Cơ chế một cửa quốc gia với hàng hóa xuất nhập khẩu từ 15/10/2026

02/09/2026

Nghị định 336/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ 15/10/2026, thay cho nghị định năm 2019 về cơ chế một cửa quốc gia. Doanh nghiệp xuất nhập khẩu và đơn vị làm dịch vụ hải quan cần nắm ba nhóm nội dung: điều kiện của chứng từ điện tử, cách xử lý khi hệ thống gặp sự cố, và trường hợp hàng thực nhập nhiều hơn tờ khai.

Quy trình đi qua Cổng

• Người khai và các cơ quan xử lý gửi thông tin về thủ tục hành chính đến Cổng thông tin một cửa quốc gia.
• Cổng tiếp nhận, cấp mã số hồ sơ và chuyển tiếp thông tin đến các hệ thống xử lý chuyên ngành.
• Cơ quan xử lý tiếp nhận, xử lý, phản hồi trạng thái và trả kết quả về Cổng.
• Cổng phản hồi trạng thái tiếp nhận, xử lý và trả kết quả tới người khai cùng hệ thống xử lý chuyên ngành liên quan.

Cổng tiếp nhận thông tin khai điện tử 24 giờ một ngày và 07 ngày một tuần, việc phản hồi và chuyển tiếp tới các hệ thống chuyên ngành chạy theo chế độ tự động. Thời hạn xử lý và thời hạn thông báo kết quả vẫn theo pháp luật chuyên ngành của từng thủ tục.

Người khai chịu trách nhiệm trước pháp luật về sự chính xác, trung thực của nội dung đã khai và của các chứng từ đã nộp hoặc xuất trình, đồng thời chịu trách nhiệm về sự thống nhất nội dung giữa chứng từ giấy và chứng từ điện tử. Đây là điểm cần lưu ý khi doanh nghiệp giao việc khai báo cho đại lý.

Chứng từ điện tử và chứng từ giấy

Hồ sơ hành chính theo cơ chế một cửa quốc gia gồm cả chứng từ điện tử và chứng từ giấy. Chứng từ điện tử bao gồm cả chứng từ được chuyển đổi từ bản giấy.

Điều kiện của chứng từ điện tử

• Lập theo đúng tiêu chí và định dạng mẫu do bộ quản lý ngành, lĩnh vực quy định.
• Việc gửi, nhận, lưu trữ và giá trị pháp lý theo pháp luật về giao dịch điện tử.
• Đáp ứng đầy đủ yêu cầu của pháp luật chuyên ngành về thủ tục hành chính đó.
• Có chữ ký số của người có thẩm quyền, khi thủ tục đó yêu cầu chữ ký số.

Khi nào vẫn phải nộp bản giấy

• Pháp luật chuyên ngành quy định phải nộp hoặc xuất trình dưới dạng bản giấy.
• Cổng thông tin một cửa quốc gia hoặc hệ thống xử lý chuyên ngành gặp sự cố, có lỗi không thể tiếp nhận, trao đổi thông tin điện tử.

Người khai phải lưu trữ cả chứng từ điện tử và chứng từ giấy theo quy định của pháp luật. Bộ phận kế toán nên gộp phần lưu trữ này vào quy trình lưu hồ sơ nhập khẩu, tránh để chứng từ hải quan tách rời khỏi bộ chứng từ thanh toán.

Chuyển đổi hai chiều giữa giấy và điện tử

Dấu hiệu nhận biết trên bản giấy in ra từ Cổng gồm thông tin thể hiện chứng từ đã được ký số bởi cơ quan cấp phép hoặc đơn vị quản lý Cổng, tên và địa chỉ thư điện tử, điện thoại liên hệ của cơ quan ký, cùng thời gian ký số. Dấu hiệu nhận biết được công bố tại địa chỉ https://vnsw.gov.vn.

Khi hệ thống gặp sự cố

• Đơn vị quản lý Cổng đăng tải ngay thông tin sự cố trên Cổng và thông báo cho các cơ quan xử lý liên quan.
• Cơ quan xử lý thông báo cho người khai bằng văn bản hoặc thư điện tử theo địa chỉ đã đăng ký.
• Trong thời gian khắc phục, thủ tục được làm bằng hồ sơ giấy, hoặc qua hệ thống xử lý chuyên ngành theo hướng dẫn của cơ quan xử lý.
• Đơn vị quản lý Cổng thông báo danh sách thủ tục hành chính được thực hiện ngoài Cổng trong thời gian sự cố.
• Ngay sau khi khắc phục, cơ quan xử lý phải kiểm tra, đối chiếu dữ liệu và chuyển dữ liệu về Cổng.

Vướng mắc trong quá trình sử dụng được phản ánh qua tổng đài, thư điện tử hoặc văn bản gửi bộ phận hỗ trợ của bộ quản lý ngành, lĩnh vực. Thông tin tổng đài và thư điện tử được đăng trên cổng thông tin điện tử của các bộ.

Hàng thực nhập nhiều hơn tờ khai

Khoản 4 Điều 18 xử lý một tình huống quen thuộc trong thực tế nhập khẩu. Khi số lượng hàng thực nhập nhiều hơn số đã khai trên tờ khai hải quan, người khai được sử dụng kết quả kiểm tra của cơ quan xử lý đối với tờ khai đó để thông quan, sau khi hoàn thành nghĩa vụ thuế và quyết định xử lý nếu có.

Điều kiện đi kèm khá chặt, hàng phải đồng thời thỏa mãn các yếu tố sau:

• Hàng hóa đồng nhất.
• Cùng nhà nhập khẩu.
• Cùng xuất xứ.
• Cùng nhà sản xuất.
• Được vận chuyển trên cùng phương tiện vận tải và cùng vận tải đơn.

Máy móc, thiết bị và phương tiện vận tải nằm ngoài phạm vi áp dụng của quy định này. Với các mặt hàng đó, phần chênh lệch vẫn phải xử lý theo trình tự thông thường.

Xem thêm: Chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng nhập khẩu

Chữ ký số và tài khoản

Chữ ký số dùng để làm thủ tục phải được chứng thực bởi chứng thư số của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số. Chứng thư số nước ngoài được chấp nhận khi đã được cấp giấy phép sử dụng tại Việt Nam.

Chuyển tiếp

• Hệ thống xử lý chuyên ngành chưa đáp ứng yêu cầu kỹ thuật để phản hồi kết quả theo chuẩn mới thì tiếp tục phản hồi theo tiêu chí, định dạng hiện hành, trong thời gian tối đa 01 năm kể từ 15/10/2026.
• Bộ Tài chính nâng cấp Cổng, các bộ quản lý ngành nâng cấp hệ thống xử lý chuyên ngành.
• Danh mục thủ tục hành chính và thời điểm thực hiện theo cơ chế một cửa quốc gia theo công bố của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

Hỏi đáp