thiệp có chủ ý vào số liệu đã ghi sổ. Hai yêu cầu này loại khá nhiều phần mềm cũ.
Sáu yêu cầu tối thiểu với phần mềm kế toán
| Yêu cầu | Nội dung |
|---|---|
| Tuân thủ pháp luật | Quy trình, nghiệp vụ kế toán thiết lập trên phần mềm phải tuân thủ pháp luật kế toán, thuế và pháp luật khác, không làm thay đổi bản chất, nguyên tắc, phương pháp kế toán và thông tin trình bày trên sổ kế toán, Báo cáo tài chính |
| Chính xác và lưu vết | Xử lý thông tin, số liệu liên quan phải chính xác, phù hợp, không trùng lắp. Khi sửa chữa phải lưu lại dấu vết các nội dung đã ghi sổ theo trình tự thời gian |
| Bảo mật và chống can thiệp | Dữ liệu phải bảo mật, an toàn. Hệ thống có khả năng cảnh báo hoặc ngăn chặn việc can thiệp có chủ ý làm thay đổi số liệu đã ghi sổ |
| Xuất dữ liệu | Cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin và dữ liệu đầu ra theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền và các bên sử dụng |
| Kết nối | Có khả năng kết nối hoặc sẵn sàng kết nối với các phần mềm liên quan như hóa đơn điện tử, chữ ký số |
| Nâng cấp | Có khả năng nâng cấp, sửa đổi, bổ sung phù hợp với thay đổi của pháp luật kế toán, thuế và pháp luật khác |
Người quản lý điều hành doanh nghiệp, kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán và những người có liên quan phải chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của số liệu được cung cấp từ phần mềm kế toán.
Phần mềm sai không phải là lý do miễn trách nhiệm cho người ký sổ và ký báo cáo.
Vì thế việc chọn và kiểm thử phần mềm là việc của kế toán trưởng, không chỉ của bộ phận công nghệ.
Nên có biên bản nghiệm thu ghi rõ phần mềm đáp ứng sáu yêu cầu nêu trên.
Hai yêu cầu kỹ thuật cần kiểm tra kỹ
- Lưu dấu vết sửa chữa: mọi lần sửa nội dung đã ghi sổ phải giữ lại lịch sử theo trình tự thời gian, để tra được ai sửa gì, khi nào.
- Cảnh báo hoặc ngăn chặn can thiệp có chủ ý: hệ thống phải phát hiện được việc sửa số liệu đã ghi sổ ngoài quy trình.
- Hai yêu cầu này gắn trực tiếp với việc chứng minh tính trung thực của sổ sách khi bị kiểm tra.
- Doanh nghiệp dùng phần mềm tự viết hoặc bảng tính cần rà lại hai điểm này trước tiên.
Quy chế quản trị nội bộ là nghĩa vụ
- Việc tạo lập, thực hiện, quản lý và kiểm soát các giao dịch kinh tế phát sinh phải tuân thủ quy định của pháp luật và cơ chế chính sách có liên quan.
- Doanh nghiệp có trách nhiệm tự xây dựng quy chế quản trị nội bộ hoặc tài liệu tương đương.
- Đồng thời phải tổ chức kiểm soát nội bộ.
- Mục tiêu là phân định rõ quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của các bộ phận và cá nhân liên quan tới giao dịch kinh tế.
- Yêu cầu này áp cho mọi doanh nghiệp, không giới hạn theo quy mô.
Việc cần làm
- Rà phần mềm đang dùng theo sáu yêu cầu trong bảng trên.
- Kiểm tra thực tế chức năng lưu vết sửa chữa: thử sửa một bút toán và xem lịch sử có ghi lại không.
- Kiểm tra khả năng cảnh báo hoặc ngăn chặn việc sửa số liệu đã ghi sổ.
- Thử xuất dữ liệu theo định dạng cơ quan thuế và kiểm toán yêu cầu.
- Kiểm tra khả năng kết nối hóa đơn điện tử và chữ ký số.
- Hỏi nhà cung cấp về cam kết nâng cấp theo thay đổi pháp luật.
- Lập biên bản nghiệm thu ghi rõ phần mềm đáp ứng các yêu cầu.
- Soạn hoặc cập nhật quy chế quản trị nội bộ phân định rõ quyền và trách nhiệm từng bộ phận.
- Thiết lập kiểm soát nội bộ cho quy trình tạo lập và duyệt giao dịch.
Phần mềm kế toán phải đáp ứng những yêu cầu gì?
Sáu yêu cầu tối thiểu: tuân thủ pháp luật và không làm thay đổi bản chất kế toán; xử lý chính xác, không trùng lắp và lưu dấu vết khi sửa chữa; bảo mật, an toàn và cảnh báo hoặc ngăn chặn can thiệp có chủ ý; cung cấp đầy đủ dữ liệu đầu ra; kết nối được với phần mềm liên quan; và có khả năng nâng cấp theo thay đổi pháp luật.
Sửa bút toán có phải lưu lại lịch sử không?
Có. Khi sửa chữa phải lưu lại dấu vết các nội dung đã ghi sổ kế toán theo trình tự thời gian.
Phần mềm phải chống được việc sửa số liệu không?
Hệ thống thông tin được thiết lập phải có khả năng cảnh báo hoặc ngăn chặn việc can thiệp có chủ ý làm thay đổi thông tin, số liệu đã ghi sổ kế toán.
Phần mềm có phải kết nối với hóa đơn điện tử không?
Phải có khả năng kết nối hoặc sẵn sàng kết nối với các phần mềm có liên quan khi thực hiện công tác kế toán, như phần mềm hóa đơn điện tử và chữ ký số.
Số liệu sai do phần mềm thì ai chịu trách nhiệm?
Người quản lý điều hành doanh nghiệp, kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán và những người có liên quan phải chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của thông tin, số liệu kế toán được cung cấp từ phần mềm kế toán.
Doanh nghiệp có phải xây dựng quy chế quản trị nội bộ không?
Có. Doanh nghiệp có trách nhiệm tự xây dựng quy chế quản trị nội bộ hoặc các tài liệu tương đương và tổ chức kiểm soát nội bộ.
Quy chế đó nhằm mục đích gì?
Phân định rõ quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của các bộ phận và cá nhân có liên quan đến việc tạo lập, thực hiện, quản lý và kiểm soát các giao dịch kinh tế phát sinh tại doanh nghiệp.
Phần mềm có được thay đổi phương pháp kế toán không?
Không. Các quy trình, nghiệp vụ thiết lập trên phần mềm không được làm thay đổi bản chất, nguyên tắc, phương pháp kế toán và thông tin, số liệu trình bày trên sổ kế toán và Báo cáo tài chính.
- Thông tư 99/2025/TT-BTC hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp, Điều 3 và Điều 28
Xem thêm: Doanh nghiệp siêu nhỏ mở sổ kế toán nào
