Bài viết theo Nghị định số 254/2026/NĐ-CP về hóa đơn điện tử, chứng từ, hiệu lực từ ngày 01/07/2026
Chuyển hàng từ kho công ty xuống chi nhánh ở tỉnh khác, hay giao hàng cho đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng, doanh nghiệp được chọn một trong hai cách chứng từ. Chọn cách nào là quyết định về tổ chức kinh doanh và hạch toán, nhưng chọn rồi thì kéo theo cả một cơ chế kê khai.
- Hai cách: dùng hóa đơn giá trị gia tăng điện tử, hoặc dùng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.
- Chọn cách hai thì chi nhánh, đại lý khi bán hàng vẫn lập hóa đơn cho người mua, rồi lập bảng kê gửi về cơ sở giao hàng.
- Cơ sở giao hàng căn cứ bảng kê lập hóa đơn giá trị gia tăng cho hàng thực tế tiêu thụ.
- Doanh số lớn thì bảng kê có thể lập 05 ngày hoặc 10 ngày một lần.
- Hàng có thuế suất khác nhau phải lập bảng kê riêng theo từng nhóm thuế suất.
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ không thể hiện tiền thuế, thuế suất, tổng số tiền thanh toán.
- Hai loại phiếu này được đăng ký, sử dụng và quản lý như hóa đơn.
- Điều chuyển tài sản giữa các đơn vị hạch toán độc lập thì phải lập hóa đơn như bán hàng.
Phạm vi được chọn
Điểm d khoản 3 Điều 8 Nghị định số 254/2026/NĐ-CP áp cho tổ chức kinh doanh kê khai, nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ, trong ba tình huống.
- Xuất điều chuyển hàng hóa cho các cơ sở hạch toán phụ thuộc như chi nhánh, cửa hàng ở địa phương khác, tức khác tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, để bán.
- Xuất điều chuyển giữa các chi nhánh, đơn vị phụ thuộc với nhau.
- Xuất hàng hóa cho cơ sở nhận làm đại lý bán đúng giá, hưởng hoa hồng.
Căn cứ để chọn là phương thức tổ chức kinh doanh và hạch toán kế toán của chính doanh nghiệp. Nghị định không ép một cách nào.
Hai cách và hệ quả của mỗi cách
| Cách 1: dùng hóa đơn giá trị gia tăng | Cách 2: dùng phiếu xuất kho | |
|---|---|---|
| Chứng từ khi xuất hàng | Hóa đơn giá trị gia tăng điện tử | Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ; hoặc phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý với hàng giao cho đại lý |
| Vai trò của chứng từ | Làm căn cứ thanh toán và kê khai nộp thuế ở từng đơn vị và từng khâu độc lập với nhau | Chứng từ lưu thông hàng hóa, chưa phát sinh nghĩa vụ kê khai ở khâu điều chuyển |
| Khi bán cho người mua | Đơn vị bán lập hóa đơn cho người mua | Đơn vị bán lập hóa đơn cho người mua, đồng thời lập bảng kê hàng hóa bán ra gửi về cơ sở giao hàng |
| Đối chiếu | Không cần bảng kê | Cơ sở giao hàng căn cứ bảng kê lập hóa đơn giá trị gia tăng cho hàng thực tế tiêu thụ |
Điểm khác biệt cốt lõi nằm ở thời điểm phát sinh nghĩa vụ thuế. Cách một tách khâu điều chuyển thành một giao dịch riêng, mỗi đơn vị kê khai độc lập. Cách hai gộp lại: hàng chưa bán thì chưa có hóa đơn giữa hai đơn vị, chỉ khi bán được ra ngoài mới quay lại lập hóa đơn cho phần đã tiêu thụ.
Cơ sở giao hàng chỉ lập được hóa đơn cho hàng thực tế tiêu thụ khi nhận được bảng kê từ chi nhánh hay đại lý. Bảng kê chậm hoặc thiếu là hóa đơn đầu ra chậm theo.
Doanh nghiệp có số lượng và doanh số bán ra lớn được lập bảng kê 05 ngày hoặc 10 ngày một lần, nên đặt hẳn lịch cố định thay vì gom cả tháng.
Hàng bán ra có thuế suất khác nhau thì phải lập bảng kê riêng cho từng nhóm thuế suất. Gom chung một bảng là sai ngay từ chứng từ gốc.
Kê khai và khấu trừ ở chi nhánh, đại lý
Cơ sở hạch toán phụ thuộc, chi nhánh, cửa hàng, cơ sở nhận làm đại lý bán hàng thực hiện kê khai nộp thuế giá trị gia tăng đối với số hàng xuất bán cho người mua, và được kê khai, khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào theo hóa đơn giá trị gia tăng của cơ sở giao hàng xuất cho.
Nghĩa là ngay cả khi đi theo cách hai, chi nhánh vẫn có đủ hai vế đầu vào và đầu ra để kê khai. Vế đầu vào đến sau, từ hóa đơn mà cơ sở giao hàng lập trên cơ sở bảng kê.
Nội dung của hai loại phiếu
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
| Chỉ tiêu | Ghi nội dung gì |
|---|---|
| Tên người mua | Người nhận hàng |
| Địa chỉ người mua | Địa điểm kho nhận hàng |
| Tên người bán | Người xuất hàng |
| Địa chỉ người bán | Địa điểm kho xuất hàng và phương tiện vận chuyển |
| Thông tin khác | Lệnh điều động nội bộ, người nhận hàng, người xuất hàng, địa điểm kho xuất, địa điểm nhận hàng, phương tiện vận chuyển |
| Tiền thuế, thuế suất, tổng số tiền thanh toán | Không thể hiện |
Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý
- Số, ngày tháng năm hợp đồng kinh tế ký giữa tổ chức, cá nhân.
- Họ tên người vận chuyển, hợp đồng vận chuyển nếu có, phương tiện vận chuyển.
- Địa điểm kho xuất và địa điểm kho nhận; địa chỉ người bán thể hiện địa điểm kho xuất hàng.
- Tên sản phẩm hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền.
Khác với phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý có đơn giá và thành tiền, vì đại lý bán đúng giá nên giá được ấn định từ đầu.
Nghị định xếp phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý vào nhóm các chứng từ được đăng ký, sử dụng và quản lý như hóa đơn.
Doanh nghiệp định dùng cách hai phải đăng ký sử dụng hai loại phiếu này với cơ quan thuế trước, cùng cơ chế như đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
Hai trường hợp không được chọn
| Trường hợp | Chứng từ bắt buộc |
|---|---|
| Điều chuyển tài sản giữa các đơn vị hạch toán độc lập, hoặc giữa các đơn vị thành viên có tư cách pháp nhân đầy đủ trong cùng một tổ chức | Tổ chức có tài sản điều chuyển phải lập hóa đơn điện tử như bán hàng hóa |
| Xuất hàng hóa bán lưu động | Dùng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, khi bán hàng lập hóa đơn điện tử theo quy định |
Dòng thứ nhất là ranh giới quan trọng: cơ chế hai lựa chọn chỉ dành cho cơ sở hạch toán phụ thuộc. Khi bên nhận là một pháp nhân đầy đủ, giao dịch mang bản chất mua bán và phải có hóa đơn ngay, dù hai bên cùng một tập đoàn.
Với hàng xuất khẩu, khi vận chuyển đến cửa khẩu hay đến nơi làm thủ tục xuất khẩu, cơ sở dùng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, hoặc hóa đơn thương mại điện tử, hoặc hóa đơn điện tử theo quy định, làm chứng từ lưu thông hàng hóa trên thị trường.
Việc cần làm
- Quyết định một cách áp dụng thống nhất cho toàn hệ thống, ghi vào quy chế nội bộ, tránh mỗi chi nhánh một kiểu.
- Nếu chọn cách hai, đăng ký sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý với cơ quan thuế.
- Đặt lịch nộp bảng kê cố định 05 hoặc 10 ngày một lần và giao rõ người chịu trách nhiệm ở từng chi nhánh, đại lý.
- Cấu hình phần mềm tách bảng kê theo nhóm thuế suất ngay từ đầu.
- Kiểm tra mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ không hiển thị thuế suất và tổng tiền thanh toán.
- Rà danh sách đơn vị nhận hàng, tách rõ đơn vị phụ thuộc với đơn vị có tư cách pháp nhân đầy đủ, vì nhóm sau phải lập hóa đơn như bán hàng.
Chuyển hàng xuống chi nhánh khác tỉnh có bắt buộc xuất hóa đơn không?
Không bắt buộc. Điểm d khoản 3 Điều 8 Nghị định số 254/2026/NĐ-CP cho tổ chức nộp thuế theo phương pháp khấu trừ chọn một trong hai cách: dùng hóa đơn giá trị gia tăng điện tử, hoặc dùng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Căn cứ chọn là phương thức tổ chức kinh doanh và hạch toán kế toán.
Chọn dùng phiếu xuất kho thì khi nào lập hóa đơn giữa công ty và chi nhánh?
Khi chi nhánh bán được hàng. Chi nhánh lập hóa đơn cho người mua và lập bảng kê hàng hóa bán ra gửi về cơ sở giao hàng; cơ sở giao hàng căn cứ bảng kê lập hóa đơn giá trị gia tăng cho hàng thực tế tiêu thụ giao cho chi nhánh.
Bảng kê hàng bán ra lập bao lâu một lần?
Nghị định cho phép cơ sở có số lượng và doanh số hàng hóa bán ra lớn lập bảng kê 05 ngày hoặc 10 ngày một lần. Trường hợp hàng bán ra có thuế suất khác nhau thì phải lập bảng kê riêng cho từng nhóm thuế suất.
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ có ghi tiền thuế không?
Không. Nghị định quy định trên phiếu này không thể hiện tiền thuế, thuế suất và tổng số tiền thanh toán. Phiếu chỉ thể hiện thông tin về lệnh điều động nội bộ, người nhận, người xuất, địa điểm kho xuất, kho nhận và phương tiện vận chuyển.
Điều chuyển tài sản giữa hai công ty con cùng tập đoàn thì làm sao?
Phải lập hóa đơn điện tử như bán hàng hóa. Điểm e quy định trường hợp tài sản điều chuyển giữa các đơn vị hạch toán độc lập hoặc giữa các đơn vị thành viên có tư cách pháp nhân đầy đủ trong cùng một tổ chức thì tổ chức có tài sản điều chuyển phải lập hóa đơn điện tử.
Giao hàng cho đại lý bán đúng giá dùng chứng từ gì?
Nếu chọn cách hai thì dùng phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý. Phiếu này thể hiện số và ngày hợp đồng kinh tế, người vận chuyển, phương tiện vận chuyển, địa điểm kho xuất, kho nhận, tên sản phẩm, đơn vị tính, số lượng, đơn giá và thành tiền.
Bán hàng lưu động dùng chứng từ gì khi chở hàng đi?
Dùng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, và khi bán hàng thì lập hóa đơn điện tử theo quy định. Đây là trường hợp riêng tại điểm đ, không thuộc cơ chế hai lựa chọn.
- Nghị định số 254/2026/NĐ-CP hướng dẫn Luật Quản lý thuế về hóa đơn điện tử, chứng từ, Điều 8
