Bài viết theo Luật Kế toán số 88/2015/QH13, Điều 40, bản hợp nhất số 25/VBHN-VPQH
Kiểm kê cuối năm hay bị coi là thủ tục cho có, làm cho xong trước khi lên báo cáo tài chính. Luật Kế toán lại đặt nó ở vị trí khác hẳn: đây là bước đối chiếu giữa tài sản có thật với số liệu trên sổ, và kết quả kiểm kê phải được đưa vào sổ trước khi báo cáo tài chính được lập.
- Kiểm kê là cân, đong, đo, đếm số lượng và xác nhận, đánh giá chất lượng, giá trị tài sản và nguồn vốn tại thời điểm kiểm kê.
- Có sáu trường hợp bắt buộc kiểm kê, trong đó cuối kỳ kế toán năm là mốc thường niên.
- Kiểm kê xong phải lập báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê.
- Chênh lệch giữa thực tế và sổ sách phải tìm được nguyên nhân, và phải phản ánh cả số chênh lệch lẫn kết quả xử lý vào sổ trước khi lập báo cáo tài chính.
- Báo cáo kết quả kiểm kê thuộc nhóm tài liệu lưu trữ tối thiểu 10 năm.
Sáu trường hợp bắt buộc kiểm kê
| Trường hợp | Ghi chú |
|---|---|
| Cuối kỳ kế toán năm | Mốc thường niên, làm trước khi lập báo cáo tài chính năm |
| Đơn vị bị chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản, hoặc bán, cho thuê | Xác định khối tài sản bàn giao |
| Đơn vị được chuyển đổi loại hình hoặc hình thức sở hữu | Chốt tài sản tại thời điểm chuyển đổi |
| Xảy ra hỏa hoạn, lũ lụt và các thiệt hại bất thường khác | Xác định phần tổn thất thực tế |
| Đánh giá lại tài sản theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền | Theo quyết định cụ thể |
| Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật | Áp dụng khi luật chuyên ngành có yêu cầu riêng |
Kiểm kê là làm những gì
Khoản 1 Điều 40 mô tả rõ: cân, đong, đo, đếm số lượng; xác nhận và đánh giá chất lượng, giá trị của tài sản và nguồn vốn hiện có tại thời điểm kiểm kê, để rồi kiểm tra và đối chiếu với số liệu trên sổ kế toán.
Nghĩa là kiểm kê gồm hai vế. Vế thứ nhất là đo đếm thực tế. Vế thứ hai là đối chiếu với sổ, và chính vế này mới sinh ra công việc kế toán tiếp theo.
Xử lý chênh lệch
Khoản 3 Điều 40 đặt ra ba việc phải làm sau khi kiểm kê xong.
- Lập báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê.
- Khi số thực tế lệch với số trên sổ, phải xác định cho ra nguyên nhân của chênh lệch.
- Phản ánh số chênh lệch và kết quả xử lý vào sổ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính.
Luật đặt việc ghi chênh lệch vào sổ trước mốc lập báo cáo tài chính. Kiểm kê xong mà để chênh lệch treo lại, rồi vẫn lên báo cáo, thì báo cáo tài chính đó phản ánh một khối tài sản khác với khối tài sản thật sự đang có.
Khoản 4 Điều 40 buộc việc kiểm kê phải phản ánh đúng thực tế tài sản và nguồn hình thành tài sản. Người lập và người ký báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê chịu trách nhiệm về kết quả kiểm kê đó.
Lưu hồ sơ kiểm kê
Khoản 2 Điều 13 Nghị định 174/2016/NĐ-CP xếp báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản vào nhóm tài liệu phải lưu trữ tối thiểu 10 năm, cùng nhóm với tài liệu về thanh lý và nhượng bán tài sản cố định. Thời hạn tính từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm.
Số liệu tồn kho và tài sản theo dõi trên phần mềm thì khâu đối chiếu khi kiểm kê nhẹ hơn nhiều so với dò sổ tay. Phần mềm kế toán VFRS được tặng miễn phí cho doanh nghiệp nhỏ tại app.vfrs.vn.
Xem thêm: Tính giá xuất kho: các phương pháp được dùng và cách chọn
Doanh nghiệp có bắt buộc kiểm kê cuối năm không?
Có. Điểm a khoản 2 Điều 40 Luật Kế toán liệt kê cuối kỳ kế toán năm là một trong sáu trường hợp đơn vị kế toán phải kiểm kê tài sản.
Kiểm kê phát hiện thiếu hàng so với sổ thì làm gì?
Phải xác định nguyên nhân của chênh lệch, rồi phản ánh số chênh lệch và kết quả xử lý vào sổ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính, theo khoản 3 Điều 40 Luật Kế toán.
Bị cháy kho thì có phải kiểm kê không?
Có. Điểm d khoản 2 Điều 40 Luật Kế toán buộc kiểm kê khi xảy ra hỏa hoạn, lũ lụt và các thiệt hại bất thường khác.
Ai chịu trách nhiệm về kết quả kiểm kê?
Người lập và người ký báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê, theo khoản 4 Điều 40 Luật Kế toán.
Hồ sơ kiểm kê phải lưu bao lâu?
Tối thiểu 10 năm. Khoản 2 Điều 13 Nghị định 174/2016/NĐ-CP xếp báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản vào nhóm này, tính từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm.
Công ty chuyển đổi từ trách nhiệm hữu hạn sang cổ phần có phải kiểm kê không?
Có. Điểm c khoản 2 Điều 40 Luật Kế toán buộc kiểm kê khi đơn vị kế toán được chuyển đổi loại hình hoặc hình thức sở hữu.
- Luật Kế toán số 88/2015/QH13, Điều 40, bản hợp nhất số 25/VBHN-VPQH
- Nghị định số 174/2016/NĐ-CP hướng dẫn Luật Kế toán, Điều 13
[…] Xem thêm: Kiểm kê tài sản: sáu trường hợp bắt buộc và cách xử lý chênh lệch […]