Bài viết theo Nghị định số 254/2026/NĐ-CP về hóa đơn điện tử, chứng từ, hiệu lực từ ngày 01/07/2026, Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 và Thông tư số 99/2025/TT-BTC
Câu hỏi “nhận cọc có phải xuất hóa đơn không” nay có câu trả lời viết thẳng trong nghị định. Nhưng câu trả lời đi kèm một điều kiện: khoản tiền phải đúng là đặt cọc theo Bộ luật Dân sự để bảo đảm thực hiện hợp đồng. Ghi trên hợp đồng là tạm ứng hay trả trước thì rơi vào quy tắc khác.
- Thu tiền đặt cọc theo Bộ luật Dân sự để bảo đảm thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ thì không phải lập hóa đơn tại thời điểm thu.
- Thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ ngoài trường hợp trên thì lập hóa đơn ngay tại thời điểm thu tiền.
- Với hàng hóa, thời điểm lập hóa đơn là lúc chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.
- Bên đặt cọc ghi vào tài khoản 244, bên nhận cọc ghi vào tài khoản 344.
- Phân loại ngắn hạn hay dài hạn theo kỳ hạn còn lại tại thời điểm lập báo cáo tài chính, mốc 12 tháng.
- Hợp đồng được thực hiện thì tài sản đặt cọc trả lại hoặc trừ vào nghĩa vụ trả tiền.
- Bên đặt cọc từ chối thì mất cọc; bên nhận cọc từ chối thì trả cọc và đền một khoản tương đương.
Đặt cọc theo Bộ luật Dân sự là gì
Điều 328 Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 định nghĩa đặt cọc là việc một bên giao cho bên kia một khoản tiền, kim khí quý, đá quý hoặc vật có giá trị khác trong một thời hạn để bảo đảm giao kết hoặc thực hiện hợp đồng.
| Kết cục | Xử lý tài sản đặt cọc |
|---|---|
| Hợp đồng được giao kết, thực hiện | Trả lại cho bên đặt cọc, hoặc được trừ để thực hiện nghĩa vụ trả tiền |
| Bên đặt cọc từ chối giao kết, thực hiện | Tài sản đặt cọc thuộc về bên nhận đặt cọc |
| Bên nhận đặt cọc từ chối giao kết, thực hiện | Trả lại tài sản đặt cọc và một khoản tiền tương đương giá trị tài sản đặt cọc |
Dòng cuối có mệnh đề mở: trừ trường hợp có thỏa thuận khác. Hai bên được thỏa thuận mức đền khác mức tương đương, nên điều khoản này nên viết rõ trong hợp đồng thay vì để mặc định.
Nhận cọc có phải lập hóa đơn không
Điều 9 Nghị định số 254/2026/NĐ-CP đặt ba quy tắc, và quy tắc thứ ba chính là câu trả lời.
| Trường hợp | Thời điểm lập hóa đơn |
|---|---|
| Bán hàng hóa | Thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa |
| Cung cấp dịch vụ | Thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa |
| Cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp | Thời điểm thu tiền |
| Thu tiền đặt cọc theo Bộ luật Dân sự để bảo đảm thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ | Không thuộc quy tắc thu tiền trước, tức không lập hóa đơn tại thời điểm thu |
Nghị định loại trừ đúng một thứ: khoản đặt cọc theo quy định Bộ luật Dân sự để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ.
Cùng một khoản tiền 100 triệu khách chuyển trước, nếu hợp đồng ghi là đặt cọc bảo đảm thực hiện hợp đồng thì chưa lập hóa đơn; nếu ghi là tạm ứng, thanh toán đợt 1, trả trước tiền dịch vụ thì rơi vào quy tắc thu tiền trước và phải lập hóa đơn ngay.
Vì vậy điều khoản hợp đồng nên gọi đúng tên và dẫn Điều 328 Bộ luật Dân sự, đồng thời ghi rõ cách xử lý khoản tiền khi hợp đồng được thực hiện.
Với bán hàng hóa, quy tắc còn đơn giản hơn: thời điểm lập hóa đơn gắn với việc chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng, không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Nhận cọc trước khi giao hàng không làm phát sinh nghĩa vụ lập hóa đơn.
Khi hợp đồng được thực hiện và khoản cọc được trừ vào tiền phải trả, hóa đơn lập cho toàn bộ giá trị hàng hóa, dịch vụ theo thời điểm quy định, phần cọc chỉ là một cách thanh toán.
Hạch toán
Thông tư số 99/2025/TT-BTC dùng tên gọi ký quỹ, ký cược cho nhóm tài khoản này. Đặt cọc theo Bộ luật Dân sự có cùng bản chất là khoản tiền giao cho bên kia để bảo đảm thực hiện hợp đồng, nên đi vào cùng hai tài khoản.
| Vai trò | Tài khoản | Nội dung theo Thông tư 99 |
|---|---|---|
| Bên đem tiền đi | TK 244 Ký quỹ, ký cược | Số tiền doanh nghiệp đem đi ký quỹ, ký cược tại doanh nghiệp, tổ chức khác trong các quan hệ kinh tế theo quy định của pháp luật |
| Bên nhận tiền về | TK 344 Nhận ký quỹ, ký cược | Các khoản tiền nhận ký quỹ, ký cược của đơn vị, cá nhân bên ngoài để bảo đảm cho các dịch vụ liên quan đến sản xuất, kinh doanh được thực hiện đúng hợp đồng kinh tế đã ký |
| Nghiệp vụ | Nợ | Có |
|---|---|---|
| Bên đặt cọc chuyển tiền | TK 244 | TK 111, 112 |
| Bên nhận cọc nhận tiền | TK 111, 112 | TK 344 |
| Bên đặt cọc nhận lại tiền khi hợp đồng thực hiện xong | TK 111, 112 | TK 244 |
| Bên nhận cọc trả lại tiền | TK 344 | TK 111, 112 |
Cả hai tài khoản đều phải theo dõi chi tiết theo từng đối tượng, kỳ hạn và loại nguyên tệ. Khi lập báo cáo tài chính, khoản có kỳ hạn còn lại từ 12 tháng trở xuống xếp vào ngắn hạn, trên 12 tháng xếp vào dài hạn.
Khoản ký quỹ, ký cược là khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ thì khi lập báo cáo tài chính phải đánh giá lại theo tỷ giá mua bán chuyển khoản trung bình của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên giao dịch.
Điểm a phần nguyên tắc tài khoản 244 loại trừ rõ: doanh nghiệp không dùng tài khoản này để phản ánh các tài sản mà doanh nghiệp sử dụng để cầm cố, thế chấp.
Thế chấp sổ đỏ để vay vốn không làm tài sản rời khỏi bảng cân đối, nên không có bút toán chuyển sang 244. Chỉ khoản tiền thực sự giao cho bên kia mới ghi vào tài khoản này.
Khi cọc bị mất hoặc phải đền
Đây là lúc khoản tiền đổi bản chất, từ một khoản bảo đảm thành một khoản thu nhập hoặc chi phí.
| Tình huống | Bên nhận cọc | Bên đặt cọc |
|---|---|---|
| Bên đặt cọc từ chối thực hiện, mất cọc | Kết chuyển khoản đã nhận thành thu nhập khác | Kết chuyển khoản đã đưa thành chi phí khác |
| Bên nhận cọc từ chối thực hiện | Trả lại cọc và khoản đền, phần đền là chi phí khác | Nhận lại cọc, khoản đền là thu nhập khác |
Nhóm thu nhập khác tại Thông tư 99 gồm khoản tiền thu được về tiền phạt do khách hàng vi phạm hợp đồng, và nhóm chi phí khác gồm các khoản tiền phạt do vi phạm hợp đồng kinh tế. Khoản mất cọc và khoản đền cọc nằm trong hai nhóm này theo đúng bản chất giao dịch.
Về thuế giá trị gia tăng đối với khoản cọc bị mất hay khoản đền, pháp luật thuế giá trị gia tăng không có điều khoản riêng đặt tên cho tình huống này. Cách xử lý phụ thuộc vào việc khoản tiền đó có trở thành khoản thanh toán cho hàng hóa, dịch vụ đã cung cấp hay chỉ là chế tài do vi phạm. Với giao dịch giá trị lớn, nên có văn bản hỏi cơ quan thuế quản lý trực tiếp thay vì tự suy.
Việc cần làm
- Trong hợp đồng, gọi đúng tên đặt cọc và dẫn Điều 328 Bộ luật Dân sự nếu muốn hoãn nghĩa vụ lập hóa đơn.
- Ghi rõ trong hợp đồng khoản cọc sẽ trả lại hay trừ vào tiền phải trả khi hợp đồng được thực hiện.
- Thỏa thuận rõ mức đền khi bên nhận cọc từ chối, vì Bộ luật Dân sự cho phép thỏa thuận khác mức tương đương.
- Mở sổ chi tiết 244 và 344 theo từng đối tượng, kỳ hạn, nguyên tệ.
- Cuối kỳ, phân loại lại ngắn hạn và dài hạn theo kỳ hạn còn lại, đừng để nguyên phân loại của kỳ trước.
- Với khoản ký quỹ, ký cược gốc ngoại tệ, đánh giá lại khi lập báo cáo tài chính.
- Khi cọc chuyển thành thu nhập hoặc chi phí, kết chuyển ngay trong kỳ phát sinh sự kiện, đừng để treo ở 244 hoặc 344.
Nhận tiền đặt cọc thuê mặt bằng có phải xuất hóa đơn không?
Không, nếu khoản tiền đúng là đặt cọc theo Bộ luật Dân sự để bảo đảm thực hiện hợp đồng. Điều 9 Nghị định số 254/2026/NĐ-CP loại trừ rõ trường hợp thu tiền đặt cọc khỏi quy tắc thu tiền trước phải lập hóa đơn với dịch vụ. Hóa đơn lập theo thời điểm hoàn thành cung cấp dịch vụ hoặc theo kỳ đã thỏa thuận.
Khách chuyển trước một phần tiền dịch vụ, có phải hóa đơn ngay không?
Có. Điều 9 quy định trường hợp người cung cấp dịch vụ thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền. Chỉ khoản đặt cọc theo Bộ luật Dân sự để bảo đảm thực hiện hợp đồng mới nằm ngoài quy tắc này.
Nhận cọc bán hàng hóa thì sao?
Cũng không lập hóa đơn tại thời điểm nhận cọc. Với hàng hóa, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.
Tiền đặt cọc ghi vào tài khoản nào?
Bên đem tiền đi ghi vào tài khoản 244 Ký quỹ, ký cược. Bên nhận tiền ghi vào tài khoản 344 Nhận ký quỹ, ký cược. Thông tư 99 dùng tên gọi ký quỹ, ký cược cho nhóm này, và mô tả tài khoản 344 nêu rõ mục đích là bảo đảm việc thực hiện hợp đồng kinh tế đã ký kết.
Khách bỏ cọc thì ghi vào đâu?
Bên nhận cọc kết chuyển khoản đã nhận từ tài khoản 344 sang thu nhập khác, vì đây là khoản thu về tiền phạt do khách hàng vi phạm hợp đồng. Bên bỏ cọc kết chuyển khoản đã đưa từ tài khoản 244 sang chi phí khác.
Đặt cọc và ký quỹ khác nhau thế nào?
Về pháp lý là hai biện pháp bảo đảm riêng trong Bộ luật Dân sự, đặt cọc tại Điều 328 và ký cược tại Điều 329. Về kế toán, Thông tư 99 gom vào tài khoản 244 và 344 vì cùng bản chất là khoản tiền giao cho bên kia để bảo đảm thực hiện hợp đồng. Điều cần phân biệt kỹ là với tài sản cầm cố, thế chấp, vì loại này không ghi vào tài khoản 244.
Cọc giữ ba năm thì xếp vào ngắn hạn hay dài hạn?
Theo kỳ hạn còn lại tại thời điểm lập báo cáo tài chính. Kỳ hạn còn lại từ 12 tháng trở xuống thì phân loại tài sản ngắn hạn hoặc nợ ngắn hạn, trên 12 tháng thì dài hạn. Một khoản cọc ba năm sẽ chuyển từ dài hạn sang ngắn hạn khi bước vào năm cuối.
- Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13, Điều 328, Điều 329
- Nghị định số 254/2026/NĐ-CP hướng dẫn Luật Quản lý thuế về hóa đơn điện tử, chứng từ, Điều 9
- Thông tư số 99/2025/TT-BTC hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp, Tài khoản 244 và Tài khoản 344
Xem thêm: Hạch toán tài khoản 244 ký quỹ, ký cược
