Bài viết theo Điều 25 Nghị định số 254/2026/NĐ-CP, hiệu lực từ ngày 01/07/2026
Tổ chức thu phí, lệ phí có thể giao cho bên thứ ba lập biên lai thay mình. Việc này hợp pháp, nhưng kèm ba nghĩa vụ dễ bỏ sót: văn bản ủy nhiệm đủ nội dung, thông báo cơ quan thuế trước 03 ngày, và niêm yết công khai.
- Ủy nhiệm phải theo hình thức văn bản.
- Phải gửi thông báo cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp cả hai bên, chậm nhất 03 ngày trước khi bên nhận ủy nhiệm lập biên lai.
- Cả hai bên phải niêm yết tại nơi tổ chức thu thuế, phí, lệ phí.
- Biên lai ủy nhiệm thể hiện tên bên ủy nhiệm và tên, địa chỉ bên nhận ủy nhiệm.
- Không bắt buộc có chữ ký số của bên ủy nhiệm trên biên lai ủy nhiệm.
- Nhiều đơn vị nhận ủy nhiệm thì phải có phương án phân chia dải số biên lai.
- Mỗi cơ sở dùng biên lai theo thứ tự từ số nhỏ đến số lớn trong phạm vi được phân chia.
- Chấm dứt trước hạn thì phải lập văn bản, báo cơ quan thuế và niêm yết.
Ba việc phải làm trước khi bên nhận ủy nhiệm lập biên lai
| Việc | Yêu cầu |
|---|---|
| Lập văn bản ủy nhiệm | Theo hình thức văn bản, có đủ nội dung theo quy định |
| Thông báo cơ quan thuế | Gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm, chậm nhất 03 ngày trước khi bên nhận ủy nhiệm lập biên lai |
| Niêm yết | Cả hai bên niêm yết tại nơi tổ chức thu thuế, phí, lệ phí |
Thời hạn thông báo tính từ ngày bên nhận ủy nhiệm bắt đầu lập biên lai, không phải từ ngày ký văn bản ủy nhiệm.
Ký văn bản hôm nay rồi lập biên lai ngay ngày mai là chưa đủ thời hạn thông báo.
Bốn nhóm nội dung của văn bản ủy nhiệm
- Thông tin về biên lai ủy nhiệm: hình thức, loại, ký hiệu, số lượng biên lai, ghi rõ từ số nào đến số nào.
- Mục đích ủy nhiệm.
- Thời hạn ủy nhiệm.
- Phương thức ủy nhiệm.
Nội dung niêm yết công khai gồm đầy đủ thông tin về biên lai ủy nhiệm, mục đích ủy nhiệm và thời hạn ủy nhiệm, dựa trên văn bản đã ký, có tên, chữ ký, dấu nếu có của đại diện bên ủy nhiệm cho bên nhận ủy nhiệm.
Biên lai ủy nhiệm trông thế nào
| Chỉ tiêu | Quy định |
|---|---|
| Tên tổ chức thu phí, lệ phí, tức bên ủy nhiệm | Phải thể hiện |
| Tên, địa chỉ bên nhận ủy nhiệm | Phải thể hiện |
| Chữ ký số của bên ủy nhiệm | Không bắt buộc |
Cách thiết kế này giữ cho người nộp phí biết rõ ai là đơn vị thu thật và ai là đơn vị đứng ra lập biên lai, mà không buộc bên ủy nhiệm phải ký số cho từng biên lai.
Khi có nhiều cơ sở nhận ủy nhiệm
Tổ chức thu thuế, phí, lệ phí có nhiều đơn vị trực thuộc trực tiếp thu phí hoặc nhiều cơ sở nhận ủy nhiệm thì phải có phương án phân chia cho từng cơ sở trong toàn hệ thống, cho từng đơn vị trực thuộc và từng cơ sở nhận ủy nhiệm.
Các đơn vị trực thuộc và cơ sở nhận ủy nhiệm phải sử dụng biên lai theo thứ tự từ số nhỏ đến số lớn trong phạm vi biên lai được phân chia.
Nhảy số trong dải, hoặc dùng lẫn dải của cơ sở khác, đều lệch với quy định này.
Trách nhiệm của bên nhận ủy nhiệm
- Lập biên lai ủy nhiệm theo đúng thực tế phát sinh và theo thỏa thuận với bên ủy nhiệm.
- Chuyển dữ liệu biên lai điện tử đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp, hoặc thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ để chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
- Theo Điều 29 Nghị định 254/2026, tổ chức nhận ủy nhiệm lập biên lai sau khi lập đầy đủ nội dung và gửi cho người nộp thì gửi cho cơ quan thuế theo bảng tổng hợp dữ liệu biên lai điện tử ngay trong ngày lập biên lai.
Hai khoản thu được loại trừ khỏi nghĩa vụ gửi trong ngày là phí hải quan và lệ phí hàng hóa, hành lý, phương tiện vận tải quá cảnh.
Chấm dứt ủy nhiệm trước hạn
Trường hợp chấm dứt trước hạn ủy nhiệm, hai bên phải xác định bằng văn bản, đồng thời thông báo cho cơ quan thuế và niêm yết tại nơi thu thuế, phí, lệ phí. Ba việc này lặp lại đúng bộ ba nghĩa vụ lúc bắt đầu ủy nhiệm.
Bốn việc nên làm khi ký ủy nhiệm
- Lùi ngày bắt đầu lập biên lai ít nhất bốn ngày sau ngày gửi thông báo cho cơ quan thuế.
- Ghi rõ dải số biên lai trong văn bản ủy nhiệm, tránh ghi chung chung.
- In bảng niêm yết đặt tại nơi thu phí của cả hai bên, có chữ ký và dấu của đại diện bên ủy nhiệm.
- Chốt quy trình gửi bảng tổng hợp dữ liệu biên lai điện tử về cơ quan thuế ngay trong ngày lập.
Xem thêm: Định dạng và ký hiệu của chứng từ điện tử
Ủy nhiệm lập biên lai phải làm bằng hình thức nào?
Phải theo hình thức văn bản, giữa bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm.
Phải báo cơ quan thuế trước bao lâu?
Chậm nhất 03 ngày trước khi bên nhận ủy nhiệm lập biên lai, và gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp của cả hai bên.
Văn bản ủy nhiệm phải ghi những gì?
Thông tin về biên lai ủy nhiệm gồm hình thức, loại, ký hiệu, số lượng biên lai từ số nào đến số nào; mục đích ủy nhiệm; thời hạn ủy nhiệm; và phương thức ủy nhiệm.
Biên lai ủy nhiệm có cần chữ ký số của bên ủy nhiệm không?
Không bắt buộc. Nhưng biên lai phải thể hiện tên của tổ chức thu phí, lệ phí là bên ủy nhiệm, và tên, địa chỉ của bên nhận ủy nhiệm.
Có phải niêm yết công khai không?
Có. Cả bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm phải niêm yết tại nơi tổ chức thu thuế, phí, lệ phí đầy đủ thông tin về biên lai ủy nhiệm, mục đích và thời hạn ủy nhiệm.
Nhiều cơ sở nhận ủy nhiệm thì chia số biên lai thế nào?
Phải có phương án phân chia cho từng đơn vị trực thuộc và từng cơ sở nhận ủy nhiệm. Mỗi cơ sở dùng biên lai theo thứ tự từ số nhỏ đến số lớn trong phạm vi được phân chia.
Bên nhận ủy nhiệm gửi dữ liệu biên lai khi nào?
Ngay trong ngày lập biên lai, gửi cho cơ quan thuế theo bảng tổng hợp dữ liệu biên lai điện tử, trừ phí hải quan và lệ phí hàng hóa, hành lý, phương tiện vận tải quá cảnh.
Muốn dừng ủy nhiệm sớm thì làm gì?
Hai bên xác định bằng văn bản, đồng thời thông báo cho cơ quan thuế và niêm yết tại nơi thu thuế, phí, lệ phí.
- Nghị định số 254/2026/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ, hiệu lực từ 01/07/2026: Điều 25 và Điều 29.
