Bài viết theo khoản 6 đến khoản 10 Điều 3 Nghị định số 254/2026/NĐ-CP, hiệu lực từ ngày 01/07/2026
Trong văn bản pháp luật có hai cụm từ đứng cạnh nhau, chỉ đảo trật tự chữ mà thành hai nhóm hành vi khác nhau: sử dụng hóa đơn không hợp pháp và sử dụng không hợp pháp hóa đơn. Nhiều bản kết luận thanh tra ghi một trong hai cụm này, và người đọc cần biết mình đang bị quy vào nhóm nào để biết đường giải trình.
- Hóa đơn hợp pháp là hóa đơn đúng cả hình thức lẫn nội dung theo Nghị định 254/2026.
- Hóa đơn giả là hóa đơn in hoặc khởi tạo theo mẫu đã thông báo phát hành của người khác, trùng số cùng ký hiệu, hoặc làm giả hóa đơn điện tử.
- Sử dụng hóa đơn không hợp pháp nói về bản thân tờ hóa đơn có vấn đề: giả, hết giá trị, chưa đăng ký, của bên đã bỏ địa chỉ.
- Sử dụng không hợp pháp hóa đơn nói về cách dùng có vấn đề: hóa đơn khống, quay vòng, ghi sai giá trị thực tế, mượn hóa đơn bên khác.
- Cả hai nhóm đều dẫn tới hệ quả giống nhau về thuế: khoản chi bị loại và số thuế đầu vào bị loại khấu trừ.
- Điểm cần nhớ nhất cho bên mua là mốc ngày người bán bị xác định không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký.
Trước hết, thế nào là hóa đơn hợp pháp
Khoản 6 Điều 3 Nghị định 254/2026 định nghĩa gọn: hóa đơn, chứng từ hợp pháp là hóa đơn, chứng từ đảm bảo đúng về hình thức và nội dung theo quy định tại Nghị định này. Hai vế này tương ứng với hai điều khác nhau trong cùng Nghị định, nên khi kiểm tra một tờ hóa đơn thì soi theo hai hướng.
| Vế | Soi cái gì | Điều tương ứng |
|---|---|---|
| Hình thức | Loại hóa đơn có đúng với hoạt động bán ra, định dạng dữ liệu, ký hiệu mẫu số và ký hiệu hóa đơn, chữ ký số | Điều 8 về loại hóa đơn và các quy định về định dạng, ký hiệu |
| Nội dung | Các chỉ tiêu bắt buộc: tên và ký hiệu, số hóa đơn, tên và mã số thuế hai bên, tên hàng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tổng tiền thanh toán | Điều 10 về nội dung của hóa đơn |
Nhóm một: sử dụng hóa đơn không hợp pháp
Khoản 8 Điều 3 liệt kê nhóm này. Điểm chung là bản thân tờ hóa đơn đã hỏng ngay từ gốc, không phụ thuộc vào việc người dùng có giao dịch thật hay không.
- Sử dụng hóa đơn giả. Theo khoản 7 Điều 3, hóa đơn giả là hóa đơn được in hoặc khởi tạo theo mẫu đã được thông báo phát hành của tổ chức, cá nhân khác; hoặc in, khởi tạo trùng số của cùng một ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn; hoặc làm giả hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.
- Sử dụng hóa đơn chưa có giá trị sử dụng hoặc hết giá trị sử dụng.
- Sử dụng hóa đơn bị ngừng sử dụng trong thời gian bị cưỡng chế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn, trừ trường hợp được phép sử dụng theo thông báo của cơ quan thuế.
- Sử dụng hóa đơn điện tử không đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.
- Sử dụng hóa đơn điện tử chưa có mã của cơ quan thuế đối với trường hợp thuộc diện phải dùng hóa đơn có mã.
- Sử dụng hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có ngày lập từ ngày cơ quan thuế xác định bên bán không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký.
- Sử dụng hóa đơn, chứng từ có ngày lập trước ngày xác định bên lập không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký, hoặc chưa có thông báo của cơ quan thuế về việc đó, nhưng cơ quan thuế, cơ quan công an hoặc cơ quan chức năng khác đã có kết luận đó là hóa đơn, chứng từ không hợp pháp.
Hóa đơn lập từ ngày cơ quan thuế xác định bên bán bỏ địa chỉ thì bị coi là không hợp pháp ngay, không cần thêm điều kiện nào.
Hóa đơn lập trước ngày đó thì chưa tự động hỏng. Nó chỉ thành không hợp pháp khi có kết luận của cơ quan thuế, cơ quan công an hoặc cơ quan chức năng khác.
Nhóm hai: sử dụng không hợp pháp hóa đơn
Khoản 9 Điều 3 nói về nhóm còn lại. Tờ hóa đơn có thể do một đơn vị đang hoạt động bình thường phát hành, nhưng cách người ta dùng nó lại sai.
- Hóa đơn, chứng từ tẩy xóa, sửa chữa không đúng quy định.
- Hóa đơn khống, tức hóa đơn đã ghi các chỉ tiêu, nội dung nghiệp vụ kinh tế nhưng việc mua bán hàng hóa, dịch vụ không có thật một phần hoặc toàn bộ.
- Hóa đơn phản ánh không đúng giá trị thực tế phát sinh, hoặc lập hóa đơn khống, lập hóa đơn giả.
- Hóa đơn có chênh lệch giá trị hàng hóa, dịch vụ hoặc sai lệch các tiêu thức bắt buộc giữa các liên, áp dụng với hóa đơn giấy đã phát hành và sử dụng trong giai đoạn trước khi chuyển sang hóa đơn điện tử.
- Dùng hóa đơn để quay vòng khi vận chuyển hàng hóa trong khâu lưu thông, hoặc dùng hóa đơn của hàng hóa, dịch vụ này để chứng minh cho hàng hóa, dịch vụ khác.
- Dùng hóa đơn, chứng từ của tổ chức, cá nhân khác để hợp thức hóa hàng mua vào hoặc bán ra. Hai trường hợp được loại trừ là hóa đơn của cơ quan thuế và trường hợp được ủy nhiệm lập hóa đơn.
- Hóa đơn, chứng từ mà cơ quan thuế, cơ quan công an hoặc cơ quan chức năng khác đã kết luận là sử dụng không hợp pháp.
Cách phân biệt nhanh hai nhóm
| Tiêu chí | Sử dụng hóa đơn không hợp pháp | Sử dụng không hợp pháp hóa đơn |
|---|---|---|
| Vấn đề nằm ở | Bản thân tờ hóa đơn | Cách dùng tờ hóa đơn |
| Giao dịch có thật hay không | Có thể có thật, nhưng chứng từ hỏng | Thường là không có thật hoặc lệch với thực tế |
| Ví dụ điển hình | Nhận hóa đơn của công ty đã bị thông báo bỏ địa chỉ | Mua hóa đơn của đơn vị khác để hợp thức hóa chi phí |
| Bên mua có thể vô tình dính không | Có. Đây là rủi ro lớn nhất của bên mua | Ít khi vô tình, vì hành vi nằm ở phía người dùng |
| Căn cứ | Khoản 8 Điều 3 Nghị định 254/2026 | Khoản 9 Điều 3 Nghị định 254/2026 |
Bốn việc bên mua nên làm để tự bảo vệ
- Tra cứu tình trạng hoạt động của nhà cung cấp tại thời điểm nhận hóa đơn, giữ lại ảnh chụp màn hình kèm ngày giờ tra cứu.
- Tra cứu chính tờ hóa đơn trên hệ thống của cơ quan thuế để chắc rằng dữ liệu đã về đến nơi.
- Giữ đủ bộ hồ sơ chứng minh giao dịch có thật: hợp đồng, biên bản giao nhận, phiếu nhập kho, chứng từ thanh toán qua ngân hàng.
- Với nhà cung cấp mới hoặc giá trị lớn, lưu thêm bằng chứng về năng lực thực tế của họ như hình ảnh kho hàng, phương tiện vận chuyển, đầu mối liên hệ.
Bộ hồ sơ này quan trọng ở chỗ nó chuyển câu chuyện từ chỗ tranh cãi hình thức sang chỗ chứng minh giao dịch có thật. Với hóa đơn lập trước ngày bên bán bị xác định bỏ địa chỉ, đây thường là căn cứ để giữ được chi phí.
Xem thêm: Xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn
Hóa đơn hợp pháp là gì?
Theo khoản 6 Điều 3 Nghị định 254/2026, hóa đơn, chứng từ hợp pháp là hóa đơn, chứng từ đảm bảo đúng về hình thức và nội dung theo quy định tại Nghị định này.
Hóa đơn giả được định nghĩa thế nào?
Là hóa đơn được in hoặc khởi tạo theo mẫu hóa đơn đã được thông báo phát hành của tổ chức, cá nhân khác; hoặc in, khởi tạo trùng số của cùng một ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn; hoặc làm giả hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.
Nhận hóa đơn của công ty vừa bị thông báo bỏ địa chỉ thì sao?
Nếu ngày lập hóa đơn từ ngày cơ quan thuế xác định bên bán không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký thì đó là sử dụng hóa đơn không hợp pháp. Nếu ngày lập trước mốc đó thì hóa đơn chỉ bị coi là không hợp pháp khi có kết luận của cơ quan thuế, cơ quan công an hoặc cơ quan chức năng khác.
Dùng hóa đơn của đơn vị khác có bao giờ được phép không?
Có hai trường hợp được loại trừ trong khoản 9 Điều 3: hóa đơn của cơ quan thuế và trường hợp được ủy nhiệm lập hóa đơn.
Quay vòng hóa đơn nghĩa là gì?
Là dùng một tờ hóa đơn nhiều lần khi vận chuyển hàng hóa trong khâu lưu thông, hoặc dùng hóa đơn của lô hàng này để chứng minh cho lô hàng khác. Đây là hành vi sử dụng không hợp pháp hóa đơn.
Hóa đơn ghi giá thấp hơn giá thực nhận thuộc nhóm nào?
Thuộc nhóm sử dụng không hợp pháp hóa đơn, vì hóa đơn phản ánh không đúng giá trị thực tế phát sinh.
Hóa đơn điện tử chưa đăng ký với cơ quan thuế có giá trị không?
Không. Sử dụng hóa đơn điện tử không đăng ký sử dụng với cơ quan thuế nằm trong nhóm sử dụng hóa đơn không hợp pháp.
Đang bị cưỡng chế ngừng sử dụng hóa đơn thì có ngoại lệ nào không?
Có. Khoản 8 Điều 3 loại trừ trường hợp được phép sử dụng theo thông báo của cơ quan thuế.
- Nghị định số 254/2026/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ, hiệu lực từ 01/07/2026: khoản 6, khoản 7, khoản 8, khoản 9 và khoản 10 Điều 3; Điều 8 và Điều 10.
