Bài viết theo Nghị định số 254/2026/NĐ-CP về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử, Điều 11 và Điều 28, hiệu lực từ ngày 01/07/2026
Chi phí dịch vụ hóa đơn điện tử là khoản nhỏ với doanh nghiệp lớn, nhưng với hộ kinh doanh và cơ sở mới mở thì nó đáng kể. Nghị định 254/2026/NĐ-CP dành hẳn hai điều cho các trường hợp được dùng miễn phí, và nhiều nơi thuộc diện này mà chưa biết.
- Doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh tại địa bàn khó khăn hoặc đặc biệt khó khăn được dùng hóa đơn điện tử miễn phí dịch vụ trong 12 tháng.
- Mốc 12 tháng tính từ khi bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử.
- Địa bàn xác định theo Danh mục địa bàn ưu đãi đầu tư của pháp luật về đầu tư.
- Hộ kinh doanh dùng dưới 10 lao động và không thuộc diện dùng hóa đơn điện tử được dùng chứng từ điện tử miễn phí.
- Tổ chức trả thu nhập không thuộc đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử được dùng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử miễn phí.
Hóa đơn điện tử miễn phí dịch vụ
Điều 11 khoanh vùng theo hai yếu tố cùng lúc: loại chủ thể và địa bàn.
| Yếu tố | Nội dung |
|---|---|
| Chủ thể | Doanh nghiệp nhỏ và vừa; hợp tác xã; liên hiệp hợp tác xã; hộ kinh doanh; cá nhân kinh doanh |
| Địa bàn | Địa bàn có điều kiện kinh tế xã hội khó khăn, hoặc địa bàn có điều kiện kinh tế xã hội đặc biệt khó khăn |
| Thời gian miễn phí | 12 tháng kể từ khi sử dụng hóa đơn điện tử |
Điều 11 dẫn chiếu sang Danh mục địa bàn ưu đãi đầu tư theo quy định pháp luật về đầu tư. Đây là danh mục có sẵn, nên việc cần làm là đối chiếu địa chỉ trụ sở của mình với danh mục đó, thay vì tự phán đoán theo cảm nhận về mức độ phát triển của địa phương.
Cục Thuế trực tiếp cung cấp, hoặc ủy thác cho tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử cung cấp hóa đơn điện tử miễn phí dịch vụ cho nhóm này. Các đối tượng thuộc diện còn được đăng ký và thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử qua Hệ thống thông tin quản lý thuế.
Cơ quan thuế và tài sản công
Điều 11 còn phủ một nhóm nữa: cơ quan thuế, hoặc cơ quan được giao nhiệm vụ tổ chức, xử lý tài sản công theo pháp luật về quản lý, sử dụng tài sản công, khi lập hóa đơn điện tử thông qua Hệ thống thông tin quản lý thuế hoặc qua tổ chức cung cấp dịch vụ được Cục Thuế ủy thác, cũng được miễn phí dịch vụ.
Với các tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nằm ngoài diện tại khoản 1 Điều 11, khi dùng hóa đơn điện tử qua tổ chức cung cấp dịch vụ thì trả tiền dịch vụ theo hợp đồng ký giữa hai bên.
Chứng từ điện tử miễn phí dịch vụ
Điều 28 mở một cửa riêng cho chứng từ điện tử, trong đó có chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.
| Nhóm | Điều kiện |
|---|---|
| Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh | Sử dụng dưới 10 người lao động và không thuộc trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử; hoặc thuộc trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử được miễn phí dịch vụ theo Điều 11 |
| Tổ chức, cá nhân trả thu nhập | Không thuộc đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử; hoặc đang sử dụng hóa đơn điện tử được miễn phí dịch vụ theo Điều 11. Nhóm này được dùng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử miễn phí dịch vụ |
Kênh cung cấp là Hệ thống thông tin quản lý thuế, hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được Cục Thuế ủy thác. Các đối tượng thuộc diện cũng được đăng ký và thay đổi thông tin đăng ký sử dụng chứng từ điện tử qua Hệ thống thông tin quản lý thuế.
Phần miễn phí gắn với Hệ thống thông tin quản lý thuế và các tổ chức được Cục Thuế ủy thác. Khi người nộp thuế dùng dịch vụ chứng từ điện tử của một tổ chức cung cấp nằm ngoài Hệ thống thông tin quản lý thuế, thì chi phí do các bên thỏa thuận theo quy định của pháp luật.
Nhà nước bảo đảm kinh phí để cơ quan quản lý thuế tổ chức cung cấp miễn phí dịch vụ về chứng từ điện tử cho các đối tượng nói trên, theo pháp luật về ngân sách nhà nước.
Việc nên làm
- Đối chiếu địa chỉ trụ sở với Danh mục địa bàn ưu đãi đầu tư để biết mình có thuộc địa bàn khó khăn hay đặc biệt khó khăn hay không.
- Với hộ kinh doanh: đếm lại số lao động đang sử dụng, vì mốc dưới 10 người là điều kiện của nhóm chứng từ điện tử miễn phí.
- Ghi lại thời điểm bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử, vì mốc 12 tháng miễn phí tính từ đó.
- Trước khi ký hợp đồng với nhà cung cấp dịch vụ, kiểm xem mình có nằm trong diện được cấp miễn phí qua Hệ thống thông tin quản lý thuế hay không.
Hóa đơn và chứng từ khấu trừ nên chảy thẳng vào sổ để khỏi nhập hai lần. Phần mềm kế toán VFRS được tặng miễn phí cho doanh nghiệp nhỏ và hộ kinh doanh tại app.vfrs.vn.
Xem thêm: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử: hồ sơ và thời điểm bắt đầu
Ai được dùng hóa đơn điện tử miễn phí dịch vụ?
Doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh tại địa bàn có điều kiện kinh tế xã hội khó khăn hoặc đặc biệt khó khăn, theo Điều 11 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
Miễn phí dịch vụ hóa đơn điện tử trong bao lâu?
12 tháng kể từ khi sử dụng hóa đơn điện tử, theo Điều 11 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
Làm sao biết trụ sở của mình có thuộc địa bàn khó khăn hay không?
Đối chiếu với Danh mục địa bàn ưu đãi đầu tư theo quy định pháp luật về đầu tư. Điều 11 Nghị định 254/2026/NĐ-CP dẫn chiếu thẳng sang danh mục này.
Hộ kinh doanh nhỏ có được cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử miễn phí không?
Điểm a khoản 1 Điều 28 Nghị định 254/2026/NĐ-CP cho hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh sử dụng dưới 10 người lao động và không thuộc trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử được dùng chứng từ điện tử miễn phí dịch vụ, cùng với nhóm đang được miễn phí theo Điều 11.
Công ty không thuộc đối tượng dùng hóa đơn điện tử thì lấy chứng từ khấu trừ ở đâu?
Điểm b khoản 1 Điều 28 cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập không thuộc đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử miễn phí dịch vụ, qua Hệ thống thông tin quản lý thuế hoặc qua tổ chức cung cấp dịch vụ được Cục Thuế ủy thác.
Dùng dịch vụ của nhà cung cấp bên ngoài thì có được miễn phí không?
Phần miễn phí gắn với Hệ thống thông tin quản lý thuế và các tổ chức được Cục Thuế ủy thác. Khi sử dụng dịch vụ chứng từ điện tử của tổ chức cung cấp nằm ngoài hệ thống này, chi phí do các bên thỏa thuận theo quy định của pháp luật.
- Nghị định số 254/2026/NĐ-CP hướng dẫn Luật Quản lý thuế về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử, Điều 11 và Điều 28, hiệu lực từ ngày 01/07/2026
