Bài viết theo Điều 12 và Điều 13 Nghị định số 254/2026/NĐ-CP, hiệu lực từ ngày 01/07/2026
Hóa đơn muốn được cơ quan thuế cấp mã phải qua bốn cửa kiểm. Cửa cuối cùng nằm ngoài nội dung hóa đơn: đơn vị phải chưa bị ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.
- Hai đường lập hóa đơn có mã: trực tiếp trên Hệ thống thông tin quản lý thuế, hoặc qua tổ chức cung cấp dịch vụ.
- Điều kiện 1: đầy đủ nội dung hóa đơn theo Điều 10.
- Điều kiện 2: đúng định dạng theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
- Điều kiện 3: đúng thông tin đăng ký.
- Điều kiện 4: không thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã.
- Hệ thống cấp mã của Cục Thuế tự động cấp mã và gửi trả kết quả.
Hai đường lập hóa đơn có mã
| Cách làm | Các bước |
|---|---|
| Trực tiếp | Truy cập Hệ thống thông tin quản lý thuế để lập hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ; ký số trên các hóa đơn đã lập; gửi hóa đơn để cơ quan thuế cấp mã |
| Qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử | Truy cập trang thông tin điện tử của tổ chức cung cấp dịch vụ, hoặc dùng phần mềm hóa đơn điện tử của đơn vị, để lập hóa đơn và ký số; gửi hóa đơn qua tổ chức cung cấp dịch vụ để cơ quan thuế cấp mã |
Bốn điều kiện để được cấp mã
- Đầy đủ nội dung về hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 10 Nghị định 254/2026.
- Đúng định dạng về hóa đơn điện tử theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
- Đúng thông tin đăng ký theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
- Không thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
Ba điều kiện đầu nói về chính tờ hóa đơn: nội dung, định dạng, thông tin đăng ký.
Điều kiện thứ tư nói về tình trạng của đơn vị: đơn vị đang bị ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã thì hóa đơn dù đúng vẫn không được cấp mã.
Sau khi được cấp mã
Hệ thống cấp mã hóa đơn của Cục Thuế tự động thực hiện cấp mã và gửi trả kết quả cấp mã cho người gửi. Người bán có trách nhiệm gửi hóa đơn điện tử đã được cấp mã cho người mua.
Phương thức gửi và nhận hóa đơn thực hiện theo thỏa thuận giữa người bán và người mua, bảo đảm phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Hóa đơn không có mã thì sao
Doanh nghiệp thuộc nhóm dùng hóa đơn không có mã sử dụng phần mềm để lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số trên hóa đơn, và gửi cho người mua bằng phương thức điện tử theo thỏa thuận giữa hai bên, phù hợp với pháp luật về giao dịch điện tử. Đường này bỏ bước xin cấp mã.
Xem thêm: Ai dùng hóa đơn có mã, ai dùng hóa đơn không mã và ai dùng máy tính tiền
Lập hóa đơn có mã ở đâu?
Trên Hệ thống thông tin quản lý thuế, hoặc qua trang thông tin điện tử, phần mềm của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
Vì sao hóa đơn gửi lên mà không được cấp mã?
Có thể do thiếu nội dung theo Điều 10, sai định dạng, sai thông tin đăng ký, hoặc đơn vị đang thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã.
Ai cấp mã cho hóa đơn?
Hệ thống cấp mã hóa đơn của Cục Thuế tự động cấp mã và gửi trả kết quả cho người gửi.
Có mã rồi thì làm gì tiếp?
Người bán gửi hóa đơn điện tử đã được cấp mã cho người mua, theo phương thức hai bên thỏa thuận.
Hóa đơn không mã có phải gửi xin cấp mã không?
Không. Doanh nghiệp lập hóa đơn bằng phần mềm, ký số và gửi thẳng cho người mua bằng phương thức điện tử.
Gửi hóa đơn cho khách theo cách nào?
Theo thỏa thuận giữa người bán và người mua, bảo đảm phù hợp với pháp luật về giao dịch điện tử.
- Nghị định số 254/2026/NĐ-CP hướng dẫn Luật Quản lý thuế về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử, hiệu lực từ 01/07/2026: Điều 6, Điều 10, Điều 12 và Điều 13.
[…] Xem thêm: Lập hóa đơn điện tử có mã và bốn điều kiện được cấp mã […]