Bài viết theo Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 và Nghị định số 168/2025/NĐ-CP, Điều 40 đến Điều 54
Hai lý do khiến hồ sơ bị trả lại nhiều nhất là sai người ký và sai cấp ra nghị quyết. Đổi người đại diện theo pháp luật là chỗ dễ vấp nhất: nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông hay của Hội đồng quản trị còn tùy có sửa Điều lệ hay không.
- Mốc chung là 10 ngày kể từ ngày có thay đổi, cho cả đăng ký và thông báo.
- Đổi trụ sở khác cơ quan thuế quản lý: làm thủ tục thuế trước, nộp hồ sơ tại nơi có trụ sở mới.
- Đổi người đại diện theo pháp luật: người ký giấy đề nghị là chủ tịch, không phải người đại diện cũ.
- Danh sách thành viên chỉ cần chữ ký của thành viên mới và thành viên có phần vốn góp thay đổi.
- Thay đổi chủ sở hữu hưởng lợi hoặc tỷ lệ sở hữu đã kê khai: thông báo trong 10 ngày.
- Thông tin cổ đông nước ngoài của công ty cổ phần chưa niêm yết: 03 ngày làm việc.
- Cho thuê doanh nghiệp tư nhân: thông báo trong 03 ngày làm việc kể từ ngày hợp đồng có hiệu lực.
Bảng tra nhanh
| Thay đổi | Loại thủ tục | Giấy tờ cốt lõi |
|---|---|---|
| Địa chỉ trụ sở chính | Đăng ký thay đổi | Giấy đề nghị; nghị quyết hoặc quyết định của chủ sở hữu, Hội đồng thành viên hoặc Đại hội đồng cổ đông |
| Tên doanh nghiệp | Đăng ký thay đổi | Giấy đề nghị; nghị quyết hoặc quyết định về việc đổi tên |
| Người đại diện theo pháp luật | Đăng ký thay đổi | Giấy đề nghị đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật; nghị quyết hoặc quyết định của cấp có thẩm quyền |
| Vốn điều lệ, phần vốn góp, tỷ lệ phần vốn góp | Đăng ký thay đổi | Giấy đề nghị; nghị quyết hoặc quyết định; biên bản họp Hội đồng thành viên với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên |
| Thành viên công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên | Đăng ký thay đổi | Giấy đề nghị; danh sách thành viên; nghị quyết hoặc quyết định của Hội đồng thành viên |
| Chủ sở hữu công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên | Đăng ký thay đổi | Giấy đề nghị do chủ sở hữu cũ và chủ sở hữu mới ký; giấy tờ pháp lý của bên nhận chuyển nhượng |
| Thành viên hợp danh | Đăng ký thay đổi | Hồ sơ theo Điều 185 và Điều 186 Luật Doanh nghiệp |
| Chủ doanh nghiệp tư nhân do bán, tặng cho, chủ doanh nghiệp chết | Đăng ký thay đổi | Người mua, người được tặng cho, người thừa kế nộp hồ sơ |
| Vốn đầu tư của chủ doanh nghiệp tư nhân | Đăng ký thay đổi | Giấy đề nghị đăng ký thay đổi vốn đầu tư |
| Ngành, nghề kinh doanh | Thông báo | Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp; nghị quyết hoặc quyết định |
| Cổ đông sáng lập của công ty cổ phần chưa niêm yết | Thông báo | Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp |
| Cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài của công ty cổ phần chưa niêm yết | Thông báo | Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp |
| Chủ sở hữu hưởng lợi | Thông báo | Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp; danh sách chủ sở hữu hưởng lợi |
| Nội dung đăng ký thuế mà không đổi đăng ký kinh doanh | Thông báo | Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp |
Đổi trụ sở: thuế đi trước
Thay đổi địa chỉ trụ sở chính dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý thì doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục với cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm trước khi đăng ký thay đổi với cơ quan đăng ký kinh doanh.
- Hồ sơ nộp tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở mới.
- Cơ quan đăng ký kinh doanh gửi thông tin về việc chuyển trụ sở cho cơ quan thuế.
- Trong 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông tin, cơ quan thuế gửi ý kiến về việc doanh nghiệp đã hoàn thành thủ tục chuyển địa điểm.
Nộp hồ sơ đăng ký thay đổi trụ sở khi chưa xong thủ tục chuyển địa điểm bên thuế thì cơ quan thuế sẽ trả lời chưa hoàn thành, hồ sơ dừng ở đó.
Trình tự đúng: hoàn tất bên thuế, rồi mới nộp hồ sơ đăng ký thay đổi.
Nộp nhầm nơi cũ cũng phải làm lại, vì hồ sơ phải gửi tới cơ quan đăng ký kinh doanh nơi có trụ sở mới.
Đổi người đại diện theo pháp luật: ai ký
| Loại hình | Người ký giấy đề nghị |
|---|---|
| Công ty trách nhiệm hữu hạn | Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty |
| Công ty trách nhiệm hữu hạn, khi chính chủ tịch là người đại diện theo pháp luật | Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty mới được bổ nhiệm hoặc được bầu |
| Công ty cổ phần | Chủ tịch Hội đồng quản trị |
Về nghị quyết hoặc quyết định kèm theo: của Đại hội đồng cổ đông nếu việc thay đổi làm thay đổi nội dung Điều lệ công ty, của Hội đồng quản trị nếu không làm thay đổi nội dung Điều lệ ngoài thông tin cá nhân và chữ ký của người đại diện theo pháp luật.
Danh sách thành viên: chữ ký của ai
Với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, danh sách thành viên phải có chữ ký của thành viên mới và thành viên có phần vốn góp thay đổi. Thành viên có phần vốn góp không thay đổi không bắt buộc phải ký.
Chi tiết này tiết kiệm rất nhiều thời gian ở công ty đông thành viên, khi chỉ một hai người chuyển nhượng.
Chủ sở hữu hưởng lợi
Trong 10 ngày kể từ ngày có sự thay đổi thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi hoặc tỷ lệ sở hữu đã kê khai, doanh nghiệp thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh. Hồ sơ gồm thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp và danh sách chủ sở hữu hưởng lợi.
- Cơ quan đăng ký kinh doanh cập nhật dữ liệu trong 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ.
- Doanh nghiệp có nhu cầu thì được cấp Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.
- Mốc 10 ngày tính cả trường hợp tỷ lệ sở hữu thay đổi mà con người thì vẫn thế.
Hai mốc 03 ngày làm việc
| Tình huống | Thời hạn |
|---|---|
| Công ty cổ phần chưa niêm yết có thông tin hoặc thay đổi thông tin về cổ đông là cá nhân nước ngoài, tổ chức nước ngoài, hoặc người đại diện theo ủy quyền của cổ đông là tổ chức nước ngoài | 03 ngày làm việc sau khi có thông tin hoặc có thay đổi |
| Cho thuê toàn bộ doanh nghiệp tư nhân | 03 ngày làm việc kể từ ngày hợp đồng cho thuê có hiệu lực, kèm bản sao hợp đồng |
Việc cần làm
- Xác định thay đổi thuộc nhóm đăng ký hay thông báo trước khi soạn hồ sơ.
- Đổi trụ sở khác địa bàn: hoàn tất thủ tục chuyển địa điểm bên thuế trước.
- Đổi người đại diện theo pháp luật: xác định đúng người ký và đúng cấp ra nghị quyết.
- Kiểm tra việc thay đổi có làm thay đổi Điều lệ hay không, vì quyết định điều đó nghị quyết do ai ban hành.
- Đổi thành viên: chỉ lấy chữ ký của thành viên mới và thành viên có phần vốn góp thay đổi.
- Rà lại chủ sở hữu hưởng lợi sau mỗi lần chuyển nhượng vốn, vì tỷ lệ đổi cũng phải thông báo.
- Công ty cổ phần có cổ đông nước ngoài: đặt lịch 03 ngày làm việc cho mỗi lần thay đổi thông tin.
Đổi trụ sở sang tỉnh khác thì nộp hồ sơ ở đâu?
Nộp tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở mới, sau khi đã hoàn thành thủ tục với cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm.
Ai ký giấy đề nghị đổi người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần?
Chủ tịch Hội đồng quản trị.
Người đại diện theo pháp luật cũ có ký hồ sơ thay mình được không?
Người ký giấy đề nghị được xác định theo chức danh: Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty với công ty trách nhiệm hữu hạn, Chủ tịch Hội đồng quản trị với công ty cổ phần.
Đổi ngành nghề nộp giấy tờ gì?
Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, kèm bản sao hoặc bản chính nghị quyết hoặc quyết định của cấp có thẩm quyền.
Danh sách thành viên có cần tất cả thành viên ký không?
Không. Danh sách thành viên phải bao gồm chữ ký của thành viên mới và thành viên có phần vốn góp thay đổi, không bắt buộc phải có chữ ký của thành viên có phần vốn góp không thay đổi.
Tỷ lệ sở hữu của chủ sở hữu hưởng lợi thay đổi có phải thông báo không?
Có, trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có sự thay đổi thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi hoặc tỷ lệ sở hữu đã kê khai.
Cho thuê doanh nghiệp tư nhân phải báo trong bao lâu?
Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày hợp đồng cho thuê toàn bộ doanh nghiệp tư nhân có hiệu lực, kèm bản sao hợp đồng.
Thay đổi nội dung đăng ký thuế mà không đổi đăng ký kinh doanh thì làm gì?
Doanh nghiệp gửi thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
- Nghị định số 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, từ Điều 40 đến Điều 54
- Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14, Điều 24, Điều 30, Điều 31, Điều 185 và Điều 186
Xem thêm: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
[…] Xem thêm: Hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp […]