Bài viết theo Thông tư 91/2026/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 01/07/2026
- Sai chỗ nào: nhóm chỉ cần thông báo hay nhóm phải điều chỉnh, thay thế.
- Có cần văn bản thỏa thuận với người mua hay chưa.
- Loại hóa đơn nào chỉ được thay thế, khỏi được điều chỉnh.
Sai chỗ nào thì chỉ cần thông báo
| Nhóm sai | Cách xử lý |
|---|---|
| Sai tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ hoặc nội dung khác, mà khỏi sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế, hàng hóa | Thông báo cho người mua, khỏi phải lập lại hóa đơn. Thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT |
| Sai mã số thuế; tên hàng hóa hoặc hàng hóa khỏi đúng quy cách, chất lượng; số tiền; thuế suất; tiền thuế; hoặc nội dung bắt buộc khác | Người bán chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế |
Điều chỉnh hay thay thế
- Hóa đơn điều chỉnh phải có dòng chữ Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số, ký hiệu, số, ngày tháng năm.
- Hóa đơn thay thế phải có dòng chữ Thay thế cho hóa đơn Mẫu số, ký hiệu, số, ngày tháng năm.
- Người bán ký số trên hóa đơn mới, rồi gửi cho người mua nếu dùng hóa đơn khỏi có mã.
- Dùng hóa đơn có mã thì gửi cơ quan thuế để cấp mã cho hóa đơn mới, rồi mới gửi người mua.
Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền lập sai thì người bán lập hóa đơn thay thế.
Hóa đơn bán hàng hóa là tài sản thuộc diện phải đăng ký quyền sở hữu, sử dụng cũng vậy.
Hai nhóm này khỏi có lựa chọn điều chỉnh như trường hợp thông thường.
Ngành hàng không có quy định riêng, hóa đơn đổi và hoàn chứng từ vận chuyển được coi là hóa đơn điều chỉnh, khỏi cần ghi dòng chữ điều chỉnh tăng giảm.
Khi nào phải lập văn bản thỏa thuận
- Người mua là tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh: hai bên phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai.
- Người mua là cá nhân: người bán thông báo cho người mua, hoặc thông báo trên website của người bán nếu có.
- Việc này làm trước khi điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn.
- Người bán lưu giữ văn bản thỏa thuận tại đơn vị và xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu.
Ba trường hợp khỏi cần văn bản thỏa thuận
- Chuyển dữ liệu theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử.
- Chuyển cơ sở dữ liệu theo Bảng thông tin chi tiết giao dịch.
- Hoạt động mua bán hàng hóa trên nền tảng thương mại điện tử và nền tảng số khác.
Gộp nhiều hóa đơn sai vào một
Trong cùng một tháng, nếu người bán lập sai cùng thông tin về người mua, tên hàng, đơn giá, số lượng, thuế suất trên nhiều hóa đơn của cùng một người mua, thì được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn, kèm bảng kê theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT.
Việc cần làm
- Xác định trước hóa đơn sai thuộc nhóm nhẹ hay nhóm nặng, vì hai nhóm đi hai đường khác nhau.
- Nhóm nhẹ thì gửi Mẫu số 04/SS-HĐĐT, khỏi lập lại hóa đơn.
- Nhóm nặng thì lấy văn bản thỏa thuận với người mua là tổ chức trước khi làm.
- Người mua là cá nhân thì lưu bằng chứng đã thông báo, hoặc ảnh chụp thông báo trên website.
- Kiểm tra hóa đơn có phải loại chỉ được thay thế hay chưa.
- Nhiều hóa đơn cùng lỗi trong tháng thì gộp lại, kèm Mẫu số 01/BK-ĐCTT.
- Ghi đủ dòng chữ Điều chỉnh cho hoặc Thay thế cho kèm mẫu số, ký hiệu, số, ngày của hóa đơn cũ.
- Lưu văn bản thỏa thuận tại đơn vị để xuất trình khi được yêu cầu.
Ghi sai địa chỉ người mua có phải lập lại hóa đơn không?
Không. Sai tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ hoặc nội dung khác mà không sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế, hàng hóa thì người bán thông báo cho người mua và thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.
Sai mã số thuế thì xử lý ra sao?
Người bán chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập sai.
Hóa đơn điều chỉnh cần ghi gì?
Phải có dòng chữ Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số, ký hiệu, số, ngày tháng năm của hóa đơn đã lập sai.
Có bắt buộc lập văn bản thỏa thuận không?
Khi người mua là tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thì hai bên phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai. Người mua là cá nhân thì người bán thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website.
Trường hợp nào khỏi cần văn bản thỏa thuận?
Chuyển dữ liệu theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử, chuyển cơ sở dữ liệu theo Bảng thông tin chi tiết giao dịch, và hoạt động mua bán hàng hóa trên nền tảng thương mại điện tử hoặc nền tảng số khác.
Hóa đơn từ máy tính tiền sai thì làm gì?
Người bán lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập sai.
Nhiều hóa đơn cùng sai một lỗi thì làm sao?
Trong cùng tháng, cùng một người mua, cùng thông tin về tên hàng, đơn giá, số lượng, thuế suất thì được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn, kèm bảng kê theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT.
Dùng hóa đơn có mã thì gửi hóa đơn mới cho ai trước?
Gửi cơ quan thuế để cấp mã cho hóa đơn mới, sau đó mới gửi cho người mua.
Văn bản thỏa thuận lưu ở đâu?
Người bán lưu giữ tại đơn vị và xuất trình khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.
- Thông tư 91/2026/TT-BTC, Điều 10
- Nghị định 254/2026/NĐ-CP, khoản 3 Điều 16
