Bài viết theo Điều 16 Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Điều 4 Thông tư 91/2026/TT-BTC, hiệu lực từ ngày 01/7/2026
Hóa đơn có mã thì cơ quan thuế đã nắm dữ liệu ngay lúc cấp mã. Hóa đơn không có mã thì người bán phải tự chuyển dữ liệu sang, và đây là chỗ có ba cách làm với ba mốc thời gian khác nhau.
- Đa số doanh nghiệp chuyển đầy đủ nội dung hóa đơn, chậm nhất ngày làm việc tiếp theo kể từ khi lập.
- Một số ngành đặc thù gửi Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử theo tháng hoặc quý.
- Hạn gửi bảng tổng hợp bằng hạn nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng.
- Đơn vị dùng bình quân từ một triệu hóa đơn một tháng có thể gửi trực tiếp đến cơ quan thuế.
Ba phương thức chuyển dữ liệu
| Phương thức | Áp dụng cho | Hạn gửi |
|---|---|---|
| Chuyển đầy đủ nội dung hóa đơn | Mọi trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ ngoài nhóm dùng bảng tổng hợp | Chậm nhất ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập hóa đơn |
| Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử, Mẫu số 01/TH-HĐĐT | Nhóm ngành đặc thù, xem danh sách bên dưới | Chậm nhất là thời hạn gửi tờ khai thuế giá trị gia tăng |
| Bảng thông tin chi tiết giao dịch, Mẫu số 01/TTGD | Nhóm dịch vụ theo quy định riêng tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP | Chậm nhất là thời hạn gửi tờ khai thuế giá trị gia tăng |
Ngành nào dùng bảng tổng hợp
- Dịch vụ: bưu chính, viễn thông, bảo hiểm, tài chính ngân hàng, vận tải hàng không, chứng khoán, tài sản mã hóa, giao dịch trên sàn giao dịch các-bon.
- Bán điện, nước, khi có thông tin về mã khách hàng hoặc mã số thuế của khách hàng.
- Tổ chức nước ngoài có hoạt động kinh doanh, cung cấp dịch vụ thông qua nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số khác tại Việt Nam.
Bảng tổng hợp và bảng thông tin chi tiết giao dịch được lập cho các giao dịch phát sinh trong tháng hoặc quý, tính từ ngày đầu đến ngày cuối cùng của kỳ đó.
Trường hợp phát sinh số lượng hóa đơn lớn, bảng tổng hợp và bảng thông tin chi tiết giao dịch được tách theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế, để bảo đảm yêu cầu gửi và nhận dữ liệu trên đường truyền.
Gửi trực tiếp hay gửi qua nhà cung cấp dịch vụ
Hai trường hợp được gửi trực tiếp
- Tổ chức kinh tế sử dụng bình quân từ 1.000.000 hóa đơn một tháng trở lên, tính theo số lượng hóa đơn bình quân của năm trước liền kề, có hệ thống công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu về định dạng chuẩn dữ liệu. Đơn vị gửi văn bản kèm tài liệu chứng minh điều kiện kỹ thuật đến Cục Thuế.
- Tổ chức kinh tế có mô hình công ty mẹ và công ty con, đã xây dựng hệ thống quản lý dữ liệu hóa đơn tập trung tại công ty mẹ, muốn công ty mẹ chuyển toàn bộ dữ liệu hóa đơn gồm cả dữ liệu của các công ty con. Gửi kèm danh sách công ty con đến Cục Thuế để kết nối kỹ thuật.
Các tổ chức kinh tế còn lại chuyển dữ liệu thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
Các trách nhiệm đi kèm
- Quản lý tên và mật khẩu của các tài khoản đã được cơ quan thuế cấp.
- Tạo lập hóa đơn điện tử để gửi đến người mua, đến cơ quan thuế và đến tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
- Chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp và chính xác của hóa đơn điện tử đã lập.
Các mẫu bảng liên quan
| Mẫu | Dùng cho |
|---|---|
| Mẫu số 01/TH-HĐĐT | Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế |
| Mẫu số 01/TTGD | Bảng thông tin chi tiết giao dịch |
| Mẫu số 01/TH-DT | Bảng tổng hợp doanh thu |
| Mẫu số 01/TH-BLĐT | Bảng tổng hợp dữ liệu biên lai điện tử, dùng cho tổ chức thu thuế, phí, lệ phí điện tử và tổ chức nhận ủy nhiệm lập biên lai |
Các mẫu trên nằm tại Phụ lục III Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Việc cần theo dõi
- Xác định doanh nghiệp mình thuộc nhóm chuyển đầy đủ nội dung hay nhóm gửi bảng tổng hợp, vì hai nhóm có hai mốc thời gian khác hẳn nhau.
- Với nhóm chuyển đầy đủ nội dung, kiểm tra hằng ngày rằng hóa đơn lập hôm trước đã sang cơ quan thuế.
- Với nhóm gửi bảng tổng hợp, gắn việc lập bảng vào cùng quy trình lập tờ khai thuế giá trị gia tăng để không lệch hạn.
- Đơn vị nhiều hóa đơn thì kiểm tra dung lượng tệp gửi, tách bảng theo định dạng chuẩn khi cần.
- Lưu biên nhận chuyển dữ liệu của từng kỳ, đây là bằng chứng đã gửi đúng hạn.
- Đổi hoặc nâng cấp phần mềm hóa đơn thì kiểm tra lại kênh chuyển dữ liệu ngay trong kỳ đầu tiên.
Đối chiếu số hóa đơn đã lập với số đã chuyển sang cơ quan thuế theo từng kỳ là việc nên làm đều. Phần mềm kế toán VFRS tổng hợp hóa đơn theo kỳ để so với dữ liệu đã gửi, xem tại <a href=”https://app.vfrs.vn” target=”_blank” rel=”noopener”>app.vfrs.vn.
Xem thêm: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và trường hợp bị coi là rủi ro cao
Hóa đơn không có mã phải gửi cơ quan thuế trong bao lâu?
Với phương thức chuyển đầy đủ nội dung hóa đơn, người bán gửi cho cơ quan thuế chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập hóa đơn, theo điểm a.3 khoản 3 Điều 16 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
Ngành nào được gửi bảng tổng hợp thay vì từng hóa đơn?
Bưu chính, viễn thông, bảo hiểm, tài chính ngân hàng, vận tải hàng không, chứng khoán, tài sản mã hóa, giao dịch trên sàn giao dịch các-bon; bán điện, nước khi có mã khách hàng hoặc mã số thuế của khách hàng; và tổ chức nước ngoài kinh doanh qua nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số tại Việt Nam.
Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn gửi khi nào?
Chậm nhất là thời hạn gửi tờ khai thuế giá trị gia tăng theo quy định của pháp luật về quản lý thuế, lập cho các giao dịch phát sinh trong tháng hoặc quý.
Doanh nghiệp nào được gửi dữ liệu trực tiếp đến cơ quan thuế?
Tổ chức kinh tế dùng bình quân từ 1.000.000 hóa đơn một tháng trở lên tính theo năm trước liền kề và có hệ thống công nghệ thông tin đáp ứng định dạng chuẩn dữ liệu; hoặc tổ chức có mô hình công ty mẹ con với hệ thống quản lý dữ liệu hóa đơn tập trung tại công ty mẹ.
Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn là mẫu nào?
Mẫu số 01/TH-HĐĐT tại Phụ lục III Thông tư 91/2026/TT-BTC. Bảng thông tin chi tiết giao dịch là Mẫu số 01/TTGD, bảng tổng hợp doanh thu là Mẫu số 01/TH-DT.
Số lượng hóa đơn quá lớn không gửi được một lần thì làm sao?
Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử và bảng thông tin chi tiết giao dịch được tách theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế để bảo đảm yêu cầu gửi, nhận dữ liệu trên đường truyền.
- Nghị định 254/2026/NĐ-CP về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử, Điều 9, Điều 16 và Điều 29, hiệu lực từ ngày 01/7/2026
- Thông tư 91/2026/TT-BTC hướng dẫn Luật Quản lý thuế và Nghị định 254/2026/NĐ-CP, Điều 4 và Phụ lục III, hiệu lực từ ngày 01/7/2026