Bài viết theo Luật Kế toán số 88/2015/QH13, các Điều 43 đến 48, bản hợp nhất số 25/VBHN-VPQH
Khi doanh nghiệp chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, đổi loại hình hay giải thể, phần thủ tục đăng ký kinh doanh thường được lo trước, còn phần kế toán hay bị làm sau và làm vội. Luật Kế toán dành hẳn sáu điều cho khâu này, mỗi trường hợp một danh sách việc riêng.
- Bốn việc lặp lại ở hầu hết trường hợp: khóa sổ kế toán, kiểm kê tài sản, xác định nợ chưa thanh toán, lập báo cáo tài chính.
- Tách là ngoại lệ duy nhất: đơn vị bị tách chỉ kiểm kê và xác định nợ của bộ phận được tách, chưa phải khóa sổ hay lập báo cáo tài chính.
- Mọi trường hợp đều phải lập biên bản bàn giao và ghi sổ theo biên bản bàn giao đó.
- Bên nhận sáp nhập chỉ ghi sổ theo biên bản; các trường hợp còn lại thì đơn vị mới mở sổ kế toán mới.
- Đơn vị giải thể phải mở một sổ riêng để theo dõi các nghiệp vụ liên quan đến việc giải thể.
Bốn việc lõi
Đọc liền sáu điều thì thấy một khuôn chung. Trước khi bàn giao bất cứ thứ gì, đơn vị phải chốt lại số liệu của mình bằng bốn việc.
- Khóa sổ kế toán.
- Kiểm kê tài sản.
- Xác định nợ chưa thanh toán.
- Lập báo cáo tài chính.
Sau đó mới tới phần bàn giao: bàn giao tài sản và nợ chưa thanh toán, lập biên bản bàn giao, ghi sổ kế toán theo đúng biên bản bàn giao đó, và bàn giao tài liệu kế toán cho bên tiếp nhận.
Từng trường hợp một
| Trường hợp | Bên chuyển đi phải làm | Bên tiếp nhận phải làm |
|---|---|---|
| Chia đơn vị kế toán | Bốn việc lõi; phân chia tài sản và nợ chưa thanh toán; lập biên bản bàn giao; ghi sổ theo biên bản; bàn giao tài liệu kế toán liên quan cho các đơn vị mới | Đơn vị mới căn cứ biên bản bàn giao để mở sổ kế toán và ghi sổ |
| Tách một bộ phận | Kiểm kê tài sản và xác định nợ chưa thanh toán của bộ phận được tách; bàn giao; lập biên bản; ghi sổ theo biên bản; tài liệu nào không bàn giao thì đơn vị bị tách tự lưu trữ | Đơn vị mới căn cứ biên bản bàn giao để mở sổ kế toán và ghi sổ |
| Hợp nhất các đơn vị | Từng đơn vị bị hợp nhất làm bốn việc lõi; bàn giao toàn bộ tài sản và nợ; lập biên bản; ghi sổ theo biên bản; bàn giao toàn bộ tài liệu kế toán | Đơn vị hợp nhất mở sổ và ghi sổ theo biên bản; tổng hợp báo cáo tài chính của các đơn vị bị hợp nhất; nhận và lưu trữ tài liệu kế toán của các đơn vị đó |
| Sáp nhập vào đơn vị khác | Bốn việc lõi; bàn giao toàn bộ tài sản và nợ; lập biên bản; ghi sổ theo biên bản; bàn giao toàn bộ tài liệu kế toán | Đơn vị nhận sáp nhập căn cứ biên bản bàn giao để ghi sổ kế toán |
| Chuyển đổi loại hình hoặc hình thức sở hữu | Bốn việc lõi; bàn giao toàn bộ tài sản và nợ; lập biên bản; ghi sổ theo biên bản; bàn giao toàn bộ tài liệu kế toán | Đơn vị sau chuyển đổi căn cứ biên bản bàn giao để mở sổ kế toán và ghi sổ |
| Giải thể hoặc chấm dứt hoạt động | Bốn việc lõi; mở sổ kế toán theo dõi các nghiệp vụ liên quan đến việc giải thể; xử lý xong thì bàn giao toàn bộ tài liệu kế toán | Đơn vị kế toán cấp trên hoặc tổ chức, cá nhân lưu trữ theo thời hạn quy định |
Tách khác với năm trường hợp còn lại
Điều 44 là điều duy nhất không đòi khóa sổ và không đòi lập báo cáo tài chính. Lý do nằm ở bản chất: đơn vị bị tách vẫn tồn tại và vẫn hoạt động bình thường sau khi tách, chỉ một bộ phận rời đi. Việc phải làm vì thế thu hẹp lại đúng phần bộ phận đó, gồm kiểm kê tài sản và xác định nợ chưa thanh toán của riêng bộ phận được tách.
Điểm c khoản 1 Điều 44 chốt rõ: những tài liệu kế toán không thuộc diện bàn giao cho đơn vị mới thì đơn vị bị tách tự lưu trữ theo thời hạn tại Điều 41 Luật Kế toán, tức các mốc 5 năm, 10 năm hoặc vĩnh viễn tùy loại tài liệu.
Giải thể và phá sản
Điểm b khoản 1 Điều 48 thêm một việc riêng cho đơn vị giải thể: mở sổ kế toán để theo dõi các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong chính quá trình giải thể hoặc chấm dứt hoạt động. Bán thanh lý tài sản, thu hồi công nợ, trả nợ, chi phí thủ tục đều đi vào sổ này.
Xử lý xong, toàn bộ tài liệu kế toán được bàn giao cho đơn vị kế toán cấp trên, hoặc cho tổ chức, cá nhân nhận lưu trữ theo thời hạn tại Điều 41.
Với trường hợp bị tuyên bố phá sản, khoản 2 Điều 48 giao việc cho Tòa án: Tòa án tuyên bố phá sản là nơi chỉ định người thực hiện các công việc kế toán nói trên.
Vì sao khâu này hay bị bỏ dở
Biên bản bàn giao là mắt xích quyết định. Sổ của bên tiếp nhận ghi theo biên bản bàn giao, nên biên bản thiếu số liệu hay ghi sai thì sai số đó theo vào sổ mới và đi tiếp nhiều năm. Kiểm kê trước khi bàn giao chính là bước làm cho biên bản khớp với tài sản có thật.
Số dư chuyển sang đơn vị mới thì nên nhập một lần cho gọn. Phần mềm kế toán VFRS được tặng miễn phí cho doanh nghiệp nhỏ tại app.vfrs.vn.
Xem thêm: Kiểm kê tài sản: sáu trường hợp bắt buộc và cách xử lý chênh lệch
Công ty tách một chi nhánh ra thành công ty riêng thì có phải khóa sổ và lập báo cáo tài chính không?
Không. Điều 44 Luật Kế toán chỉ đòi kiểm kê tài sản và xác định nợ chưa thanh toán của bộ phận được tách, rồi bàn giao và lập biên bản bàn giao. Đơn vị bị tách vẫn hoạt động tiếp nên sổ vẫn chạy liên tục.
Công ty chuyển từ trách nhiệm hữu hạn sang cổ phần thì làm gì về kế toán?
Theo Điều 47 Luật Kế toán: khóa sổ, kiểm kê tài sản, xác định nợ chưa thanh toán, lập báo cáo tài chính; bàn giao toàn bộ tài sản và nợ chưa thanh toán kèm biên bản bàn giao; ghi sổ theo biên bản; bàn giao toàn bộ tài liệu kế toán. Đơn vị sau chuyển đổi căn cứ biên bản để mở sổ mới.
Bên nhận sáp nhập có phải mở sổ kế toán mới không?
Không. Khoản 2 Điều 46 Luật Kế toán chỉ yêu cầu đơn vị nhận sáp nhập căn cứ vào biên bản bàn giao để ghi sổ kế toán, vì đơn vị này vẫn đang tồn tại với hệ thống sổ của mình.
Doanh nghiệp giải thể có phải mở sổ kế toán riêng không?
Có. Điểm b khoản 1 Điều 48 Luật Kế toán buộc mở sổ kế toán theo dõi các nghiệp vụ kinh tế, tài chính liên quan đến việc giải thể hoặc chấm dứt hoạt động.
Công ty phá sản thì ai làm phần kế toán?
Tòa án tuyên bố phá sản chỉ định người thực hiện các công việc kế toán quy định tại khoản 1 Điều 48 Luật Kế toán.
Hồ sơ kế toán của công ty đã giải thể thì ai giữ?
Sau khi xử lý xong, toàn bộ tài liệu kế toán được bàn giao cho đơn vị kế toán cấp trên hoặc cho tổ chức, cá nhân lưu trữ theo thời hạn quy định tại Điều 41 Luật Kế toán.
- Luật Kế toán số 88/2015/QH13, các Điều 41, 43, 44, 45, 46, 47, 48, bản hợp nhất số 25/VBHN-VPQH
