Bài viết theo Điều 5 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hiệu lực từ ngày 01/7/2026
Nhiều nơi vẫn in hóa đơn điện tử ra giấy rồi kẹp vào chứng từ và coi bản giấy đó là hóa đơn. Quy định nói rõ bản chuyển đổi chỉ để ghi sổ và theo dõi, giá trị pháp lý vẫn nằm ở bản điện tử.
- Hóa đơn điện tử lưu dưới dạng thông điệp dữ liệu, đơn vị được tự chọn hình thức lưu.
- Phải sẵn sàng in ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.
- Thời hạn lưu theo pháp luật kế toán.
- Bản giấy chuyển đổi không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ hóa đơn từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.
Yêu cầu khi lưu trữ
- Tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ.
- Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán.
Hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu. Đơn vị được quyền chọn hình thức lưu phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ của mình, miễn là đáp ứng đủ các yêu cầu tại Điều 13 Luật Giao dịch điện tử.
Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải in được ra giấy hoặc tra cứu được bất cứ khi nào có yêu cầu.
Chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn thì cần hỏi rõ dữ liệu được giữ trong bao lâu và lấy về bằng cách nào khi hết hợp đồng.
Hóa đơn giấy do cơ quan thuế đặt in
| Loại | Cách lưu trữ |
|---|---|
| Hóa đơn, chứng từ chưa lập | Lưu trữ, bảo quản trong kho theo chế độ lưu trữ bảo quản chứng từ có giá |
| Hóa đơn, chứng từ đã lập trong đơn vị kế toán | Lưu trữ theo quy định lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán |
| Hóa đơn, chứng từ đã lập trong tổ chức, hộ, cá nhân không phải đơn vị kế toán | Lưu trữ, bảo quản như tài sản riêng của tổ chức, hộ, cá nhân đó |
Chuyển đổi sang hóa đơn giấy
Việc chuyển đổi phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung bản điện tử và bản giấy sau khi chuyển đổi, đáp ứng yêu cầu tại khoản 2 Điều 12 Luật Giao dịch điện tử.
Hai trường hợp được chuyển đổi
- Theo yêu cầu của cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra, và theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra và điều tra.
- Theo nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh để phục vụ việc ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán.
Hóa đơn chuyển đổi trong trường hợp phục vụ ghi sổ, theo dõi không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán.
Ngoại lệ duy nhất: hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế.
Nghĩa là bản in đưa cho khách hàng hoặc gửi kèm hồ sơ thanh toán không thay được bản điện tử gốc.
Cách làm ở doanh nghiệp
- Tải và giữ bản gốc dạng dữ liệu của mọi hóa đơn đầu vào, đầu ra, đừng dựa hẳn vào cổng tra cứu của nhà cung cấp.
- Sao lưu định kỳ sang một nơi lưu trữ thứ hai, vì yêu cầu là toàn vẹn suốt thời hạn lưu trữ theo pháp luật kế toán.
- Đặt tên tệp theo số hóa đơn và ngày lập để tra cứu nhanh khi cơ quan thuế yêu cầu.
- In bản chuyển đổi để kẹp chứng từ ghi sổ thì ghi rõ đây là bản chuyển đổi phục vụ ghi sổ.
- Khi đổi nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn, lấy toàn bộ dữ liệu cũ về trước khi chấm dứt hợp đồng.
- Hóa đơn giấy do cơ quan thuế đặt in còn tồn thì cất theo chế độ chứng từ có giá, tách khỏi hóa đơn đã lập.
Giữ bản gốc dạng dữ liệu và tra ra được theo từng bút toán là cách an toàn nhất. Phần mềm kế toán VFRS gắn tệp hóa đơn gốc vào từng bút toán và giữ lại theo kỳ, xem tại <a href=”https://app.vfrs.vn” target=”_blank” rel=”noopener”>app.vfrs.vn.
Xem thêm: Hóa đơn điện tử: quy định hiện hành và những việc phải làm
In hóa đơn điện tử ra giấy có giá trị pháp lý không?
Hóa đơn chuyển đổi sang giấy để phục vụ ghi sổ, theo dõi không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế, theo Điều 5 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
Hóa đơn điện tử phải lưu bao lâu?
Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán.
Được chuyển hóa đơn điện tử sang giấy trong trường hợp nào?
Theo yêu cầu của cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra; và theo nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh để phục vụ việc ghi sổ, theo dõi theo pháp luật kế toán.
Lưu hóa đơn điện tử ở đâu cho đúng?
Lưu dưới dạng thông điệp dữ liệu. Đơn vị được chọn hình thức lưu phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ, miễn đáp ứng các yêu cầu tại Điều 13 Luật Giao dịch điện tử và luôn in ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.
Hóa đơn giấy do cơ quan thuế đặt in mà chưa dùng thì cất thế nào?
Lưu trữ, bảo quản trong kho theo chế độ lưu trữ bảo quản chứng từ có giá.
Bản chuyển đổi phải giống bản điện tử đến mức nào?
Phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy sau khi chuyển đổi, đáp ứng yêu cầu tại khoản 2 Điều 12 Luật Giao dịch điện tử.
- Nghị định 254/2026/NĐ-CP về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử, Điều 5, hiệu lực từ ngày 01/7/2026
- Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15, Điều 12 và Điều 13
- Thông tư 99/2025/TT-BTC hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp, áp dụng từ năm tài chính 2026