Bài viết theo các Điều 18, 35, 36 và 37 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hiệu lực từ ngày 01/7/2026
Bên mua thường bị coi là bên thụ động trong chuyện hóa đơn. Quy định trao cho người mua khá nhiều quyền, trong đó có quyền nhận tệp gốc của hóa đơn điện tử, thứ nhiều nơi vẫn chỉ gửi bản in cho xong.
Bốn quyền của người mua
- Yêu cầu người bán lập và giao hóa đơn hợp pháp khi mua hàng hóa, dịch vụ, trừ trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử.
- Cung cấp chính xác thông tin cần thiết để người bán lập hóa đơn.
- Tra cứu và nhận tệp gốc hóa đơn điện tử của người bán.
- Sử dụng hóa đơn hợp pháp do người bán cung cấp cho bốn mục đích nêu bên dưới.
Bốn mục đích sử dụng hóa đơn
- Xác nhận giao dịch mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
- Làm căn cứ chứng minh quyền sử dụng, quyền sở hữu hàng hóa, dịch vụ, hoặc để nhận bồi thường thiệt hại theo quy định.
- Đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu, kê khai các loại thuế và thanh toán vốn ngân sách nhà nước.
- Tham gia các chương trình khuyến khích sử dụng hóa đơn do người bán là tổ chức kinh tế hoặc do cơ quan thuế tổ chức.
Người mua có quyền nhận tệp gốc hóa đơn điện tử. Bản hiển thị và bản in chỉ là cách xem lại nội dung của tệp đó.
Nhận đủ tệp gốc thì việc lưu trữ, tra cứu và giải trình về sau đều nhẹ hơn nhiều.
Hai trách nhiệm của người mua
- Sử dụng hóa đơn đúng mục đích.
- Cung cấp thông tin trên hóa đơn cho các cơ quan có thẩm quyền khi được yêu cầu.
Nghị định ghi rõ hóa đơn do người mua yêu cầu và nhận từ người bán là cơ sở để xác định nghĩa vụ thuế của người bán đối với ngân sách nhà nước, góp phần nâng cao tính minh bạch của nền kinh tế và hiệu quả quản lý thuế. Đây là lý do việc lấy hóa đơn được khuyến khích bằng cả chương trình quay thưởng lẫn tiền thưởng cho người tố giác.
Kiểm tra hàng hóa lưu thông trên thị trường
Khi kiểm tra hàng hóa lưu thông, với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan nhà nước và người có thẩm quyền truy cập Hệ thống thông tin quản lý thuế để tra cứu, và không yêu cầu cung cấp hóa đơn giấy. Các cơ quan liên quan có trách nhiệm sử dụng thiết bị để truy cập tra cứu dữ liệu hóa đơn điện tử.
Trường hợp bất khả kháng do sự cố hoặc thiên tai làm không truy cập được mạng Internet, cơ quan đang kiểm tra thực hiện các biện pháp phù hợp để tra cứu thông tin hóa đơn điện tử.
Quy định nói thẳng là không yêu cầu cung cấp hóa đơn giấy khi kiểm tra hàng lưu thông, với hàng có hóa đơn điện tử.
Doanh nghiệp vận chuyển nên nắm điểm này, và vẫn giữ sẵn thông tin số hóa đơn, ký hiệu, mã tra cứu để bên kiểm tra tra nhanh.
Ai được khai thác thông tin hóa đơn
Cục Thuế là đơn vị cung cấp thông tin hóa đơn điện tử. Bên sử dụng thông tin chia làm hai nhóm:
| Nhóm | Cách khai thác |
|---|---|
| Tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh là người bán, bên nhận ủy nhiệm lập hóa đơn; tổ chức, cá nhân là người mua | Khai thác thông tin từ hóa đơn điện tử theo các nội dung thông tin từ Hệ thống thông tin quản lý thuế |
| Cơ quan quản lý nhà nước, tổ chức tín dụng, tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, tổ chức được người bán ủy quyền theo pháp luật dân sự | Tra cứu, sử dụng theo phạm vi, thời gian, trách nhiệm và quyền truy cập quy định tại văn bản thống nhất giữa hai bên, hoặc theo hình thức dịch vụ truy vấn trực tiếp với Hệ thống thông tin quản lý thuế |
Bên sử dụng thông tin phải phân công đầu mối đăng ký sử dụng thông tin hóa đơn điện tử và thông báo cho Cục Thuế bằng văn bản hoặc văn bản điện tử. Dùng theo hình thức truy vấn trực tiếp thì phải đáp ứng các tiêu chí như đối với tổ chức cung cấp dịch vụ.
Việc nên làm ở bên mua
- Yêu cầu nhà cung cấp gửi tệp gốc hóa đơn điện tử, đưa yêu cầu này vào điều khoản hợp đồng.
- Cung cấp đúng tên, địa chỉ, mã số thuế ngay khi đặt hàng, để tránh phải điều chỉnh hóa đơn về sau.
- Tra cứu hóa đơn đầu vào trên hệ thống trước khi hạch toán và kê khai khấu trừ.
- Lưu tệp gốc theo kỳ, đây cũng là thứ cơ quan thuế hỏi khi đối chiếu.
- Với hàng đang vận chuyển, chuẩn bị sẵn số hóa đơn và ký hiệu để bên kiểm tra tra cứu nhanh.
- Nhận được cảnh báo rủi ro hóa đơn của một nhà cung cấp thì rà lại toàn bộ hóa đơn đã nhận của bên đó.
Gắn tệp gốc hóa đơn vào từng bút toán giúp việc đối chiếu về sau nhanh hơn hẳn. Phần mềm kế toán VFRS lưu tệp hóa đơn theo từng chứng từ và từng kỳ, xem tại <a href=”https://app.vfrs.vn” target=”_blank” rel=”noopener”>app.vfrs.vn.
Xem thêm: Khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào: điều kiện và hồ sơ
Người mua có quyền đòi tệp gốc hóa đơn điện tử không?
Có. Người mua hàng hóa, dịch vụ có quyền tra cứu và nhận file gốc hóa đơn điện tử của người bán, theo điểm c khoản 1 Điều 18 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
Chở hàng có phải mang theo hóa đơn giấy không?
Với hàng hóa sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan nhà nước và người có thẩm quyền truy cập Hệ thống thông tin quản lý thuế để tra cứu và không yêu cầu cung cấp hóa đơn giấy, theo Điều 35 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
Người mua dùng hóa đơn vào những việc gì?
Xác nhận giao dịch mua bán; chứng minh quyền sử dụng, quyền sở hữu hoặc nhận bồi thường thiệt hại; đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu và kê khai thuế, thanh toán vốn ngân sách nhà nước; tham gia các chương trình khuyến khích sử dụng hóa đơn.
Người mua có trách nhiệm gì với hóa đơn nhận được?
Sử dụng hóa đơn đúng mục đích và cung cấp thông tin trên hóa đơn cho các cơ quan có thẩm quyền khi được yêu cầu.
Doanh nghiệp muốn tra cứu dữ liệu hóa đơn thường xuyên thì làm sao?
Phân công đầu mối đăng ký sử dụng thông tin hóa đơn điện tử và thông báo cho Cục Thuế bằng văn bản hoặc văn bản điện tử. Dùng theo hình thức truy vấn trực tiếp với Hệ thống thông tin quản lý thuế thì phải đáp ứng các tiêu chí như đối với tổ chức cung cấp dịch vụ.
Mất mạng không tra cứu được hóa đơn khi kiểm tra thì sao?
Trường hợp bất khả kháng do sự cố, thiên tai ảnh hưởng đến việc truy cập Internet, cơ quan nhà nước và người có thẩm quyền đang kiểm tra thực hiện các biện pháp phù hợp để tra cứu thông tin hóa đơn điện tử.
- Nghị định 254/2026/NĐ-CP về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử, các Điều 18, 34, 35, 36 và 37, hiệu lực từ ngày 01/7/2026
- Thông tư 91/2026/TT-BTC hướng dẫn Luật Quản lý thuế và Nghị định 254/2026/NĐ-CP, Điều 21 và Điều 22, hiệu lực từ ngày 01/7/2026