Xử lý sự cố hóa đơn điện tử: mất kết nối, lỗi hệ thống, bất khả kháng

Bài viết theo Điều 14 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hiệu lực từ ngày 01/7/2026

Hóa đơn điện tử phụ thuộc vào đường truyền và hệ thống của nhiều bên. Khi một mắt xích hỏng, quy định đã chia sẵn trách nhiệm và mốc thời gian cho từng tình huống.

Sự cố ở phía người bán

Người bán dùng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế mà gặp sự cố dẫn đến không dùng được thì liên hệ cơ quan thuế hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ để được hỗ trợ xử lý.

Trong thời gian xử lý, nếu vẫn cần lập hóa đơn điện tử có mã thì người bán đến cơ quan thuế để sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Đây là lối thoát cho tình huống đang giao hàng mà máy hỏng, mất mạng hoặc phần mềm lỗi.

Sự cố ở hệ thống cấp mã của cơ quan thuế

Khi hệ thống cấp mã hóa đơn điện tử của cơ quan thuế gặp sự cố kỹ thuật làm gián đoạn việc cấp mã, Cục Thuế có ba việc phải làm:

• Kích hoạt hệ thống dự phòng để bảo đảm hoạt động cấp mã.
• Thông báo công khai trên Trang thông tin điện tử của Cục Thuế về phạm vi ảnh hưởng, thời điểm bắt đầu và dự kiến thời gian khắc phục.
• Trường hợp cần thiết, ủy quyền cho tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử đủ điều kiện thực hiện việc cấp mã.

Trang thông tin điện tử của Cục Thuế là nơi cần mở ra xem đầu tiên khi cả phòng kế toán cùng lúc không cấp được mã, vì thông báo về phạm vi và thời gian khắc phục nằm ở đó.

Sự cố ở nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn

• Tổ chức cung cấp dịch vụ có trách nhiệm thông báo cho người bán và phối hợp với Cục Thuế để được hỗ trợ kịp thời.
• Tổ chức cung cấp dịch vụ phải khắc phục nhanh nhất sự cố.
• Tổ chức cung cấp dịch vụ phải có biện pháp hỗ trợ người bán lập hóa đơn để gửi cơ quan thuế cấp mã trong thời gian ngắn nhất.

Hệ thống chưa nhận được dữ liệu hóa đơn không có mã

Khi Hệ thống thông tin quản lý thuế gặp lỗi kỹ thuật và chưa tiếp nhận được dữ liệu hóa đơn điện tử không có mã, Cục Thuế thông báo trên Trang thông tin điện tử của mình.

• Trong thời gian đó, tổ chức kinh tế, tổ chức khác và tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử tạm thời chưa chuyển dữ liệu hóa đơn không có mã đến cơ quan thuế.
• Trong vòng 02 ngày làm việc kể từ ngày Cục Thuế thông báo hệ thống hoạt động trở lại bình thường, các bên trên chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế.

Việc bán hàng và lập hóa đơn vẫn diễn ra bình thường trong thời gian này, chỉ riêng bước chuyển dữ liệu được lùi lại.

Trường hợp bất khả kháng

Bất khả kháng theo khoản 21 Điều 4 Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 gồm chiến tranh, bạo loạn, đình công phải ngừng hoặc nghỉ sản xuất kinh doanh, hoặc rủi ro không thuộc nguyên nhân và trách nhiệm chủ quan của người bán, làm người bán hoặc cơ quan thuế không thể lập, cấp mã hoặc truyền dữ liệu hóa đơn đúng hạn.

• Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày sự cố được khắc phục, người bán được lập và gửi hóa đơn điện tử tới cơ quan thuế.
• Người bán có trách nhiệm ghi chép sổ sách kế toán về giao dịch mua bán trong thời gian đó.
• Người bán phải lưu giữ tài liệu chứng minh trường hợp bất khả kháng.

Việc lập, gửi hóa đơn và chuyển dữ liệu hóa đơn quá thời hạn do các nguyên nhân nêu trên được xác định là trường hợp bất khả kháng theo pháp luật về quản lý thuế.

Việc chuẩn bị trước cho phòng kế toán

• Lưu sẵn số điện thoại hỗ trợ của nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn và của cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
• Ghi lại mốc giờ bắt đầu sự cố ngay khi phát hiện, đây là mốc để tính các thời hạn về sau.
• Mở Trang thông tin điện tử của Cục Thuế để xác định sự cố là ở phía cơ quan thuế hay ở phía mình.
• Với hóa đơn không có mã, đặt lịch kiểm tra lại việc chuyển dữ liệu trong 02 ngày làm việc sau khi hệ thống hoạt động lại.
• Lưu bộ hồ sơ chứng minh cho từng lần sự cố: thông báo của cơ quan thuế, thông báo của nhà cung cấp, biên bản nội bộ.
• Ghi sổ đầy đủ các giao dịch bán hàng phát sinh trong thời gian sự cố, kể cả khi hóa đơn lập sau.

Giao dịch bán hàng phát sinh trong lúc sự cố vẫn phải vào sổ đúng ngày, hóa đơn lập bù sau đó. Phần mềm kế toán VFRS cho ghi nhận doanh thu theo ngày giao dịch và gắn hóa đơn vào sau, xem tại <a href=”https://app.vfrs.vn” target=”_blank” rel=”noopener”>app.vfrs.vn.

Xem thêm: Hóa đơn điện tử: quy định hiện hành và những việc phải làm