Bài viết theo Nghị định số 253/2026/NĐ-CP và Thông tư số 87/2026/TT-BTC, hiệu lực từ ngày 01/07/2026
Đăng ký người phụ thuộc là việc nhỏ mà làm trễ thì mất tiền thật. Điều đáng mừng là quy định hiện hành có một lối mở: đăng ký muộn vẫn được tính giảm trừ ngược lại từ tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng khi quyết toán, miễn là làm đúng cách.
- Đăng ký người phụ thuộc cùng hồ sơ chứng minh trước ngày 31/12 của năm tính thuế.
- Đăng ký một lần rồi ổn định cho các năm sau nếu không có thay đổi.
- Trong năm, giảm trừ được tạm tính từ khi đăng ký, tính đủ theo tháng.
- Chưa tính giảm trừ trong năm thì khi quyết toán được tính từ tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng.
- Nhiều người chung một người phụ thuộc thì tự thỏa thuận đăng ký vào một người; đổi thỏa thuận thì áp cho kỳ tính thuế tiếp theo.
- Người có nhiều nơi trả thu nhập được chọn nơi đăng ký, mỗi người phụ thuộc chỉ tính một lần.
- Người nộp thuế tự đăng ký và tự chịu trách nhiệm về tính chính xác.
- Cơ quan thuế khai thác cơ sở dữ liệu quốc gia trước, chỉ khi không khai thác được mới yêu cầu nộp giấy tờ.
Ba mốc thời gian
| Tình huống | Được tính giảm trừ từ khi nào |
|---|---|
| Đăng ký trong năm | Tạm tính từ khi đăng ký người phụ thuộc, tính đủ theo tháng |
| Chưa tính giảm trừ cho người phụ thuộc trong năm tính thuế | Khi quyết toán được tính từ tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng |
| Đã đăng ký các năm trước, không có thay đổi | Ổn định cho các năm sau, không phải đăng ký lại |
Điểm a khoản 2 Điều 48 Nghị định số 253/2026/NĐ-CP nêu rõ: trường hợp người nộp thuế chưa tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc trong năm tính thuế thì được tính giảm trừ cho người phụ thuộc kể từ tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng.
Nghĩa là con sinh tháng 3 mà đến tháng 12 mới đăng ký thì khi quyết toán vẫn được tính giảm trừ đủ từ tháng 3. Phần chênh lệch thuế đã khấu trừ được xử lý theo cơ chế nộp thừa.
Điều kiện là phải đăng ký kèm hồ sơ chứng minh trước ngày 31/12 của năm tính thuế.
Hồ sơ theo từng nhóm quan hệ
Điều 4 Thông tư số 87/2026/TT-BTC liệt kê theo nhóm. Mọi nhóm đều gồm hai phần: giấy tờ chứng minh mối quan hệ, và với một số trường hợp thêm giấy tờ chứng minh điều kiện.
Người phụ thuộc là con
| Trường hợp | Hồ sơ |
|---|---|
| Con đẻ | Bản chụp Giấy khai sinh của con, hoặc bản chụp Quyết định việc nhận cha, mẹ, con, hoặc văn bản của cơ quan có thẩm quyền xác nhận quan hệ cha, mẹ với con; và bản chụp thẻ Căn cước của con nếu đã được cấp |
| Con nuôi | Bản chụp Giấy khai sinh; bản chụp thẻ Căn cước nếu đã được cấp; và bản chụp Quyết định công nhận hoặc Giấy chứng nhận việc nuôi con nuôi |
| Con riêng của vợ hoặc của chồng | Bản chụp Giấy khai sinh; bản chụp thẻ Căn cước nếu đã được cấp; và bản chụp Giấy chứng nhận kết hôn của người nộp thuế hoặc giấy tờ khác chứng minh mối quan hệ |
| Con từ đủ 18 tuổi mất năng lực hành vi dân sự hoặc khuyết tật | Thêm bản chụp Giấy xác nhận mất năng lực hành vi dân sự, hoặc bản chụp Giấy xác nhận khuyết tật |
| Con đang học đại học, cao đẳng, trung cấp, học nghề, hoặc từ đủ 18 tuổi đang học phổ thông | Thêm bản chụp thẻ sinh viên, hoặc bản khai có xác nhận của nhà trường, hoặc giấy tờ khác chứng minh đang học |
Với con từ đủ 18 tuổi đang học bậc phổ thông, quy định tính cả thời gian chờ kết quả thi từ tháng 6 đến tháng 9 năm lớp 12. Đây là khoảng thời gian trước đây hay bị bỏ sót.
Vợ hoặc chồng
Bản chụp thẻ Căn cước và bản chụp Giấy chứng nhận kết hôn, hoặc giấy tờ khác chứng minh quan hệ vợ chồng do cơ quan có thẩm quyền cấp.
Cha, mẹ
| Trường hợp | Hồ sơ |
|---|---|
| Cha đẻ, mẹ đẻ | Bản chụp thẻ Căn cước của cha, mẹ; và bản chụp Giấy khai sinh của người nộp thuế hoặc Quyết định việc nhận cha, mẹ, con hoặc văn bản xác định quan hệ |
| Cha nuôi, mẹ nuôi | Bản chụp thẻ Căn cước của cha, mẹ; và bản chụp Quyết định công nhận hoặc Giấy chứng nhận việc nuôi con nuôi |
| Cha vợ, mẹ vợ, cha chồng, mẹ chồng | Bản chụp thẻ Căn cước của cha, mẹ; bản chụp Giấy khai sinh của vợ hoặc chồng; và bản chụp Giấy chứng nhận kết hôn của người nộp thuế |
| Cha dượng, mẹ kế | Bản chụp thẻ Căn cước; bản chụp Giấy khai sinh của người nộp thuế; và bản chụp Giấy chứng nhận kết hôn chứng minh quan hệ vợ chồng giữa cha dượng với mẹ đẻ, hoặc giữa mẹ kế với cha đẻ của người nộp thuế |
Cá nhân khác không nơi nương tựa
- Bản chụp thẻ Căn cước.
- Bảng kê khai về người phải trực tiếp nuôi dưỡng theo mẫu quy định của pháp luật về quản lý thuế.
- Giấy tờ chứng minh mối quan hệ giữa người nộp thuế và người phụ thuộc.
- Giấy tờ chứng minh người nộp thuế có nghĩa vụ nuôi dưỡng theo quy định của pháp luật, nếu có.
Người không có khả năng lao động
Ngoài hồ sơ chứng minh mối quan hệ tương ứng, cần thêm giấy tờ chứng minh là người có tỷ lệ suy giảm khả năng lao động từ 81% trở lên xác định theo quy định của pháp luật.
Ai được đăng ký một người phụ thuộc
Khoản 2 Điều 48 đặt hai quy tắc chống trùng.
- Nhiều người nộp thuế có chung người phụ thuộc phải nuôi dưỡng thì tự thỏa thuận để đăng ký giảm trừ vào một người trong năm tính thuế. Thay đổi thỏa thuận thì việc thay đổi áp dụng cho kỳ tính thuế tiếp theo.
- Người có nhiều nguồn thu nhập từ tiền lương, tiền công được lựa chọn nơi đăng ký giảm trừ cho người phụ thuộc, bảo đảm mỗi người phụ thuộc chỉ được tính giảm trừ một lần vào một người nộp thuế trong năm tính thuế.
Hai anh em cùng nuôi mẹ, năm nay đã thỏa thuận đăng ký vào người anh. Giữa năm muốn chuyển sang người em thì thay đổi đó chỉ áp cho kỳ tính thuế tiếp theo.
Vì vậy nên chốt thỏa thuận trước khi bắt đầu năm tính thuế, thay vì đổi giữa chừng rồi phát sinh trùng đăng ký.
Ai giữ hồ sơ
Khoản 8 Điều 4 Thông tư số 87/2026/TT-BTC giao tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập trách nhiệm lưu giữ và cung cấp đầy đủ hồ sơ chứng minh người phụ thuộc, phục vụ thanh tra, kiểm tra, kiểm toán và các trường hợp khác.
Khoản 9 mở một hướng thuận tiện: trên cơ sở thông tin đăng ký thuế, cơ quan thuế khai thác dữ liệu trong Cổng Dịch vụ công Quốc gia, hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính, cơ sở dữ liệu quốc gia và cơ sở dữ liệu chuyên ngành để xác định người phụ thuộc. Chỉ khi không khai thác được thì người nộp thuế mới phải cung cấp giấy tờ.
Trên thực tế, doanh nghiệp vẫn nên thu và lưu hồ sơ đầy đủ, vì nghĩa vụ lưu giữ đặt ở khoản 8 không kèm điều kiện, còn việc cơ quan thuế khai thác được dữ liệu hay không là chuyện của từng trường hợp.
Việc của bộ phận nhân sự và kế toán
- Rà danh sách người lao động, gửi nhắc trước tháng 12 để ai chưa đăng ký thì kịp làm.
- Thu đúng bộ hồ sơ theo từng nhóm quan hệ, tránh nhận thiếu giấy chứng minh điều kiện với con trên 18 tuổi đang học hoặc người suy giảm khả năng lao động.
- Lưu hồ sơ ở dạng tra cứu được, vì trách nhiệm cung cấp thuộc về nơi chi trả thu nhập.
- Với người lao động làm nhiều nơi, xác nhận rõ họ chọn đăng ký ở đâu để tránh tính trùng.
- Ghi nhận các trường hợp chung người phụ thuộc trong gia đình và yêu cầu văn bản thỏa thuận.
- Với người đăng ký muộn, hướng dẫn tính giảm trừ từ tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng khi quyết toán.
- Cập nhật khi có thay đổi: người phụ thuộc qua đời, con tốt nghiệp, người phụ thuộc có thu nhập vượt mức.
Hạn đăng ký người phụ thuộc là khi nào?
Đăng ký người phụ thuộc cùng với hồ sơ chứng minh trước ngày 31 tháng 12 của năm tính thuế, theo điểm a khoản 2 Điều 48 Nghị định số 253/2026/NĐ-CP. Đăng ký rồi thì thực hiện ổn định cho các năm sau nếu không có thay đổi.
Đăng ký muộn có mất phần giảm trừ của các tháng trước không?
Không, nếu vẫn đăng ký trong năm tính thuế. Trường hợp chưa tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc trong năm thì được tính giảm trừ kể từ tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng. Trong năm, phần giảm trừ được tạm tính từ khi đăng ký, phần còn lại xử lý khi quyết toán.
Hai vợ chồng cùng đăng ký một đứa con được không?
Không. Mỗi người phụ thuộc chỉ được tính giảm trừ một lần vào một người nộp thuế trong năm tính thuế. Nhiều người nộp thuế có chung người phụ thuộc thì tự thỏa thuận đăng ký vào một người; thay đổi thỏa thuận thì áp dụng cho kỳ tính thuế tiếp theo.
Con vừa thi tốt nghiệp lớp 12 xong, còn được tính là người phụ thuộc không?
Có. Điểm c khoản 2 Điều 47 Nghị định số 253/2026/NĐ-CP tính cả thời gian chờ kết quả thi từ tháng 6 đến tháng 9 năm lớp 12 với con từ đủ 18 tuổi đang học bậc phổ thông, kèm điều kiện về thu nhập theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
Đăng ký cho cha mẹ vợ cần giấy gì?
Theo điểm c khoản 3 Điều 4 Thông tư số 87/2026/TT-BTC: bản chụp thẻ Căn cước của cha, mẹ; bản chụp Giấy khai sinh của vợ hoặc chồng của người nộp thuế; và bản chụp Giấy chứng nhận kết hôn của người nộp thuế hoặc giấy tờ khác chứng minh quan hệ vợ chồng do cơ quan có thẩm quyền cấp.
Doanh nghiệp có phải giữ hồ sơ người phụ thuộc của nhân viên không?
Có. Khoản 8 Điều 4 Thông tư số 87/2026/TT-BTC quy định tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập có trách nhiệm lưu giữ và cung cấp đầy đủ hồ sơ chứng minh người phụ thuộc để phục vụ thanh tra, kiểm tra, kiểm toán và các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.
Cơ quan thuế có tự tra được thông tin người phụ thuộc không?
Khoản 9 Điều 4 cho phép cơ quan thuế khai thác, sử dụng dữ liệu trong Cổng Dịch vụ công Quốc gia, hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính, cơ sở dữ liệu quốc gia và cơ sở dữ liệu chuyên ngành để làm căn cứ xác định người phụ thuộc. Khi không khai thác được thì người nộp thuế cung cấp các giấy tờ liên quan.
Người phụ thuộc là em ruột thì cần điều kiện gì?
Thuộc nhóm cá nhân khác không nơi nương tựa mà người nộp thuế phải trực tiếp nuôi dưỡng. Người đó phải đang sống cùng người nộp thuế và người nộp thuế có nghĩa vụ nuôi dưỡng theo các Điều 104, 105 và 106 Luật Hôn nhân và gia đình. Ngoài ra phải đáp ứng điều kiện về khả năng lao động và thu nhập theo khoản 3 Điều 47 Nghị định số 253/2026/NĐ-CP.
- Nghị định số 253/2026/NĐ-CP hướng dẫn Luật Thuế thu nhập cá nhân, Điều 47 và Điều 48
- Thông tư số 87/2026/TT-BTC, Điều 4 Hồ sơ xác định người phụ thuộc được giảm trừ gia cảnh
Xem thêm: Giảm trừ gia cảnh và người phụ thuộc: ai được tính và cần điều kiện gì
